Immer mehr Projekte werden von Architekten über „virtuelle Projekträume“ im Internet gemanagt. Das kann sich auch für kleinere Projekte lohnen. | Eric Sturm

Für Projektarbeit – wie sie im Bauwesen typisch ist – lassen sich Internet-Technologien gut einsetzen, um Vorhaben effi­zient zu planen und zu realisieren. Auf dem Bildschirm des Laptops: die Detailansicht einer Ausführungszeichnung auf der Projektplattform „think project!“.

Für Architekten werden die Koordinierungs- und Steuerungsaufgaben zunehmend anspruchsvoller. Bei immer kürzeren Planungs- und Bauzeiten ist eine größtmögliche Effizienz der Projektsteuerung erforderlich, um wirtschaftlich erfolgreich zu arbeiten. Das gilt besonders für größere Projekte, oft auch mit ausländischen Beteiligten. Ein professionelles Projektmanagement wird dann zum essenziellen Bestandteil des gesamten Bauprozesses.

Webgestützte „Virtuelle Projekträume“ sollen die Partner – wie Projektentwickler, Planer, Bauherren, Baufirmen, Subunternehmer und Behörden – unter einen Hut bringen und die Arbeit erleichtern. Angefangen bei der Projektentwicklung und Planung über die Bauausführung bis hin zur Objektbewirtschaftung.

Als zentrale Kommunikations- und Dokumentenplattform organisiert und strukturiert ein „virtueller Projekt­raum“ im Internet die projektbezogene Zusammenarbeit über Firmengrenzen hinweg. Alle an einem Bauprojekt Beteiligten erhalten Zugriff auf die zentral abgelegten Projektdokumente (zum Beispiel Pläne, Protokolle, Berichte), die sie entweder selbst eingestellt oder von anderen Projektbeteiligten erhalten haben. Je nach Bedarf lassen sich die Zugriffsrechte sehr fein steuern, sodass exakt festgelegt werden kann, wer sich welche Dokumente anzeigen lassen darf (Leserecht) oder sie ändern darf (Schreibrecht). Die Benutzeroberfläche kann meistens in zehn bis 15 verschiedenen Sprachen angezeigt werden, auf diese Weise lassen sich auch Projekte mit chinesischen oder arabischen Planerkollegen verwalten.

Projektmitteilungen und Änderungen an Plänen oder Dokumenten werden dokumentiert und sind damit jederzeit nachvollziehbar. Die direkte Kommunikation zwischen allen Beteiligten, aber auch mit Externen wie Handwerkern, deren Faxe automatisch digitalisiert und in das System übernommen werden können, vereinfacht und beschleunigt den Austausch relevanter Informationen. Die im Projektverlauf entstehenden Informa­tionen werden archiviert und stehen zum Beispiel für die spätere Bewirtschaftung eines Gebäudes – Stichwort Facility Management – zur Verfügung. Eine Projektplattform kann damit ein Gebäude von der Vorplanungsphase bis zur Nutzung begleiten.

Klar im Vorteil

Architekten mit „Projektraumerfahrung“. In der Regel werden internetbasierte Projektplattformen vom Projektsteuerer oder den Bauherren ausgewählt und eingesetzt. Sie sind damit Vertragspartner des Software-Anbieters beziehungsweise Dienstleisters, der den „virtuellen Projektraum“ zur Verfügung stellt, in Abstimmung mit dem Auftraggeber die Projektstruktur definiert und die Teilnehmer festlegt. Dies sind – neben Mitarbeitern aus Baufirmen, Fachplanungsbüros oder Behörden – auch die projektbeteiligten Architekten. Alle erstmaligen Plattformteilnehmer erhalten zu Beginn der Projektraumnutzung eine mehrstündige Schulung.

Doch das oben geschilderte Szenario ist nicht das einzige: Auch Architekten, die in Projekten die Rolle eines Generalplaners übernehmen, können Initiator eines „virtuellen Projektraums“ sein. Alexandra Holtmann vom Anbieter baulogis GmbH: „In der Rolle des Generalplaners wird der Architekt immer mehr zum Dreh- und Angelpunkt für die Planorganisation und -verteilung. Spätestens dann muss er sich zum Beispiel um ein gut funktionierendes Planmanagement kümmern.“

Elke Tonscheidt, Leiterin Unternehmenskommunikation beim Anbieter conject aus München, sieht durch die „virtuellen Projekträume“ eine „große Chance für Architekten, sich wieder stärker als Berater des Bauherrn zu positionieren“. Einer ihrer Kunden, das Architekturbüro Dr. Krieger aus Velbert, setzt bereits seit 2000 auf internetbasierte Projektplattformen, um Kommunikation, Planungs- und Bauzeiten zu optimieren, aber auch um seinen Bauherren eine strukturierte Projektdokumentation zur Verfügung stellen zu können.

Ob als einfacher Teilnehmer an einer Projektplattform oder als deren Initiator: Für Architekturbüros ist es grundsätzlich vorteilhaft, geübt in der Nutzung von „virtuellen Projekträumen“ zu sein, um vor dem Hintergrund knapper Zeit- und Planungsbudgets genügend „Luft“ für die eigenen Kernkompetenzen – die Planung – zu haben.

Aufwand, Kosten und Nutzungsmodell

„Virtuelle Projekträume“ basieren auf dem sogenannten Client-Server-Prinzip: Alle Daten liegen zentral auf einem Server, zu dem die Teilnehmer per Internetbrowser (Client) Zugriff haben. Auf Nutzerseite ist keine besondere Software-Installation erforderlich. Abgerechnet wird die Nutzung der Projektplattform meist wie folgt: Zu den Bereitstellungsgebühren (für Projekteinrichtung und -strukturierung) werden monatliche Nutzungsgebühren berechnet – abhängig von der Größe des Projektes beziehungsweise der Anzahl der Teilnehmer.

Webcams, die etwa den Baufortschritt dokumentieren, ­sind sinnvoller Bestandteil von Projektplattformen (im Bild ein Beispiel der conject AG).

Hinzu kommen gegebenenfalls noch Schulungsgebühren. Wegen der fixen Kosten für die Projekteinrichtung eignen sich „virtuelle Projekträume“ nicht für alle Arten von Bauvorhaben: „Ab einem Bauvolumen von zehn Millionen Euro macht der Einsatz einer Projektplattform wirtschaftlich Sinn“, so Elke Tonscheidt von conject.

Um von Anfang an die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Projektablauf zu schaffen, sollte der Projektraum möglichst von Beginn an zum Einsatz kommen. Eine optimale Projektstrukturierung ist dabei nicht nur die Basis für einen erfolgreichen Einsatz des Projektraums, sondern kommt dem Projektablauf in vielerlei Hinsicht zugute.

In der Regel ist aber ein Einstieg zu jeder Projektphase denkbar, da zum Beispiel auch die Projektdokumentation oder das Facility Management über eine Projektplattform abgewickelt werden können.

Günstige Alternativen

Auch bei klei- neren Projekten ist eine effiziente Projektabwicklung via Internet möglich. Hier bieten sich webbasierte Projektmanagement-Plattformen an, die sich kostenlos beziehungsweise für wenige Euro monatlich nutzen lassen. Diese Systeme richten sich an Nutzer aus allen Branchen, daher sind bautypische Funktionen wie ein auto­matischer ­Reproservice oder Ausschreibungs­module nicht vorhanden. In ­anderen Punkten wie Dokumenten­manage-ment, Kommunikations- oder Kalenderfunktionen können sich die Angebote durchaus sehen lassen.

Die bekanntesten – und auch empfehlenswerten – Dienste sind Zoho Pro-jects (projects.zoho.com) und Basecamp (www.basecamphq.com), beide englischsprachig. Deutsche Alternativen wie Teamspace (www.teamspace.de) oder Projectplace (www.projectplace.de) haben vergleichbare Funk­tionen, lassen aber den Bedienkomfort der ersteren vermissen und sind teurer.

Dipl.-Ing. Eric Sturm ist Webdesigner und Publizist in Berlin

Was Projektplattformen leisten

Die marktüblichen Projektplattformen bieten umfangreiche Funktionen, wie die folgende Liste zeigt. In der Regel sind die Plattformen modular aufgebaut, sodass die benötigten Module einzeln hinzugefügt werden können.

• Kommunikation (inkl. SMS, E-Mail und Fax)
• Kalenderfunktionen
• Planmanagement
• Dokumentenmanagement
• Mehrsprachigkeit, Berichte und Reports
• Repro-Service (Planbestellung via Internet)
• Protokolle und Aufgaben
• Workflow- und (Plan-)Freigabeprozesse
• Mängelmanagement
• Bautagebuch online
• Fotos und Webcam, Online-Meeting
• Aufgabenmanagement
• Ausschreibung und Vergabe
• Baufortschrittsdokumentation
• Digitales Archiv

Anbieter

• baulogis GmbH – Projekt­plattform „think project!“ www.baulogis.com
• conject AG  www.conject.de
• conectics AG www.conectics.com
• PKM (Conclude GmbH) www.pkms.de
• NetzWerkPlan GmbH www.netzwerkplan.de