Softwareprodukte lassen sich bereits vor dem Kauf auf Herz und Nieren prüfen. Den Aufwand dafür kann man aber auch übertreiben. | Gesine Liskien-Penning

„Suche CAD-Programm, brauche Tipp!“… „Wer kann ein AVA-System empfehlen?“… „Kennt sich jemand mit Büromanagement-Software aus?“ – Internetforen für Architekten sind gespickt mit Hilferufen bei der Softwaresuche. Kein Wunder: Das Angebot an IT-Lösungen für Architekten hat sich zu einem wahren Dschungel ausgewachsen. Im Gestrüpp von Leistungsmerkmalen, Funktionsumfang und Programmphilosophie fällt es oft schwer, die Software ausfindig zu machen, die am besten zum Büro und den individuellen Anforderungen passt. Dabei gibt es heute eine ganze Reihe von Möglichkeiten, sich gezielt den Weg zum geeigneten Produkt zu bahnen.

Messen zur Orientierung

Erst probieren: In Schulungszentren erklären Hersteller mit „Schnupperkursen“ den Gebrauch ihrer Software.

Auch wenn immer mehr Informationen zu Softwareprodukten im Internet zu finden sind: Einen ersten Überblick über IT-Lösungen für den Baubereich bieten vor allem Messen, die sich eigens diesem Thema widmen. Dazu gehören in erster Linie die jeweils abwechselnd stattfindenden Messen Deubau in Essen und Bau in München, die Build IT in Berlin als Bestandteil der bautec und die ACS, die parallel zur light+building in Frankfurt ihre Tore öffnet. Darüber hinaus gibt es einzelne Fachmessen wie Facility Management, Baufach, SHK oder KOMCOM, die im Rahmen ihres Themengebietes ebenfalls über entsprechende IT-Produkte informieren. Der Eintrittspreis von rund zehn bis 15 Euro für ein Tagesticket ist gut investiert, denn diese Messen bringen die Anbieter der IT-Branche an einem Ort zusammen und damit eine – mehr oder weniger vollständige – Übersicht der am Markt verfügbaren Produkte. Zugleich lässt sich Näheres über die Firma erfahren, die hinter dem Produkt steht: Die Gestaltung des Messestands, das Standpersonal, der Umgang mit Besuchern – all dies lässt Rückschlüsse auf die Unternehmenskultur zu und ist mindestens ebenso wichtig für eine Kaufentscheidung wie das Produkt selbst. Ein nicht zu unterschätzender Aspekt für den erfolgreichen Einsatz sind schließlich zwischenmenschliche Faktoren: Sind Anbieter und Anwender auf gleicher Wellenlänge, dann fällt die Kommunikation leichter – auch, wenn es einmal zu Konflikten kommt.

Näheres zu den Produkten ist auf Messen durch ­Prä-sentationen zu erfahren, die die Funktionsweise einer Software, neue Optionen und spezielle Highlights zeigen. Effektiver ist jedoch die individuelle Beratung: Wer mit einem vorbereiteten Fragenkatalog und eigenen Konstruktionsaufgaben auf eine Messe kommt, kann sich gezielt Lösungswege für die Aufgaben zeigen lassen, die im eigenen Planungsalltag besonders häufig vorkommen. Damit steigen die Chancen, das geeignete Produkt zu finden. Denn die Funktionen, die vom Hersteller propagiert werden, müssen keineswegs auch diejenigen sein, die im ­eigenen Büro benötigt werden. Die Anwender nutzen das Leistungsspektrum einer Software nur zu einem Bruchteil, und genau dieser Teil sollte bei der Auswahl die zentrale Rolle spielen.

Als Alternative bieten Hersteller immer wieder auch ­eigene – teils kostenlose – Veranstaltungen an. So führt Autodesk beispielsweise seine „Architekturtage“ durch, Graphisoft oder Nemetschek veranstalten eigene Road-shows und Softtech initiiert einen Kongress. Dabei werden die aktuellen Programmversionen präsentiert; es gibt Vorträge zu fachspezifischen Themen, und Referenzkunden stellen Projekte vor, die mit der Software bearbeitet wurden. So lernen Interessenten Gleichgesinnte kennen, können Meinungen einholen und Erfahrungsberichte aus der Praxis hören. Letzteres ist ein wichtiger Punkt in der Entscheidungsfindung, denn die besten Empfehlungen für eine Software sind nun mal zufriedene Kunden.

Vorsicht bei Internetforen

Die Mundpropaganda kann mittlerweile auch online ­erfolgen: Dank spezieller Internetforen, wie unter www.aecweb.de oder www.cad.de, lassen sich Stimmen zu ­bestimmten Softwareprodukten gleich webweit einholen. Dementsprechend oft sind hier Hilferufe zu finden, in ­denen Planer um Statements oder Tipps zu bestimmten Softwareprodukten bitten. Allerdings gilt hier genau wie sonst natürlich auch: Die Antworten geben nur die subjektive Meinung Einzelner wieder und müssen deshalb keineswegs allgemeingültig sein. Außerdem tummeln sich in ­solchen Foren gern auch Mitarbeiter der Softwareunternehmen selbst, die dann das eigene Produkt in rosigem Licht darstellen.

In jedem Fall stellt das Internet aber eine geeignete Plattform dar, um sich die Funktionsweise einer Software zu veranschaulichen. Ob CAD-, AVA-, Kostenmanagement- oder FM-Lösung – auf ihrer Website haben die Anbieter ­Informationen zu den einzelnen Produkten eingestellt:

Programmphilosophie, Leistungsmerkmale und Neuerungen der aktuellen Version werden kurz und prägnant erklärt. Das Ganze ist entweder einfach als Text verfasst oder als vertonter Demofilm konzipiert, der konkrete ­Arbeitsabläufe für verschiedene Programmbereiche in ­einzelnen Schritten darstellt. Auch wenn eine solche Präsentation natürlich Idealbedingungen zeigt, gewährt sie einen Einblick in Benutzeroberfläche und Bedienung. Hier kann der Interessent ein erstes Gefühl dafür bekommen, ob sich die Lösung für den Einsatz im eigenen Büro eignen könnte oder nicht.

Liveberatung online

Als besondere Form der Präsentation bieten einige Firmen, darunter die AVA-Hersteller G&W sowie Bauer Software, zudem die Option, sich die Funktionsweise der Software kostenlos und live über das Internet präsentieren zu lassen. Als Instrument hierzu dienen Webkonferenzlösungen wie Netviewer, mit deren Hilfe Bildschirminhalte übertragen werden. So sieht der Interessent die Präsentation ­direkt auf dem eigenen Monitor, während er gleichzeitig am Telefon mit dem Softwareexperten spricht und sich einzelne Funktionalitäten näher erläutern lässt. Dr. Cornelia Stender von G&W: „Der Berater kann bei einer solchen ­Livepräsentation auf die individuellen Fragen des Interessenten eingehen und genau die Programmbereiche und Funktionen anschaulich erklären, die für diesen relevant sind. Der Planer bekommt damit genau die Informationen zur Software, die er braucht.“ Und er erhält gleichzeitig ein persönliches Gefühl zum Unternehmen selbst: Ist es offen für Fragen, zeigt es sich hilfsbereit und geht es auf konkrete Problemstellungen ein.

Noch anschaulicher wird es natürlich, wenn sich die Software gleich selbst ausprobieren lässt. Viele Hersteller bieten deshalb die Möglichkeit zum Download einer kostenfreien Demoversion an. Das System kann auf dem eigenen Rechner installiert und je nach Bedarf, Interesse und Zeit auf Bedienerfreundlichkeit und Funktionsumfang getestet werden. Sinnvoll ist ein solcher Softwaredownload allerdings vor allem für weniger speicherintensive Lösungen wie AVA-Systeme oder EnEV-Software, bei denen das Herunterladen aus dem Internet in akzeptabler Zeit erfolgen kann. Bei komplexen Systemen verschicken Anbieter als Alternative eine Demo-CD.

Um zu verhindern, dass diese kostenlose Software dann einfach statt der regulären Version im Einsatz bleibt, sind Beschränkungen integriert. So werden bei einer Demoversion beispielsweise Speicher- und Ausdruckoptionen unterdrückt, oder die Software lässt sich lediglich während einer begrenzten Laufzeit nutzen (meist um die 30 Tage, teilweise verlängerbar). Wer sich in dieser Zeit von der Qualität der Lösung überzeugt hat, kann diese dann über einen gekauften Lizenzschlüssel freischalten.

Die Methode, eine Software anhand der Demoversion zu testen, hat allerdings durchaus ihre Tücken – gerade bei komplexen Lösungen wie CAD-Systemen. Denn auch wenn diese Pakete immer benutzerfreundlicher konzipiert werden und sich die Handhabung an gängigen Standards orientiert – es bleiben noch genügend Fragen, bei denen auch die Hilfefunktion und das virtuelle Tutorial nicht weiterhelfen. So kann es schwer werden, den optimalen Weg für eine Konstruktion auf eigene Faust zu finden – insbesondere dann, wenn bisher mit einem anderen System gearbeitet wurde und die Handhabung der neuen Software vom bisher Gewohnten abweicht. Viel Zeit wird dann investiert, ohne am Ende zu einem befriedigenden Ergebnis zu kommen. Das getestete System scheint ungeeignet zu sein, nur weil fachliche Unterstützung fehlt.

Ideal: Testen im Büro

Erst probieren: In Schulungszentren erklären Hersteller mit „Schnupperkursen“ den Gebrauch ihrer Software.

Hersteller von Planungswerkzeugen bieten deshalb im Verbund mit ihren Vertriebspartnern sogenannte „Schnupperkurse“ an, bei denen Interessenten vor Ort – vielfach kostenlos – eine erste Einführung in die CAD-Lösung erhalten. In wenigen Stunden werden dabei Programmphilosophie, Bedienung und die wichtigsten Funktionen erklärt. Zudem erhält der Interessent die Möglichkeit, die Software mit Unterstützung von Fachleuten selbst auszuprobieren. Dies zeigt am besten, wie einfach und komfortabel sich das System bedienen lässt und ob die Handhabung zur eigenen Arbeitsweise passt. Bei Problemen steht gleich ein kompetenter Ansprechpartner bereit, sodass der Frust gar nicht erst aufkommt. Für zu Hause gibt es wiederum eine Testversion auf CD, die dann in der individuellen Büro­umgebung installiert und dort weiter auf Herz und Nieren geprüft werden kann – jetzt aber vor dem Hintergrund ­einer ersten Schulung.

Das wäre der ideale Weg: Die Demoversion wurde installiert, auf Herz und Nieren geprüft, für gut befunden, freigeschaltet und befindet sich nun in der praktischen Anwendung – dann hat sich der Aufwand gelohnt. Denn so viele Möglichkeiten es heute für die Suche nach der geeigneten Software auch gibt, es stellt sich die Frage, wie viel Aufwand hierbei sinnvoll ist. Die Zeiten der großen Unterschiede sind ­vorbei: Während es noch vor wenigen Jahren tatsächlich erhebliche Abweichungen in Funktionsweise, Benutzeroberfläche und Schnittstellen gab, weisen moderne Lösungen ein wesentlich homogeneres Leistungsniveau auf. Egal ob es um Entwurf, Baueingabe oder Werkplanung, AVA, Kostenplanung oder Honorarermittlung geht – die Werkzeuge hierfür haben sich einander angeglichen. Entscheidend für ein effektives Arbeiten ist heutzutage vor allem die Art und Weise, wie ein System eingesetzt wird. Sich dazu genau zu informieren, ist auf jeden Fall den Aufwand wert.

Dipl.-Ing. Architektin Gesine Liskien-Penning ist freie Fachredakteurin in Heidelberg