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Elektronische AVA-Helfer

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AVA-Software ist ebenso alt wie langweilig? Keineswegs! Mobile Funktionen und neue Technik bringen neue Impulse rund um die digitale Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung Text: Marian Behaneck
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Unter Kontrolle: Neue AVA-Software integriert Planung und Projektmanagement besser denn je.

 

Seit mehr als 30 Jahren gehört AVA-Software zu den unentbehrlichen Bürowerkzeugen. Aus einfachen Textprogrammen haben sich umfangreiche, datenbankbasierte AVA-Lösungen entwickelt, die zusätzliche Funktionen und Module für das Management von Baukosten, Büro, Terminen, Projekten, Baustellen oder Dokumenten bieten. Die Software ist leistungsfähiger, aber auch komplexer geworden. Wer ein AVA-Programm sucht, muss deshalb überlegen, welche Funktionen er braucht und welche nicht, weil sie beispielsweise bereits im vorhandenen Büro- und Projektmanagement-Programm enthalten sind.

Multitalente sind nicht immer pflegeleicht

Die Programme unterstützen Planer bei der Ausschreibung von Kleinaufträgen ebenso wie von millionenschweren Großprojekten. So unterschiedlich die Einsatzbereiche, so identisch sind die Kernfunktionen. Dazu gehören die Leistungsbeschreibung mithilfe von Standardtexten von Drittanbietern und/oder mit eigenen freien Texten, die Mengenermittlung aus Aufmaßen, CAD-Daten oder Plänen, die Angebotskontrolle, der Preisspiegel, die Vergabe, Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe, Soll/Ist-Übersichten, der elektronische Datenaustausch und anderes mehr. Da Leistungsbeschreibungen, Mengen und Preise exakte Kostenprognosen ermöglichen, eignen sich AVA-Programme auch für die Kostenplanung und später für die Kostenkontrolle. Sukzessive hinzugekommen sind administrative Funktionen von der Adressdatenverwaltung oder der Bürokorrespondenz bis hin zum Management von Büro und Projekten. Die Funktionsvielfalt hat einige Vorteile: eine einheitliche Benutzerführung, eine effiziente Mehrfachnutzung von Daten, einen durchgängigen Arbeitsfluss und anderes mehr. Aber sie hat auch Nachteile: Die Programme werden komplexer; das erschwert den Einstieg und das Arbeiten ebenso wie den Wieder-Einstieg nach Anwendungspausen – und es macht die Software teurer. Wer nur hin und wieder kleinere Projekte ausschreibt, dem genügt eine schlanke, auf AVA-Kernfunktionen reduzierte Software. Das haben einige Hersteller erkannt und bieten deshalb darüber hinausgehende Funktionen entweder nicht oder offerieren sie über Kooperationen mit Anbietern von Büro-/Projektmanagement-, Bauzeitenplanungs- oder Bautagebuch-Programmen. Beispiele dafür sind die Anbindung der AVA-Software California.pro von G&W Software an die Bauzeitenplanung pro-Plan oder das mobile Bautagebuch pro-Report von Gripsware, respektive die Verknüpfung von Orca AVA von ORCA Software mit der Büro- und Projektmanagement-Lösung Projekt Pro vom gleichnamigen Hersteller.

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Worte, Zahlen, Überblick: Sehr übersichtlich und klar sieht das Leistungsverzeichnis aus, das sich mit Orca AVA erstellen lässt.

 

LVs und Kosten per Mausklick gibt es weder bei allumfassenden noch bei schlanken Lösungen. Noch immer ermitteln Planer Längen, Flächen oder Mengen per Dreikantmaßstab und Taschenrechner auf Grundlage ausgedruckter Baueingabe- oder Werkpläne. Das ist auch eine Folge der verbreiteten zeichnungsorientierten CAD-Planung, die nicht die Möglichkeiten einer modellbasierten Mengenermittlung bietet. Werden dagegen in ein fehlerfreies, datenkonsistentes 3D-Gebäudemodell alle für die Ausschreibung und Kalkulation erforderlichen Daten eingepflegt, lassen sich Mengen für Roh- und Ausbaugewerke mehr oder weniger automatisch ermitteln. AVA-Zusatzprogramme, wie etwa Bechmann BIM von Bechmann + Partner ermöglichen auf Grundlage eines 3D-Modells eine transparente Zuordnung von Mengen, Leistungen, Kosten und Abrechnungsregeln nach VOB. Dadurch werden beispielsweise Kostenänderungen für alle Planungsbeteiligten räumlich sichtbar. Doch selbst wer dreidimensional konstruiert, berücksichtigt nicht alles. Auch ein BIM-Gebäudemodell (Building Information Modeling) ist eine Abstraktion, die teilweise ausschreibungsrelevante Baudetails ausspart. In der Praxis läuft es darauf hinaus, dass Standardbauteile zwar automatisch aus den CAD-Daten ausgewertet werden, dass aber ergänzend einiges „von Hand“ ermittelt oder über Erfahrungswerte in der Ausschreibung berücksichtigt werden muss.

Im Netz und mobil

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Fast-alles-Könner: Die komplexen AVA-Software-Lösungen bieten neben Basisfunktionen eine Vielzahl von Management- und Verwaltungsmodulen.

Neben dem Trend zur Komplettlösung sind es aktuelle IT-Entwicklungen wie das Mobile- und Cloud-Computing, die der AVA-Software-Kategorie neue Anregungen geben. Es gibt bereits AVA-Cloud-Lösungen, die nach Bedarf auch auf einem Mobilcomputer übers Internet benutzt werden können. So bieten beispielsweise NetBAU Globe, Nevaris, NOVA oder Pallas Professional ohne vorherige lokale Installation einen passwortgeschützten Online-Zugriff auf Programmfunktionen und Projektdaten. Das hat viele Vorteile: die Verfügbarkeit unabhängig von Ort und Zeit, automatische Software-Aktualisierungen, nutzungsabhängige Abrechnung und mehr. Aber es gibt auch einige Nachteile, etwa den möglichen unbefugten Zugriff auf sensible Kunden-, Projekt- und Submissionsdaten, der durch Zugangskontrollen und Verschlüsselungsmechanismen zwar erschwert, aber nicht völlig auszuschließen ist. Auch mangelhafte Netzverbindungen können zum Problem werden. Insbesondere mobile Datenverbindungen sind nicht immer flächendeckend, unterbrechungsfrei und mit der vollen Geschwindigkeit und Qualität verfügbar. Aber auch Festnetz-Verbindungen können ausfallen. Störend können auch längere Reaktions- und Antwortzeiten sein, vor allem bei mehrere Tausend Seiten umfassenden LVs. Wird AVA-Software täglich genutzt, sollte man deshalb darauf achten, dass sie auch offline betrieben werden kann.

Ausschreibungstexte oder Preise lassen sich online von Drittanbietern wie Heinze BauOffice, sirAdos oder von Bauprodukt- respektive AVA-Herstellern abrufen. Vorteil der teils kostenpflichtig und teils kostenfrei herunterladbaren LV-Texte ist ihre Vollständigkeit, Aktualität und Normenkonformität. Auch „echte“, native Apps für Google Android- oder Apple-Smartphones und Tablet-PCs gibt es schon. Beispielsweise ersparen GAEB- beziehungsweise LV-Viewer das Herumschleppen dicker Order. Vorteile bietet das Internet auch beim digitalen Austausch von Ausschreibungsdaten und bei der E-Vergabe. Besonders im Angebotsverfahren lassen sich Zeit und Kosten einsparen, weil sich Ausdruck, Postweg, die erneute Eingabe beim Bieter oder die Angebotsnachrechnung erübrigen oder zumindest vereinfachen. Mit Bietermodulen lassen sich auch ohne Kalkulationssoftware Angebote online abgeben.

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Der Texteditor von Bechmann AVA bietet Textbausteine, die regelmäßig verwendet werden, und erlaubt die Verarbeitung von verschiedenen Dateiformaten. Wenn Textbausteine von der gewählten Software nicht mitgeliefert werden, sollte man eigene oder zugelieferte Texte verwenden können.

 

Was für die Auswahl wichtig ist

Eine Vielzahl meist unter Windows laufender AVA-Programme konkurriert um einen Umfrageergebnissen zufolge noch nicht gesättigten Markt. Daneben gibt es auch unter Mac OS (z.B. AVA.relax, California.pro, LazyJack oder Projekt Pro ava) oder Linux (z.B. Lxava) laufende oder auf bestimmte Bereiche (Haustechnik, GaLa etc.) spezialisierte Programme. Neben einigen wenigen kostenlosen Programmen (z.B. Avaplan Studio BASE, ava.bau shareware oder kibase) gibt es rund 50 kommerzielle Lösungen. Die Preise liegen je nach Funktionsumfang zwischen 400 und mehreren Tausend Euro. Hinzu kommen gegebenenfalls Kosten für Zusatzmodule, Schnittstellen oder LV-Texte (zwischen 300 und 1.500 Euro).

Einige Programme sind 25 oder mehr Jahre alt; das kann auch Oberflächenkosmetik nicht verbergen. Technisch überholte Programm-Kerne und Datenbanken können insbesondere bei größeren Projekten den Arbeitsfluss hemmen. Deshalb sollte man bei der Software-Auswahl nicht nur auf den Funktionsumfang achten, sondern auch die Aktualität der Programm- und Datenbanktechnik oder das letzte Update/Upgrade berücksichtigen.

Für eine Produktvergleichstabelle auf DABonline.de wurden wichtige Programm-Merkmale abgefragt – etwa das Softwarekonzept: Handelt es sich um eine Einzelplatz- und/oder netzwerkfähige Software, um eine konventionell auf dem lokalen PC zu installierende Kauf- oder eine internetbasierende Mietsoftware? Außerdem wurden dafür weitere wichtige Auswahlkriterien definiert:

  • Die Einsatzbereiche zeigen, für welche Zielgruppen die Software zugeschnitten ist. Besonders schlanke AVA-Programme verfügen lediglich über die Basisfunktionen Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung sowie Mengenermittlung. Die meisten Lösungen bieten zusätzlich Aufmaß-, Raumbuch-, Auftrags- und Nachtragsmanagement-Funktionen.
  • Zu den Zusatzfunktionen umfassender AVA-Lösungen zählen Kosten-, Budget-, Projekt-, Adress-, Dokument- und Termin- Management-Funktionen. Wenn Texte nicht mitgeliefert werden, ist zu prüfen, ob man eigene Texte oder Textdatenbanken von Drittanbietern verwenden kann.
  • Wichtige Austauschformate sind GAEB 90, GAEB 2000 und GAEB DA XML. Letzteres wird zur Sicherung der Qualität im elektronischen Datenaustausch in den Versionen 3.1 und 3.2 zertifiziert (weitere Infos sowie eine Liste der zertifizierten Programme gibt es unter www.bvbs.de/zertifizierungen.html).
  • Über eine direkte Datenanbindung an CAD-Software verfügen beispielsweise Hottgenroth AVA, Avanti, AVA.relax, California.pro, Orca AVA oder RIB iTWO, einige sogar über eine IFC-Schnittstelle (Ava.relax, BuildUP, RIB iTWO). Ergänzend zur Druckausgabe, in der Regel mit individuellem Layout oder zumindest Druckkopf, wird der Export von Leistungsverzeichnissen in den Formaten ASCII, DOC, RTF und TXT unterstützt. Das PDF-Format für den elektronischen Versand von LV-Texten per E-Mail ist mittlerweile Standard.
  • Unter „Besonderheiten“ haben die Anbieter drei Alleinstellungsmerkmale ihrer Lösung genannt. Beim Preis für die Basis-/Komplettversion sollte man jährliche Wartungs- und gegebenenfalls Schulungskosten mitberücksichtigen.
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Stets zur Hand: Mittlerweile gibt es für AVA-Anwendungen auch Cloudlösungen, die unabhängig von einem lokal installierten Programm nahezu überall funktionieren.

Am besten erst mal ausprobieren

AVA-Programme unterscheiden sich heute weniger im Funktionsumfang als im Bedienungskomfort, der Benutzeroberfläche und den Bedienungsabläufen. Diese „weichen“ Programmkriterien lassen sich nicht oder nur schwer im Rahmen tabellarischer Produktvergleiche abfragen. Deshalb sollte man nicht nur darauf achten, ob die Software alle Funktionsanforderungen erfüllt, sondern auch, wie einfach und intuitiv oder kompliziert und umständlich Arbeitsabläufe sind. Das gilt beispielsweise für das Zusammenstellen und Editieren der LV-Texte, für Auswertungen wie Preisspiegel, Bietervergleiche oder die Verwaltung von Nachträgen. Zwar verfügen die Programme über identische oder ähnliche Funktionen. Ob man damit auch effizient arbeiten kann, lässt sich aber nur im praktischen Einsatz herausfinden – also nach dem Kauf. Steht eine Kaufentscheidung an, ist es deshalb ratsam, vorher zwei bis drei Produkte auszuwählen und diese nach einem Download der entsprechenden Testversionen in der Praxis auszuprobieren.

Marian Behaneck ist freier Fachjournalist in Jockgrim (Pfalz)

 

Informative Websites

Eine übersichtliche Tabelle mit den Leistungsumfängen und Eigenschaften wichtiger AVA-Programme, dazu Literaturtipps und Links sowie Online-Quellen für Ausschreibungstexte, Baupreise und Kostenplanung, Bauprodukte und -daten finden Sie hier

 

 

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