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Neue Büro- und Management-Software

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Wirtschaftlich: Werden alle relevanten Büro- und Projektdaten ausgewertet, lassen sich Projektabläufe oder der Personaleinsatz optimieren.

Neue Büro- und Management-Software für Planungsbüros – kurz BMSP – hilft, Ressourcen effizient zu planen und Projekte auch von unterwegs zu steuern.

Text: Marian Behaneck

Mit dem Auftragsfilter in PROsimulation von Projekt Pro lässt sich jetzt auf der Grundlage von Auftrags-Szenarien und verfügbarer Ressourcen die Wirtschaftlichkeit von Planungsbüros optimieren. Dazu wird – unter Berücksichtigung von Datenbankinformationen zu Aufträgen, Teilleistungen, Budgets, Rechnungsplanung oder Mitarbeiterkapazitäten – der Einsatz aller Mitarbeiter und die Auslastung bestimmter Funktionen im Büro geplant. Durch einfaches Drag and Drop werden Mitarbeiter Projekten zugeordnet und verschiedene Szenarien durchgespielt. So können vorausschauend wichtige Fragen zur Personal-Auslastung und Büro-Liquidität geklärt werden.

Projekte und der Mitarbeitereinsatz können auch mit den neuen RP-PRO Modul Projektmanager von Loreg zeitlich geplant werden. Das Modul bietet die Möglichkeit, ein ganzes Projekt mit nur einer einzigen Eingabe zu planen oder in beliebig viele einzelne Arbeitsschritte zu unterteilen – so, wie es die Kapazitäten zulassen oder es das jeweilige Projekt erfordert. Mitarbeiter lassen sich dem Projekt zuteilen oder Budgets für die Leistungen festlegen. Mit der neuen TAPI-Telefoniefunktion, die eingehende Anrufe automatisch Projekten zuordnet, kann außerdem die Telefon-Kommunikation mit Kunden und Projektpartnern rationalisiert werden.

Die neue Version AstaPowerproject 14 von Asta Development vereinfacht mithilfe von Farbcodes das Zuweisen von Ressourcen. Außerdem können Vorgänge nun auch mit der Bedingung verknüpft werden, dass sie innerhalb eines definierten Zeitraums stattfinden sollen. So lassen sich Unterbrechungen durch arbeitsfreie Zeiten vermeiden. Eine Risikoanalyse erleichtert die Identifizierung und Bewertung von Projektrisiken, Analysen liefern Projektkennzahlen zur Termin- und Kostensituation. Zudem bietet der neue EVA- Reporter einen Überblick über den Projektfortschritt und ermöglicht Trendanalysen.

Auch untermStrichX.2 der untermStrich software GmbH verfügt über eine neue Ressourcenplanung, mit der die Auslastung der Mitarbeiter optimiert und die Produktivität gesteigert werden kann. Grundlage der Planung sind Arbeitspakete, die – Projekterfordernissen folgend – flexibel definiert werden können. Die kollaborative Planung über internetbasierte Projektplattformen (IBPM) sowie das gemeinsame Arbeiten am digitalen BIM-Gebäudemodell werden ebenfalls unterstützt.

Die webbasierte Lösung Abacusallprojects von Abacus Solutions ermöglicht eine standortunabhängige Datenerfassung und einen Mobilzugriff‡ auf Büro- und Projektdaten. Mit der App AbaClik für iOS oder Android lassen sich unterwegs wichtige Daten, wie etwa Zeit- und Reisekosten, erfassen oder Kommen-/Gehen-Zeiten buchen. Die eingetragenen Daten werden automatisch mit dem zentralen System synchronisiert.

Die Projektmanagement-Software Bau-ProCheck der ADS Gesellschaft für angewandte Datensysteme ist jetzt auch als cloudbasierte Mietsoftware erhältlich. Die bereits auf der Messe BAU im Januar in München vorgestellte Webapplikation Bau-ProCheck •3 kann auf dem Web-Server des Herstellers oder alternativ im eigenen Unternehmen installiert werden. Damit lassen sich digitale Bautagebücher online führen und Mängel cloudbasiert erfassen.

Mit dem neuen Small-Business-Paket von Kobold Control für kleine Planungsbüros können Mitarbeiterzeiten intuitiv und ortsunabhängig am Arbeitsplatz, plattformunabhängig über einen Browser, in einer Terminalserveranwendung oder unterwegs auf dem Tablet und dem Smartphone eingegeben werden. Das Small-Business-Paket für bis zu fünf Nutzer unterstützt Planer darüber hinaus bei der Honorarermittlung und Angebots- sowie Rechnungsstellung. Außerdem stehen Standardberichte sowie eine Adressen- und Dokumentenverwaltung sowie zahlreiche Vorlagen zur Verfügung.

Die neue Stakeholder-Integration von Wiko verbessert Kommunikationsprozesse und ermöglicht, mit externen Projektbeteiligten einfacher zu kommunizieren und zu interagieren, etwa per Chat. Informationen und Dokumente können unter den Projektbeteiligten in Echtzeit ausgetauscht werden. Durch einen externen Zugang über ein Rechteverwaltungssystem zu Vertragsdokumenten, die Online-Rechnungsstellung und -prüfung und den Abgleich von Leistungsständen oder Terminen kann die Zusammenarbeit mit Fachplanern wesentlich schneller und reibungsloser erfolgen als bisher.

BMSP-Software im Vergleich

Die am Ende des Beitrags hinterlegte Software Tabelle mit dem Vergleich von 18 BMSP-Programmen, soll die Kaufentscheidung erleichtern. So kann bereits das Softwarekonzept ausschlaggebend sein, ob die Software zum Büro passt: herkömmliche, mehrplatzfähige Client-Server-Kaufsoftware ist der Standard, VPN- oder Terminalserver-fähige Programme ermöglichen externe Zugriffe, Weblösungen lassen sich nur mieten und per Webbrowser plattform- und standortunabhängig nutzen. Mobil verfügbar sind meist nur ausgewählte Funktionen, wie die Erfassung von Adressen, Terminen oder Mitarbeiterzeiten. Bei Weblösungen sind alle Funktionen per mobiler Internet-Verbindung auch unterwegs verfügbar.

Die Einsatzbereiche geben an, ob die Software neben dem Büro-, Projekt- und/oder Terminmanagement auch Funktionen für die Honorarabrechnung, das Controlling, das Dokumentmanagement (DMS), das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) oder weitere Bereiche bereithält.

Zu den Bürofunktionen zählen die Adressenverwaltung und Korrespondenz, das E-Mail-Management, eine Volltextsuche sowie Erinnerungs- und Wiedervorlage-Funktionen. Per MS-Outlook- oder MS-Exchange-Schnittstelle lassen sich E-Mail- und Adressdaten synchronisieren. Mit einer TAPI-Schnittstelle können eingehende Anrufe automatisch Projekten zugeordnet werden.

Die Büro-Controlling-Funktionen überwachen wichtige Bürokennzahlen, wie etwa die Arbeitskosten, den Projektstundenanteil, den mittleren Bürostundensatz oder den Gemeinkostenfaktor und machen damit die wirtschaftliche Bürosituation transparenter. Nach dem PeP7-Standard zertifizierte Programme ermitteln die Bürokennzahlen einheitlich und sind dadurch untereinander vergleichbar. Ebenso wichtig für die wirtschaftliche Sicherheit sind Prognosen, etwa wie lange ein Büro mit dem aktuellen Auftragsbestand kostendeckend arbeiten kann oder Liquiditäts-Kontrollen, die Einnahmen und Ausgaben kontinuierlich im Blick behalten. Digitale Ressourcenplaner ermöglichen eine Optimierung personeller Ressourcen. Die bereits am 1. Januar 2015 in Kraft getretenen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sind auch für Planer relevant, werden derzeit aber erst von einem Teil der Programme unterstützt. Darin legt das Bundesfinanzministerium Regeln für eine IT-gestützte revisionssichere Buchhaltung, Erfassung, Bearbeitung und Archivierung steuerrelevanter Daten fest.

Zu den Projekt-Controlling-Funktionen gehören unter anderem das Aufgaben- und Termin-Management, die Überwachung von Bauzeiten und des Projektstatus, die Erstellung von Soll-Ist-Reports. Die Grundlage für Controlling-Funktionen bildet die Zeiterfassung. Sie sollte sowohl stationär am Büro-PC als auch mobil per iOS-App, Android-App oder per Web-App möglich sein. Ist ein Modul für die Erstellung von Angeboten und Honorar-Rechnungen nach HOAI integriert, spart das nicht nur Zeit – es steigert auch die Sicherheit, dass alle erbrachten Leistungen auch tatsächlich abgerechnet und nicht vergessen werden. Standard-Schnittstellen wie ASCII, DOC, PDF, XLS, HTML oder XML ermöglichen den digitalen Austausch und die digitale Weiterbearbeitung und von Daten. Eine ZUGFeRD-Schnittstelle (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ermöglicht eine standardisierte digitale Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Die Preise für die BMSP-Basissoftware liegen zwischen 500 und 2.000 Euro – je nach Programmkonzeption und Funktionsumfang. Hinzu kommen Kosten für Zusatzmodule. Nicht vergessen werden sollten auch Schulungskosten und bei Kaufprogrammen jährliche Wartungskosten.

Einen detaillierten BMSP-Praxischeck enthält übrigens auch die Publikation „Büromanagement-Software für Planer am Bau“ von Dagmar Kunick, erschienen Anfang 2017 als Sonderausgabe des Magazins PBP Planungsbüro professionell (www.iww.de). Außerdem wird unter www.aec-office.de eine Online-Marktübersicht mit rund 40 BMSP-Lösungen offeriert.

Hier geht es zur Software Tabelle.

Marian Behaneck ist freier Fachjournalist in Jockgrim (Pfalz).

„Mehr Informationen zum Thema Technik erhalten Sie hier.“  

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