Wer schreibt, der bleibt

Text: Marian Behaneck

Wer Bautagebuch-Notizen immer noch auf Zetteln erfasst, braucht länger. Müssen auf der Baustelle erstellte Papier- oder Sprachaufzeichnungen später im Büro digital erfasst und Projekten manuell zugeordnet werden, hat man nicht nur mehr Arbeit. Man macht auch Fehler und generiert Mehraufwand – insbesondere dann, wenn man Informationen nicht zeitnah auswertet und zuordnet. Es kommt zu Rückfragen, wichtige Vorgänge oder mündliche Absprachen werden nicht dokumentiert. Mobile Bautagebuchsoftware verspricht Abhilfe. Sie unterstützt den Planer durch strukturierte Abfragen, Vorlagen und Automatismen sowie durch die parallele Zuordnung von Informationen.

Ungeliebt, aber notwendig

Bautagebücher sind bei Planern unbeliebt, weil zeitraubend. Sie werden als lästige Pflicht empfunden, weil immer wiederkehrende Prozesse schriftlich dokumentiert werden müssen. Vielen ist aber nicht bewusst, was ein nicht oder nur lückenhaft geführtes Bautagebuch haftungs- oder honorarrechtlich bedeutet. Laut HOAI gehört das Führen eines Bautagebuchs zum Leistungsbild der Objektüberwachung und ist gemäß § 15 HOAI Abs. 2 LPh 8 bzw. Anlage 11 zu §§ 33 und 38 Abs. 2 eine Grundleistung und damit eine Hauptpflicht bauleitender Architekten oder Ingenieure. Das haben verschiedene Urteile, unter anderem des Bundesgerichtshofes (BGH NJW 2004, 2588 ff.), unmissverständlich klargestellt.

Erleidet der Auftraggeber einen Nachteil, weil er beispielsweise im Streitfall Schadensersatzansprüche gegenüber einem Unternehmer nicht durchsetzen kann, ist der Planer unter Umständen gewährleistungspflichtig. Außerdem kann der Bauherr das Architektenhonorar mindern. Schließlich dient das Bautagebuch in erster Linie dem Bauherrn – als Dokumentation von Neubauten, Modernisierungsmaßnahmen, Instandsetzungen und mehr. Darin werden im Wesentlichen Leistungen, Lieferungen und Tätigkeiten der verschiedenen Unternehmer sowie die jeweiligen Arbeitsbedingungen auf der Baustelle dokumentiert. Eingetragen werden beispielsweise anwesende Firmen, ausgeführte Arbeiten, Materialeingänge, Mängel, Behinderungen, Nachträge und Änderungen, Ergebnisse von Baubesprechungen, Prüfungen und Messungen, besondere Vorkommnisse sowie die Witterungsverhältnisse und anderes mehr.

Damit ist das Bautagebuch eine wichtige Informationsgrundlage bei Störungen des Bauablaufs oder bei eventuellen Streitigkeiten mit anderen Baubeteiligten, beispielsweise bei Nachtrags- oder Ersatzforderungen oder wenn die Ursachen von Baumängeln oder Terminverzögerungen aufzuspüren sind. Ein Bautagebuch unterstützt Planer aber auch in ihrer Funktion als Baustellen-Manager, bei der Projektabwicklung oder Rechnungsprüfung. Deshalb kann und sollte es persönliche Notizen als Gedächtnisstütze oder kommentierte Fotos enthalten. Wird das Bautagebuch kontinuierlich geführt und sorgsam gepflegt, entsteht ein umfangreiches Protokoll der Bauausführung, das im Streitfall den mit der Bauüberwachung beauftragten Planer entlasten kann. Weist nämlich ein Bauwerk Mängel auf, stellt sich schnell die Frage, ob ihn ein Mitverschulden trifft. Kann er anhand eines Bautagebuches eine ordnungsgemäße Bauüberwachung nachweisen und Baustellenaktivitäten lückenlos dokumentieren, hat er bei gerichtlichen Auseinandersetzungen in der Regel bessere Karten. Das Bautagebuch ist deshalb auch für Planer eine wichtige Unterlage, die unbefristet aufbewahrt werden sollte.

Schluss mit der Zettelwirtschaft

Wie das Bautagebuch geführt wird, ob mit Schreibblock respektive Formular und Stift oder digital, spielt aus rechtlicher Sicht keine Rolle. Das ist eher eine Frage persönlicher Vorlieben, allerdings ist die konventionelle Bautagebuch-Erstellung eindeutig aufwendiger und ineffizienter. Deshalb bietet die Softwarebranche mittlerweile eine Vielzahl an Alternativen. So enthalten einige Programme für das Büro- und Projektmanagement (BMSP), das internetbasierte Projektmanagement (IBPM), teilweise auch AVA-Software, integrierte oder optionale Bautagebuch-Module. Damit lassen sich Baustellenaktivitäten in Anlehnung an konventionelle Bautagebuch-Formulare entweder am Büro-PC oder unmittelbar an der Baustelle mit dem Notebook erfassen. Der Vorteil liegt in der Integration: Projektdaten, wie beteiligte Firmen und Personen, Leistungen, Termine etc., müssen nicht mehrfach eingegeben werden – sie werden einfach per Mausklick vom jeweiligen Hauptprogramm übernommen. Umgekehrt können Bautagebuchinformationen durchgängig in den anderen Modulen weiterverarbeitet werden, etwa bei der Mängelverfolgung. Bautagebuchdaten können ferner helfen, Fehlentwicklungen während der Ausführungsphase frühzeitig zu erkennen, sodass im Rahmen des Projektcontrollings darauf reagiert werden kann. Mittlerweile gibt es auch eine beachtliche Anzahl spezieller Bautagebuch-Lösungen für stationäre oder mobile Hardware. Sogar kostenlose oder kostenpflichtige Apps kann man inzwischen herunterladen (siehe Online-Zusatzinfo). Alle Bautagebuch-Lösungen bieten die Vorteile einer digitalen Datenerfassung: Immer wiederkehrende Formulierungen und Texte lassen sich über Textbausteine oder per Auto-Vervollständigungsfunktion einfacher eintragen. Einmal eingegebene Texte werden bei erneuter Eingabe vorgeschlagen, was die Schreibarbeit minimiert. Teilweise können über eine mehr oder weniger gut funktionierende Spracherkennung längere Texte durch einfaches Diktieren erfasst werden. Strukturierte Abfragen und Eingabemasken vermeiden, dass Wichtiges vergessen wird. Unternehmens- oder projektspezifisch erweiterbare Stammdaten für Wetter, Arbeitskräfte, Abwesenheit, Materialeinsatz oder Ereignistypen beschleunigen die Eingabe. Auch das zeitraubende Suchen nach Einträgen gehört der Vergangenheit an. Informationen wie die, wann von welcher Firma in welchem Bauabschnitt welche Arbeiten ausgeführt wurden, lassen sich per Suchfunktion schnell finden.

Teilweise ermöglicht eine integrierte Bildbearbeitung die Ergänzung von Baustellenfotos durch Hinweispfeile und Bildkommentare oder Bildkorrekturen, ohne dass das Original verändert wird. Neben der Fotoverwaltung ermöglichen die meisten Programme auch das Hinzufügen von Bauplänen, Lieferprotokollen oder Produktaufklebern zum aktuellen Bautagesbericht. Somit lässt sich später einfacher nachvollziehen, welche Planstände wem zu welchem Zeitpunkt vorlagen, welche Bauprodukte wann und von wem verbaut wurden und anderes mehr. Werden Baustellendaten mit der Plangrafik oder Fotos verortet und in einer Datenbank abgelegt, entsteht sukzessive ein umfassendes Informationssystem, das über die Bauausführung hinaus auch für die Gebäudebewirtschaftung oder -wartung genutzt werden kann.

Mobiles Bautagebuch

Smartphones und Tablet-PCs ermöglichen eine gleichzeitige digitale Vor-Ort-Erfassung und sofortige Zuordnung von Informationen. Das ist ein entscheidender Vorteil, denn die kontinuierliche Erfassung und Dokumentation der Baustellensituation macht weniger Aufwand als das nachträgliche Zusammenführen der Informationen im Büro in einem zweiten Arbeitsschritt. So entfällt das spätere Zuordnen von Notizen, Dokumenten oder Fotos zu Projekten, Gewerken und Aufträgen, das fehlerträchtig ist, weil man Zusammenhänge schnell vergisst. Dagegen ordnen mobile elektronische Bautagebücher die Informationen unmittelbar bei deren Erfassung auf der Baustelle zu. Dabei sind Smartphones oder Tablet-PCs im Vorteil, weil man damit auch Fotos machen kann. Dafür verfügen Note- oder Netbooks über eine echte Tastatur und lassen sich nahtlos auch als Büroarbeitsplatz nutzen. Mobile Erfassungsgeräte sollten allerdings robust sein oder es durch eine Zusatzausstattung (Gummiarmierung, Gerätehülle etc.) werden, damit sie auch staubige und feuchte Baustellen überstehen (siehe auch DAB 05/12: Hart im Nehmen). Sie sollten über ein mattes, möglichst helles Display verfügen, lange ohne Batteriewechsel/Akku-Aufladung auskommen und auch Minustemperaturen trotzen. Insbesondere letztere können zum Problem werden, denn die meisten Gerätedisplays und -akkus sind kälteempfindlich. Steht auch ein mobiler Internet-Zugang über die Mobilfunk-Standards WAN/WLAN, GPRS oder UMTS zur Verfügung, kann man auf fehlende Büro- und Projektdaten zugreifen oder mobil erfasste Daten mit den Bürodaten abgleichen. Bautagebuch-Inhalte können per E-Mail über einen zuvor definierten Verteiler an alle Projektbeteiligten versandt oder über einen Server online zugänglich gemacht werden. Sogenannten Online-Applikationen gehört wohl die Zukunft, denn auf der Baustelle erfasste Daten können direkt in einem von den Projektbeteiligten per Passwort zugänglichen Internetportal gespeichert werden. Dadurch haben Beteiligte die Möglichkeit, Bautagebuch-Inhalte jederzeit einzusehen und gegebenenfalls eigene Informationen beizusteuern.

Worauf achten?

Angesichts der Vielzahl an Lösungen fällt die Auswahl der richtigen Bautagebuch-Software nicht leicht. Auch wenn sich ein Teil des Angebots eher an Bauunternehmen und Handwerker richtet, die Bautagesberichte speziell für ihr eigenes Gewerk und keine projektbezogenen Bautagebücher schreiben müssen, ist die Qual der Wahl immer noch groß. Achten sollte man vor allem auf eine intuitive Bedienung, einfache Strukturierung, aber auch auf praxisorientierte Details. Dazu gehört etwa die Möglichkeit einer projektübergreifenden Zusammenstellung von Bautagebuch-Daten, um beispielsweise offene Mängel aus verschiedenen Baustellen ein und derselben Ausführungsfirma zuordnen zu können. In eine umfassende Softwarelösung (BMSP, IBPM, AVA) eingebundene Bautagebuch-Module bieten den Vorteil einer durchgängigen Datennutzung, sodass einmal eingetragene Werte optimal genutzt werden können. Auf die Bautagebucherstellung spezialisierte Lösungen haben demgegenüber den Vorteil, dass sie teilweise besser in aktuelle Hardware-Entwicklungen und Technologien (Mobile Computing, Cloud Computing etc.) eingebunden sind. Allerdings sollte man dabei darauf achten, dass die Software auch offline funktioniert. Das ist wichtig, weil eine mobile Datenverbindung nicht immer gewährleistet ist – etwa wenn man gerade in einer Tiefgarage Mängel erfasst. Auch die Einbindung in die bestehende Softwareumgebung im Büro (Datenübernahme/-übergabe, Datenabgleich etc.) ist wichtig. Ein Pflichtenheft leistet bei der Auswahl gute Dienste. Damit lässt sich die Vielzahl der Lösungen schnell eingrenzen. Bleiben nach dieser Vorauswahl zwei bis drei Produkte übrig, fällt es leichter, über eine (Online-)Vorführung und anschließende Teststellung „die Richtige“ zu finden.

Marian Behaneck ist freier Fachjournalist in Jockgrim (Pfalz).

Weitere Infos/Quellen *

www.erwin-ruff.de/bautagebuch.html                            Infos rund ums Bautagebuch

http://de.wikipedia.org/wiki/Bautagebuch                    Bautagebuch-Basisinfos

Binder, F.: Entwicklung eines webbasierten Informationssystems für die Zwecke der Bauprozesssteuerung (Diplomarbeit), GRIN-Verlag München, 2009

Engel, R., Korte, B.: Bautagebuch. Projektübersicht, Liste »Restarbeiten/Mängelverfolgung«, Planliste, Bauleitungs-Checklisten, Bautagebuchberichte, Abnahmeprotokolle, Bauzeitenplan, Werner Verlag Düsseldorf, 2001 (vergriffen)

Dr. Sangenstedt, H.R.: Auch ein Beweismittel, aus Deutsches Ingenieurblatt, 11/06, Schiele & Schön, Berlin

Würfele, F., Bielefeld, B., Gralla, M.: Bauobjektüberwachung: Kosten, Qualitäten, Termine, Organisation, Leistungsinhalt, Rechtsgrundlagen, Haftung, Vergütung, Springer Vieweg, Wiesbaden 2012

Produkte und Anbieter*

Anbieter Bautagebuch-Software

bau-mobil-Pocket-PC: Connect2Mobile GmbH & Co. KG, Schützenweg 68-70, 48703 Stadtlohn, Tel.: 02563/209509-0, Fax: 02563/209509-9, kontakt@connect2mobile.de, www.connect2mobile.de

BAUIO Regiebericht App: BAUIO, Martin Egger, Bahnhofstrasse 15B, A-6850 Dornbirn, Tel.: +43 (0)664 / 8100761, Fax: +43 (0)552 / 30769-55, martin.egger@bau.io, www.bau.io

Bautagebuch: ADS GmbH, Grazer Straße 22, D-70469 Stuttgart, Tel. +49 (0)711 / 9817540, Fax +49 (0)711 / 9817511, info@bauprocheck.de, www.bauprocheck.de

Bautagebuch (App): sturm@drang ag, Nibelungenstraße 7b, D-86152 Augsburg, Tel.: +49 (0) 821 56762-88, Fax: +49 (0) 821 56762-87, info@sturm-drang.com, www.sturm-drang.com

Bautagebuch für Windows: Bauskript Software Wolfram Oehms, Semperstraße 43, 22303 Hamburg, Tel.: +49 (0) 3 21 21 21 00 65, Fax: +49 (0) 3 21 21 21 00 65, oehms@bauskript.de, www.bauskript.de

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BPS Mobiles Bautagebuch: BPS Software GmbH & Co. KG, Ignatz-Wiemeler-Str. 22, 49477 Ibbenbüren, Tel.: 05451/59333, Fax: k.A., info@bps-software.de, www.bps-software.de

Docma Report: EDR Projekt GmbH, Dillwächterstraße 5, D-80686 München, Tel.: +49 89 / 547112 94, Fax: +49 89 / 547112 92, info@edr-projekt.com, www.edr-projekt.com

iProt: Dipl-Ing. Dr.techn. Mathoi Thomas, Teichhofweg 47, 8044 Graz-Mariatrost, Tel.: 0316 / 225073, Fax: 0316 / 225073-15, info@iprot.info, www.iprot.info

Mobiles Bautagebuch: i.s.t. GmbH Informations-Systeme und Technologien, Schnorrstraße 70, 01069 Dresden, Tel: (0351) 25 15 215, Fax: k.A., post@ist-edv.de, www.ist-edv.de

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Profi Bautagebuch (App): Sandstorm Media UG, Blasewitzer Straße 41, 01307 Dresden, Tel.: k.A., Fax: k.A., kontakt@sandstorm-media.de, www.sandstorm-media.de

ProjektPro Mobiles Bautagebuch (BMSP-Modul): mair pro GmbH, Kampenwandstraße 77c, D-83229 Aschau, Tel. +49 (0)8052/95179-0, Fax +49 (0)8052/95179-79, info@mairpro.de, www.mairpro.de oder www.projektpro.com

SKILLbaudoc: SKILLsoftware GmbH, Karl-Albert-Strasse 33, 60385 Frankfurt am Main, Tel.: +49 69 94508907, Fax: k.A., info@skillsoftware.de, www.skillsoftware.de

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* Auswahl, ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Stand: 10/12