Was muss eine korrekte Honorarrechnung enthalten?

Dieser Beitrag ist unter dem Titel „Gekonnt abrechnen“ im Deutschen Architektenblatt 01.2019 erschienen.

Von Markus Prause

Immer wieder werden Honorarklagen von Architekten abgewiesen, da nach Auffassung der Gerichte keine prüffähige Rechnung erstellt wurde. Und leider stellen Architekten tatsächlich immer wieder unzureichende Rechnungen. Das erstaunt, da die Thematik unmittelbar den Geldbeutel des Architekten berührt. Die nachfolgenden Ausführungen sollen helfen, Fehler bei der Rechnungsstellung zu vermeiden.

Fälligkeit des Honorars

Das Honorar wird erst dann fällig, wenn die Leistung abgenommen und dem Auftraggeber eine prüffähige Honorarschlussrechnung überreicht worden ist (§ 15 Abs. 1 HOAI). Die Fälligkeit ist Voraussetzung für einen rechtlich durchsetzbaren Vergütungsanspruch. Ob die Anforderung der Prüfbarkeit auch für Abschlagsrechnungen nach § 15 Abs. 2 HOAI gilt, ist umstritten. Zur Vermeidung von Unsicherheiten kann nur empfohlen werden, bei der Erstellung von Abschlagsrechnungen die gleiche Formstrenge wie bei Schlussrechnungen zu beachten.

Ist die Honorarrechnung nicht prüfbar, muss der Auftraggeber dieses rügen und konkret benennen, weshalb er die Rechnung nicht nachvollziehen kann. Daher tritt nach der Rechtsprechung die Fälligkeit auch dann ein, wenn der Architekt eine nicht prüffähige Rechnung überreicht und der Auftraggeber die mangelnde Prüffähigkeit nicht oder nicht begründet innerhalb von zwei Monaten rügt (BGH, Urteil vom 27. November 2003 – Az.: VII ZR 288/02).

Prüffähigkeit und inhaltliche Richtigkeit der Honorarrechnung

Es muss zwischen der Prüffähigkeit und der inhaltlichen Richtigkeit unterschieden werden. Mangelnde Prüffähigkeit bedeutet, dass der Architekt bestimmte Honorarparameter nicht oder nicht nachvollziehbar dargelegt hat, sodass der Auftraggeber die Abrechnung nicht auf ihre inhaltliche Richtigkeit überprüfen kann. Ist die Rechnung nicht prüffähig, kann der Bauherr die Zahlung des Honorars insgesamt verweigern. Im Gerichtsprozess würde der Anspruch des Architekten mangels Fälligkeit vollumfänglich als zurzeit unbegründet zurückgewiesen.

Ist die Abrechnung nachvollziehbar aufgeschlüsselt und für den Auftraggeber daher sachlich und rechnerisch überprüfbar, so berühren rein inhaltliche Fehler die Prüffähigkeit nicht. Sind beispielsweise die anrechenbaren Kosten oder die Honorarzone zu hoch angesetzt worden oder hat der Architekt ohne schriftliche Vereinbarung nach Mittelsatz abgerechnet, so handelt es sich um Fragen der inhaltlichen Richtigkeit, nicht jedoch der Prüffähigkeit. Auch eine inhaltlich falsche Abrechnung kann prüffähig sein. Es besteht dann schon ein Honoraranspruch. Im Gerichtsprozess würden lediglich die unrichtigen Rechnungsansätze und entsprechend das Honorar korrigiert, dem Anspruch an sich würde aber stattgegeben werden.

Grundsätze der Prüffähigkeit

Die Rechtsprechung hat einige zentrale Aussagen zur Prüffähigkeit getroffen:

• Das Erfordernis der Prüffähigkeit soll den Auftraggeber in die Lage versetzen, die Rechnung im Hinblick auf die sachliche und rechnerische Richtigkeit zu beurteilen.
• Es ist eine Beurteilung im Einzelfall notwendig, die von den Besonderheiten der Vertragsgestaltung und den Kenntnissen und Fähigkeiten des Auftraggebers und seiner Hilfspersonen abhängt. Die Messlatte für die Prüffähigkeit ist also bei einem fachkundigen Auftraggeber niedriger anzusetzen als bei einem Laien.
• Ist das Rechnungsergebnis unstreitig, kommt es nicht mehr darauf an, ob die Abrechnung prüffähig ist. Hat der Bauherr das Rechnungsergebnis anerkannt, ist er nicht mehr berechtigt, die Zahlung aufgrund formaler Mängel der Rechnung zu verweigern.

Inhaltliche Anforderungen an die Honorarrechnung

Welche Angaben zwingend in die Rechnung aufgenommen werden müssen, wird von den Gerichten teilweise unterschiedlich gesehen. Um die Honorarrechnung möglichst unangreifbar zu machen, sollte sie Folgendes beinhalten:

• Anrechenbare Kosten: Die anrechenbaren Kosten sind auf Basis der Kostenberechnung nach der DIN 276 in der Fassung Dezember 2008 darzustellen. In der Schlussrechnung muss der Architekt darlegen, welche Kostengruppen aus der DIN 276 anrechenbar sind und in welcher Höhe sie bei der Kostenermittlung in Ansatz gebracht wurden. Welche Kosten anrechenbar sind, ist bei Gebäuden und Innenräumen § 32 HOAI und bei Freianlagen § 38 HOAI zu entnehmen. Die auf die Kosten entfallende Umsatzsteuer ist nicht Bestandteil der anrechenbaren Kosten (§ 4 Abs. 1 Satz 4 HOAI). Maßgeblich sind also die Nettowerte. Mitzuverarbeitende Bausubstanz muss bei den anrechenbaren Kosten angemessen berücksichtigt werden (§ 4 Abs. 3 HOAI). Ändert sich der beauftragte Leistungsumfang während der Laufzeit des Vertrags, ist die Kostenberechnung anzupassen (§ 10 Abs. 1 HOAI).
• Honorarzone: Die Honorarzone kann nicht frei vereinbart werden. Sie ist nach objektiven Kriterien richtig zu ermitteln. Daher ist die Honorarzone in der Rechnung anzupassen, wenn in den Vertrag eine falsche Honorarzone aufgenommen wurde. Ist die Honorarzone unstreitig, reicht die einfache Angabe in der Rechnung. Ist eine einwandfreie Zuordnung über eine Objektliste nach den Anlagen 10.2, 10.3 beziehungsweise 11.2 zur HOAI möglich, sollte ein entsprechender Hinweis zur Klarstellung in die Rechnung aufgenommen werden. Bei Zweifeln über die Einordnung ist die Honorarzone anhand des maßgeblichen Punktebewertungssystems (§ 5 i. V. m. § 35 bzw. § 40 HOAI) zu begründen. Führt die Einstufung über die Punktebewertung zu einem anderen Ergebnis als die Zuordnung über die Objektliste, ist die Punktebewertung vorrangig.
• Leistungsphasen und Prozentsätze: Die berechneten Leistungsphasen mit den entsprechenden Prozentsätzen sind anzugeben. Wurden nicht sämtliche Grundleistungen einer Leistungsphase beauftragt oder ausgeführt – beispielsweise aufgrund einer vorzeitigen Kündigung des Vertrags –, sind die erbrachten Teile darzustellen und prozentual zu bewerten. Da die HOAI keine Bewertung einzelner Grundleistungen vornimmt, haben diverse Autoren Splittingtabellen (siehe DABonline.de: „Geteilte Leistungen“) als Orientierungshilfen erarbeitet. Hierauf kann in der Rechnung gegebenenfalls zurückgegriffen werden.
• Honorarsatz: Der Honorarsatz (zum Beispiel Mindestsatz, Mittelsatz) ist in der Rechnung anzugeben.
• Honorartafel: Zur angewendeten Honorartafel sollte die einschlägige Vorschrift (zum Beispiel § 35 HOAI) benannt werden.
• Herleitung des Honorars: Der Architekt sollte das Gesamthonorar für eine 100-Prozent-Leistung rechnerisch nachvollziehbar darlegen. Dabei sind die Werte zwischen den in den Honorartafeln angegebenen Kosten durch lineare Interpolation zu ermitteln (§ 13 HOAI). Im Anschluss ist die anteilige Umrechnung auf die Prozentsätze der abgerechneten Leistungsphasen vorzunehmen.
• Honorarminderungen/Honorarzuschläge: Gegebenenfalls sind preisrechtliche Beschränkungen und Zuschläge (zum Beispiel Umbauzuschlag, Honorarminderung bei Mehrfachplanungen gemäß § 11 HOAI) anzugeben.
• Nebenkosten: Die Nebenkosten (§ 14 HOAI) sind detailliert aufzulisten, geordnet nach den einzelnen Kostenarten (zum Beispiel Telefonkosten, Porto, Fotokopien, Fahrtkosten). Werden Nebenkosten pauschal abgerechnet (Voraussetzung hierfür ist eine schriftliche Vereinbarung bei Auftragserteilung), genügt bei prozentualer Pauschalierung die Angabe des Prozentsatzes und die sich hieraus ergebende Summe beziehungsweise die Angabe des pauschalen Festwertes bei Vereinbarung eines Fixbetrages.
• Besondere Leistungen: Besondere Leistungen sind gemäß der vertraglichen Vereinbarung (zum Beispiel Pauschalhonorar) abzurechnen.
• Umsatzsteuer: Die Umsatzsteuer ist gesondert auszuweisen (§ 16 HOAI).
• Abschlagszahlungen: Bereits geleistete Abschlagszahlungen sind anzugeben.

Abschließend sei darauf hingewiesen, dass das Merkmal der Prüffähigkeit einen wichtigen, aber nicht den einzigen Baustein einer ordnungsgemäßen Abrechnung bildet. Weitere Anforderungen an die Rechnungsstellung können sich aus anderen Rechtsgebieten ergeben – beispielsweise dem Steuerrecht oder dem Gesellschaftsrecht.

Markus Prause ist Rechtsanwalt und Justiziar der Architektenkammer Niedersachsen.