Von Klaus Schaake
Es ist das letzte Juni-Wochenende und Sie stehen zusammen mit Ihrem Bauherrn bestens vorbereitet bei Ihrem wunderbaren Projekt, um es gleich der interessierten Öffentlichkeit vorzustellen. Ihr Team hat extra noch eine kleine Broschüre gemacht, die Sie als Handreichung über das Projekt und die Arbeit Ihres Büros verteilen möchten. Nur die Interessierten wollen sich einfach nicht einfinden oder es sind, gemessen am Aufwand und der Wichtigkeit Ihres Projektes, viel zu wenige.
Zu wenige Besucher am Tag der Architektur?
Manche und mancher ärgert sich dann – verständlicherweise – und fragt sich, ob die Architektenkammer einen guten Job gemacht hat, was die Verbreitung der Informationen an die Redaktionen angeht. Andere verantwortlich zu machen und möglicherweise keine Projekte mehr einzureichen, ist eine Möglichkeit. Eine andere Möglichkeit ist, seine kommunikativen Angelegenheiten in die eigenen Hände zu nehmen und es nicht dem Zufall zu überlassen, ob eine Zeitung, ein Magazin oder ein Onlineforum Ihre Veranstaltung ankündigt oder nicht.
Architektenkammern machen Pressearbeit
Von jemandem, der seit fast 15 Jahren regelmäßig über den Tag der Architektur berichtet, sei Ihnen an dieser Stelle versichert, dass die Architektenkammern sehr gut aufbereitete Informationen an die Presse geben. Da beim Tag der Architektur gerade nicht nur Fachleute erreicht werden sollen, sondern ein breites Publikum, sind nicht so sehr die Fachmedien entscheidend, sondern die jeweils lokale Tagespresse. Die Frage ist, was diese dann daraus machen. Und genau darauf können Sie Einfluss nehmen.
Direkter Kontakt zur Lokalredaktion
Die Frage „Was tun?“ lässt sich vergleichsweise einfach beantworten: Nehmen Sie etwa zehn Tage vor Ihrem Termin Kontakt zu der zuständigen Lokalredaktion Ihrer Tageszeitung auf und fragen Sie freundlich an, ob denn bereits die Infos zum Tag der Architektur vorliegen. Bejaht Ihr Gegenüber, fragen Sie nach, ob und wann eine Berichterstattung geplant ist und ob Sie zu Ihrem Projekt noch ergänzende Informationen oder Fotos senden dürfen. Wird auch das bejaht, senden Sie diese Infos unmittelbar im Anschluss an Ihr Telefonat, also solange der Kontakt noch „warm“ ist.
Sie müssen nämlich wissen, dass der Redakteur oder die Redakteurin täglich ziemlich viele Pressemitteilungen als Informationen für potenzielle Meldungen bekommt. Nutzen Sie den „Rückenwind“ eines freundlichen Telefonats, denn mit einem solchen im Kopf sind Redakteurinnen und Redakteure motivierter, etwas für Sie zu tun, wenn die Meldung dann in ihrem E-Mail-Postfach „aufploppt“. Hat Ihr Gegenüber am anderen Ende der Leitung keine Ahnung, was der Tag der Architektur ist und auch kein Pressematerial von der Architektenkammer bekommen, bieten Sie ihm die Übermittlung dieser Informationen an.
Das eigene Projekt in den Vordergrund stellen
Am besten kopieren Sie den Link zum Gesamtprogramm Ihres Bundeslandes (meist zu finden über die Website Ihrer Architektenkammer oder zentral über www.tag-der-architektur.de). Darüber hinaus senden Sie eine kurze Info zu Ihrem Projekt: also einen etwas erweiterten Booklet-Text und mindestens ein gutes Foto, an dem Sie die Nutzungsrechte haben, sowie die genauen Besichtigungsdaten mit Adresse und Zeiten. Müssen Interessierte sich für die Besichtigung Ihres Projektes anmelden, schreiben Sie eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse dazu.
Unkompliziert, vollständig und freundlich
Mit diesen Daten ist der Redakteur, die Redakteurin in der Lage, Ihre Veranstaltung anzukündigen. Wichtig zu wissen: Es gibt kein Recht auf Veröffentlichung. Ob und in welchem Umfang der Redakteur, die Redakteurin Ihr Projekt in die Zeitung bringt oder nicht, ist seine oder ihre freie Entscheidung. Je unkomplizierter man mit dem von Ihnen übermittelten Material arbeiten kann und je freundlicher Ihre Ansprache ist, desto größer sind Ihre Chancen. Denn das motiviert mehr, als ein solider Anranzer, wie es denn sein könne, dass man nicht weiß, was und wann der Tag der Architektur ist.
Positives Feedback geben
Vertrauen Sie darauf, dass der Redakteur, die Redakteurin Ihre Infos bringen wird und lesen Sie aufmerksam die Zeitung. Ist Ihr Projekt drin, machen Sie sich die Mühe, sich per E-Mail kurz zu bedanken, denn a) ist es keine Selbstverständlichkeit, dass Ihre Veranstaltung bei der Vielzahl anderer Events an diesem Wochenende tatsächlich veröffentlicht wird und b) bekommen Redakteure und Redakteurinnen tagtäglich viel Gemecker zu hören, weil dies und jenes mal wieder nicht in der Zeitung steht. Mit Ihrem Lob setzen Sie einen positiven Anker für Ihren nächsten Kontakt zur Redaktion.
Nachfragen kostet nichts
Ist Ihr Termin bis drei Tage vorher noch nicht angekündigt, trauen Sie sich, nochmals in der Redaktion anzurufen, um nachzufragen, wann die Berichterstattung geplant ist. Falls heute jemand anders am Telefon ist, der nichts davon weiß und auch nicht, ob Ihr Material angekommen ist – das kann im hektischen Redaktionsalltag immer mal passieren – bleiben Sie freundlich und bieten Sie an, Ihr Material nochmals zu senden; verbunden mit dem Hinweis auf die große Freude der Architektenschaft und der Architekturinteressierten über eine Ankündigung dieser beliebten Veranstaltung Eine Meldung auf den letzten Drücker ist schließlich besser als keine Meldung.
Kostenlose Wochenzeitungen und Gemeindeblättchen
Im Regelfall sind Sie mit den hier erläuterten Strategien erfolgreich. Darüber hinaus steht es Ihnen natürlich frei, auch die Redaktionen der werbefinanzierten Wochenzeitungen zu informieren. Deren Vorteil: Sie erreichen – anders als die Tageszeitung – alle Haushalte. Toppen können Sie Ihre Informationspolitik noch, indem Sie die Gemeindeblättchen kontaktieren, die oft für die amtlichen Mitteilungen von Städten und Gemeinden herausgegeben werden. Recherchieren Sie, wer bei Stadt oder Gemeinde zuständig ist, rufen Sie diese Person an und schicken Sie die schon vorbereiteten Infos, die auch die Tageszeitungsredaktion bekommen hat. Das sollten Sie drei bis vier Wochen vorher tun, denn diese Publikationen haben keinen tagesaktuellen Erscheinungsrhythmus. Ist all das gemacht, sind Sie für die gedruckten Medien gut aufgestellt.
Tag der Architektur in Terminkalendern und Onlinemedien
Jetzt geht es an die digitalen Medien, die noch neben den Online-Ausgaben der bereits kontaktierten Tageszeitungen existieren. Finden Sie heraus, welche Online-Kalender es dort gibt, wo Ihr Projekt liegt. Oft lassen sich Termine selber eintragen – und genau das sollten Sie tun. Gibt es weitere Onlinemedien, in denen Ihre Veranstaltung unbedingt auftauchen sollte, senden Sie Ihre Informationen an diese Redaktionen mit der Bitte um Berücksichtigung. Auch hier ist ein Anruf in der Redaktion ein probates Mittel, um einen persönlichen Kontakt aufzubauen, der auch für spätere Projekte trägt. Ebenso wie für die Printmedien gilt: Es gibt kein Recht auf Veröffentlichung.
Tag der Architektur in Sozialen Medien und Netzwerke
Und dann wären da noch die sozialen Medien. Hier bestimmen Sie allein, was Sie wann und auf welcher Seite und in welchen Gruppen posten. Schauen Sie sich mal um, welche Veranstaltungs- oder architekturbezogenen Seiten es in der Region gibt, in der Ihr Projekt beheimatet ist. Werden Sie dort Mitglied und platzieren Sie Ihr Projekt dort mit einem guten Foto und einem recht kurzen Text, denn die sozialen Medien leben von bildorientierten Posts. Kopieren Sie auf jeden Fall einen Link auf Ihre eigene Webseite in den Post, damit Interessierte wissen, wo sie weitere Informationen finden. Steht Ihr Termin nicht auf Ihrer eigenen Webseite, nutzen Sie den Link zum Gesamtprogramm Ihres Bundeslandes. Natürlich posten Sie zuerst auf Ihren eigenen Seiten und teilen diesen Post mit Ihren Freuden und Followern.
Der Autor dieser Zeilen weiß, dass all das, was er hier skizziert hat, Ihnen Arbeit macht. Nicht umsonst sprechen wir von Öffentlichkeitsarbeit. Wobei, so die Erfahrung, auch diese Arbeit sehr viel Freude bereiten kann – insbesondere dann, wenn Sie und viele andere die Ergebnisse in den Medien wahrnehmen, Ihre Veranstaltungen zum Tag der Architektur gut besucht sind und Sie sich daran erfreuen können, Ihre Projekte einer baukulturinteressierten Besucherschaft präsentieren dürfen.
Klaus Schaake berät und lehrt zum Thema Public Relations, etwa in Workshops, Trainings und am Fachbereich Architektur der Universität Kassel. Wie Sie gute Pressemitteilungen verfassen und welche Fehler Sie dabei vermeiden sollten, schreibt Klaus Schaake ebenfalls auf DABonline.
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