Büros zum Begegnen

Von Roman Wagner

17 Millionen Menschen in Deutsch­land sitzen täglich im Büro. Doch sie sitzen immer weniger. Vor allem den Jüngeren sind behäbige Strukturen ein Greuel: Sie lösen Probleme bevorzugt im Team – wenn es sein muss, auch mehrere gleichzeitig. Sie suchen vielfältige Erfahrungen, leichten Zugang zu Mentoren sowie ein technologisch kluges und innovatives Arbeitsumfeld. Speziell in beratungs- und vertriebsorientierten Unternehmen wird das Bürohaus zum sozialen Treffpunkt. Begegnungsqualität wird immer wichtiger; traditionelle Bürohäuser erhalten nach und nach ein Starbucks-Ambiente. Für deren Bau stellt das neue Anforderungen im Spannungsfeld zwischen Architektur, Organisation und Informationstechnik.

Zugleich wächst in Unternehmen die Sensibilität für Flächenkosten, denn sie sind nach dem Aufwand für Personal oft der zweitgrößte Kostenfaktor. Flächen werden häufig nicht sehr effizient genutzt: In den meisten Unternehmen steht der ­Arbeitsplatz 40 bis 50 Prozent der Zeit leer – wegen Konferenzen und Besprechungen, Reisen, Krankheiten, Urlauben und der zunehmenden Telearbeit daheim und unterwegs. Es ­werden Wege gesucht, mit weniger Raum auszukommen, Arbeitsplätze zu teilen und Flächen intensiver zu nutzen. Doch zugleich bleiben soziale Kontakte und fachliche Abstimmungen wichtig. Mit wachsender Mobilität und Selbstständigkeit gerade jüngerer Beschäftigter nimmt ihre Bedeutung sogar weiter zu.

In herkömmlichen Bürohäusern fällt der Mangel an geeigneten Räumen für formelle und informelle Begegnungen, für Team- und Projektarbeit immer stärker ins Auge. Zeitgemäße Bürokonzepte müssen auf der einen Seite der erhöhten Nachfrage nach Begegnung und Kommunikation Rechnung tragen, auf der anderen Seite den Rückzug für konzentriertes Arbeiten ermöglichen. Zugleich sollen sie flexibel sein, Restrukturierungen schnell und kostengünstig zulassen und ein positives Image nach innen und außen vermitteln. Es gibt vier gängige Grundkonzepte:

• Im klassischen Zellenbüro machen die Kommunikations- und Gemeinschaftsflächen im Schnitt nur zehn Prozent der Nutzfläche aus. Auch sie belegen hochwertige Fläche an der Fassade.
• Im Gruppenbüro sind die Einzelräume oder die nur durch Stellwände abgetrennten Raumbereiche größer und offener; es gibt mehr Kommunikationszonen.
• Das Kombibüro vereint transparente Ein- und Mehrpersonenräume mit Gemeinschaftseinrichtungen in der Mittelzone. Oft wechseln Beschäftigte je nach aktueller Aufgabe, Projekt und Teamzusammensetzung den Platz.
• Im Business-Club ist die Bindung an den Einzelarbeitsplatz noch geringer, eine nonterritoriale Nutzung der Arbeitsplätze ist Grundvoraussetzung. Besprechungs- und Kommunikationsbereiche nehmen bis zu 25 Prozent der Fläche in Anspruch.

Die jüngeren Büroformen zeigen eine deutlich höhere Arbeitsplatzbelegung und Flächenwirtschaftlichkeit – trotz des höheren Anteils an Kommunikationszonen. Pro Mitarbeiter kostet ein Arbeitsplatz etwa 20 Prozent weniger als im Zellen- und Gruppenbüro, im Business-Club bei gleichem Ausstattungsstandard sogar bis zu 50 Prozent weniger – und das trotz höherer Ausbaukosten. Die Abkehr vom Zellenbüro bringt auch mehr Gestaltungsmöglichkeiten für den Baukörper. Das zeigt etwa der Entwurf des Kö-Bogens in Düsseldorf von Daniel Libeskind: In einem Effizienzvergleich mit einem herkömmlichen Riegelgebäude schneidet der Kö-Bogen rund zehn Prozent besser ab. Voraussetzung ist die dreibündige Nutzung und die Akzeptanz der Nutzer für sehr unterschiedliche Bürotypologien.

Moderne Arbeitsplatzkonzepte bieten eine Vielfalt an Raumtypen und -funktionen, die je nach Tätigkeit und Arbeitsstil auf Zeit praktiziert werden. Das reicht vom „Think Tank“ für konzentriertes Arbeiten über Team- und Projektarbeitsplätze bis hin zur Lounge für informelle Gespräche oder zur Entspannung. Der Wunsch von Unternehmen nach Flächenersparnis darf aber keinen Schaden bei Produktivität, Aufenthaltsqualität und Motivation der Beschäftigten anrichten. Denn so hoch die Kosten für Räume sein mögen: Die Kosten für Personal sind um ein Mehrfaches höher. Daher sind soziale Aspekte und das Wohlbefinden der Mitarbeiter entscheidende Faktoren. Hier wirken modern und flexibel gestaltete Arbeitswelten eindeutig positiv, wie die Studie „Begegnungsqualität in Bürogebäuden“ in 16 Unternehmen mit über 1 000 Teilnehmern gezeigt hat (siehe Buchtipp Seite 5). Begegnungsqualität, also gestaltete Kommunikation, ist damit eine zentrale Planungsaufgabe. Die Arbeitswelt muss nur um Lebensräume bereichert werden, die einen Kontrast zu funktional gestalteten Räumen inszenieren. Da es hier in erster Linie um ungenutzte oder vernachlässigte „Zwischenräume“ geht, verlangt höhere Begegnungsqualität kaum zusätzliche Flächen, sondern vor allem eine sensible Gestaltung der Räume und der Ausstattung.

Die Begegnungsqualität stellt aber auch andere Anforderungen an die Planung und technische Ausstattung von Bürohäusern. Hier ist vor allem die Verdichtung von Arbeitsplätzen eine Herausforderung. Die wichtigsten Vorgaben:

• Drei Meter lichte Raumhöhe, um größere zusammenhängende Flächen realisieren zu können.
• Kühlung und Luftwechselrate sind der erhöhten Wärmelast anzupassen.
• Verkabelung und Bodenauslässe sind auch für die zweite Reihe an der Fassade sowie für die Mittelzone des Gebäudes vorzusehen.
• Die Toilettenanzahl ist zu prüfen, ggf. sind Möglichkeiten zur Nachrüstung vorzusehen.
• Akustikmaßnahmen müssen in Kombination mit der Kühlung erarbeitet; Decke und Boden wirksam ausgeführt werden.

Die Mittelzone muss für temporäre Arbeitsplätze und Infrastruktur genutzt werden können. Dafür sind eine Beleuchtung von über 350 Lux und Bodenauslässe vorzusehen.

Darüber hinaus haben sich bei Büronutzern in den letzten Jahren weitere wichtige Kriterien für die Anmietung von Räumen herauskristallisiert – siehe Kasten „Pluspunkte“ unten.

Bei der Modernisierung von Büroräumen suchen Nutzer schnell erreichbare, doch nachhaltig wirksame Optimierungen: mehr Tageslicht, Bewegungsmelder zur Reduzierung der Energie, gesunde Materialien für Bodenbeläge und Oberflächen, ein dezidiertes Energiemanagement. Ohne großen Aufwand lassen sich zudem Angebote für Begegnung und Kommunikation verbessern, speziell der informellen Art. Die dunkle Kaffeeküche kann etwa zu einer offenen, natürlich belichteten Espressobar aufgewertet werden. Farbe, Licht und Grün frischen mit einem Begrünungskonzept das Ambiente im Haus auf.

Die Vorgehensweise großer Nutzer

Für Architekten ist es bei Neubau- wie auch Modernisierungsprojekten essenziell, die Anforderungen und die Vorgehensweise großer Immobiliennutzer zu kennen. Diese haben sich in den letzten Jahren stark professionalisiert und geben heute Trends in der Büroraumgestaltung vor. Bei ihrem Flächenmanagement liegt der Fokus nicht mehr allein auf Kostenkontrolle und -senkung, sondern auch auf Mitarbeiterproduktivität und Nachhaltigkeit. Alternative Arbeitsplatzkonzepte und eine nachhaltige Bewirtschaftung der Immobilien haben einen festen Platz in ihrem Denken.

Die Immobilienabteilungen großer Unternehmen legen Standards für die Arbeitsplatzausstattung und den Flächenverbrauch fest. Weit verbreitet ist die Arbeit auf Basis von Raummodulen entsprechend der Hierarchie und Funktion im Unternehmen. Sie erarbeiten „Design Workbooks“ mit Vorgaben zu technischen, baulichen und rechtlichen Aspekten für die Anmietung von Gebäuden und deren Umbau.

Wichtige Rollen spielen dabei die Flächenwirtschaftlichkeit, aber auch die Verwendung von gesundheitsfördernden Materialien. Oft werden nachhaltige Produkte für den Ausbau vorgeschrieben. Mit alternativen Arbeitsplatzkonzepten werden mobile Tätigkeiten technisch wie baulich unterstützt, was die benötigte Fläche stark reduziert. Letztlich mindern Flächenersparnis und Telearbeit auch Materialflüsse, Energieverbrauch und Emissionen.

Für Architekten ergeben sich aus den veränderten Anforderungen neue Chancen. Zunächst bedarf es einer dezidierten Anforderungsanalyse in den Unternehmen. Die Erstellung eines Anforderungsprofils in der Leistungsphase 1 war bisher eher Nebensache; in der HOAI ist sie nur als besondere Leistung ausgewiesen.

Empfiehlt sich aber eine Integration in die Standardleistung der Büros? Architekten sollte bewusst sein, dass sich diese Entscheidung nicht von Projekt zu Projekt oder in Abhängigkeit von der wirtschaftlichen Situation beliebig treffen lässt, da sie ihre Arbeitsweise deutlich prägt. Schließlich unterscheidet sich der oft moderationsgeprägte Entscheidungsfindungsprozess in der Nutzerbetreuung maßgeblich vom herkömmlichen Entwurfs- und Gestaltungsprozess. Insbesondere Letzterer erfordert einigen Aufwand.

In der Analyse- und Beratungsphase ist die Kenntnis organisatorischer und sozialer Eigenheiten von Unternehmen nötig, die in der Architektenausbildung nicht unbedingt vermittelt wurden. Dennoch ist diese Ausbildung hierfür eine bessere Voraussetzung als die von Volks- oder Betriebswirten. Schließlich führt der Architekt in einer ganzheitlichen Betrachtung die Gewerke zusammen, die in den neuen Arbeitswelten zu einem intelligenten System aus Raum, Technologie und Organisation kombiniert werden – mit dem arbeitenden Menschen im Fokus.

Pluspunkte für Nutzer

Aktuelle Kriterien für die 

• Flexibilisierung der Größen von Miet­einheiten für gute Expansions- und Exit-­Strategien sowie Drittverwendungsfähigkeit

• Möglichkeit der Schaffung von Haus-in-Haus Lösungen bei sinnvoller Organisation der Brandabschnitte (400-m²-Regel). Dabei sollte die Haustechnik (Elektro, Lüftung/ Kühlung) auf kleinstmögliche Mietbereiche ausgelegt werden.

• 14 bis 15 Meter Gebäudetiefe für eine dreibündige Nutzung und differenzierte Raum­szenarien. Bei größeren Etagen interne ­Verbindungstreppen ermöglichen.

• Zu öffnende Fenster auch im Hochhausbau einplanen.

• Vorhaltung ausreichend dimensionierter Leerschächte für nachzurüstende Technik des Mieters (intensivste Nutzer sind hier Banken)

• Partielle Erhöhung der Bodenlasten, um Bibliotheken und Rollregale in den Büro­flächen zu ermöglichen (Juristen und ­Wirtschaftsprüfer konzentrieren Akten und Bibliotheken zunehmend).

• Flexibilität in der Raumnutzung, Konferenzräume mit flexiblen Wänden, Systemtrennwänden, Teppichfliesen und moderner Gebäudeleittechnik

• Ausstattung der Kantine als Besprechungsbereich, um diese über den ganzen Tag nutzbar zu machen („Meet & Eat“-Konzept).

• Nachhaltige Gebäudekonzepte mit individuell auszuwertender Regeltechnik

Dr. Roman Wagner studierte Architektur, ist Mitglied des Immobi­lienverbands RICS und leitet den Bereich „Strategic Architecture“ des Beratungsunternehmens Jones Lang LaSalle in Frankfurt.