VOF: Haben kleine Büros keine Chance?

V O F = „Platzverweis“ für junge und kleine Architekturbüros !

Zum Ursprung:

Mit der Anwendungsverpflichtung für öffentliche Auftraggeber nach § 98 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung GWB und der Vergabeverordnung (VgV) ist die Anwendung der Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) für die Vergabe von freiberuflichen Dienstleistungen und damit auch für Architektenleitungen oberhalb der EU- Schwellenwerte seit 1998 bindend.

In der VOF Ausgabe 2009 unter § 2 Grundsätze heißt es:

(2) „ Die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren sind gleich zu behandeln“

(4) „ Kleinere Büroorganisationen und Berufsanfänger sollen angemessen beteiligt werden“.

Zur Situation:

In den letzten Jahren hat sich für Architekten spürbar das Auftragsvergabeverhalten der öffentlichen Auftraggeber verändert. Trotz bisweilen vorhandener innerer Widerstände gegenüber VOF-Vergabeverfahren statt der bisher sehr durch Vertrauen und Zuversicht geprägten Direktvergaben beugt sich der öffentliche Auftraggeber zunehmend den europaweit vorgeschriebenen, regulierten Vergaben.

Ein Anruf beim Architekten des Vertrauens genügt nicht mehr, um Planungsarbeit zu delegieren, sondern aufwendige, zeit- und kostenträchtige Vergabeverfahren, oft mit externer Unterstützung durch spezialisierte Verfahrensbetreuer durchgeführt, stehen an. Die gängigen 2- stufigen Vergabeverfahren müssen dabei in allen Phasen korrekt durchgeführt und dokumentiert werden. Alle Entscheidungen sind zu begründen und sollten möglichen Beschwerden bei der Vergabekammer standhalten. Diese Auswahlprozesse fordern eine absolut anspruchsvolle Vorgehensweise, um stichhaltige und qualifizierte Vergabeentscheidungen zu fällen.

Zur Verfahrenspraxis 1. Phase, Auswahl der Bewerber:

Damit diese Vergabeverfahren überhaupt einigermaßen korrekt anwendbar sind, hat sich bundesweit die Taktik der Auftraggeber durchgesetzt, für die 1. Phase der 2- stufigen Verfahrens absolut hohe Eignungsmerkmale bei den Bewerbern abzufordern, die es ihm ermöglicht, von u.U. 50- 100 Bewerbern schnell 90- 95 % auszusieben, damit nur noch 4- 6 Bewerber in der 2. Phasen des Verhandlungsverfahrens verbleiben.

Kriterien für den Verbleib im Verfahren sind u.a.:

• hohe Deckungssummen der Haftpflichtversicherung,
• hohe Umsatzzahlen für entsprechende Dienstleistungen,
• Liste über umfassende Leistungen für öffentliche Auftraggeber in den letzten 3 Jahren, beglaubigt durch die AG,
• Angaben über umfassende, fachliche Qualifizierungen der Projektbearbeiter im Bewerberbüro,
• hohe Anzahl von qualifizierten und permanent fortgebildeten Beschäftigten in den letzten 3 Jahren,
• z.T. verpflichtende Vorgaben zur Verwendung spezieller Ausschreibungs- und CAD- Programme des AG‘s,
• Angaben über ein hochentwickeltes Qualitätsmanagement zur Sicherung von Qualitäten, Kosten, Terminen u.v.m.,
• Angaben von Sprachkenntnissen,
• Nachweise über Erfahrungen zur Anwendung relevanter Rechts- und Verwaltungsvorschriften,
• Nachweise von thematisch, quantitativ und qualitativ absolut vergleichbaren Referenzobjekten für öffentliche Auftraggeber mit gleichem Leistungsbild,
• Nachweise von minimal 2 bis maximal 6 Referenzen, aktuell aus den letzten 3- 6 Jahren, z.T. mit intelligenten energetischen und nachhaltigen Konzepten, vorzugsweise mit Zertifikat,
• Nachweise absolut „maßgeschneiderter“ Referenzen, die möglichst nur von einem Bewerber erfüllt werden können.

Dieses ist nur eine kleine Auswahl von Kriterien, die keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben und die sich ohne große Anstrengung durch weitere reale Beispiele ergänzen lassen.

Auftraggeber und Verfahrensbetreuer sind da mittlerweile sehr kreativ geworden, um die Auswahlprozesse in der 1. Phase des Verfahrens überschaubar und effektiv durch ein fein differenziertes Ausschlussrepertoire zu gestalten.

Zur Verfahrenspraxis 2. Phase, Verhandlungsverfahren:

Nachdem die 1. Phase mit der formalen Prüfung fehlender Ausschlussgründe gem. § 4 VOF und der Prüfung der Eignung gem. § 5 VOF einschl. einer (unzulässigen?) Wertung architektonischer Qualitäten von Referenzen abgeschlossen ist, werden in der Regel 4- 6 Bewerber zur 2. Phase in das Verhandlungsverfahren eingeladen.

Sollte trotz strenger Auslese die Anzahl der Bewerber für das anschließende Verhandlungsverfahren noch zu hoch sein, bietet die VOF eine Auslosung unter den verbleibenden Teilnehmern an. Diese Möglichkeit erleichtert dem Auftraggeber die Auswahl und ist letztlich für alle Bewerber eine faire Lösung. Leider wird diese legitime Art der Auswahl eher selten angewendet.

Bei Verhandlungsverfahren ohne Planungswettbewerb wird über die Anwendung sehr interpretierbarer, „weicher“ Kriterien versucht, die Auswahl eines Auftragnehmers nachweislich qualifiziert durchzuführen. Im §11 der VOF werden die Entscheidungskriterien umschrieben mit

• Qualität,
• fachlicher oder technischer Wert,
• Ästhetik,
• Zweckmäßigkeit,
• Umwelteigenschaften,
• Kundendienst und technische Hilfe,
• Leistungszeitpunkt, Ausführungszeitraum und –frist,
• Preis/ Honorar

Wenn man diesen Kriterienkatalog so liest, könnte man eher an Produzenten von Waschmaschinen denken und nicht die Arbeit von Architekten. Eine Vergabeentscheidung unter Berücksichtigung derartig unangemessener Kriterien qualifiziert und fair herbeiführen zu können, scheint so gut wie unmöglich zu sein.

Weiter sollten Verhandlungen über das Honorar bei respektvoller und für öffentliche Auftraggeber absolut bindender Anwendung der HOAI für den Architekten gem. Standesrechten und –pflichten nicht zulässig sein. Werden hier die Architektenkollegen zu Angeboten unterhalb der Mindestsätze verführt? Ich gehe davon aus, dass hier besonders „schlanke“ Honorarlösungen gerne doch von einigen Kollegen mit in die Verhandlung eingebracht werden, um zu punkten. Solidarität unter Kollegen ist in dieser Phase nicht sonderlich gefragt.

Bei Verhandlungsverfahren mit Planungswettbewerb regelt sich das weitere Verfahren nach „veröffentlichten einheitlichen Regelungen“, fast überall sind es derzeit die sogenannten Richtlinien für Planungswettbewerbe (RPW). Ob dem Votum des Preisgerichts in Form eines Auftrages an den 1. Preisträger entsprochen wird oder nachfolgend noch ein VOF Verhandlungsverfahren „nachgeschoben“ wird, ist in der Praxis bisher noch sehr uneinheitlich.

Dass mit allen Preisträgern hinterher noch verhandelt werden muss, erscheint mir verfahrensmäßig völlig überzogen und inhaltlich absurd! Dies kann der Auftraggeber nach VOF nur vermeiden, in dem er sich von vornherein verpflichtet, nicht einen der Preisträger, sondern den ersten Preisträger zu beauftragen.

Zur Konsequenz:

Die Zielgruppe der Vergabeverfahren oberhalb des Schwellenwertes ohne Planungswettbewerb unter den Architekten sind eindeutig die mittelgroßen bis großen Büros. Nur diese sind in der Lage, im Auswahlverfahren mit u.a. hohen Umsätzen, großen Mitarbeiterzahlen, Serviceangeboten mit einem „rund-um-sorglos-Paket“, Sicherheit und maßgeschneiderten Referenzen nicht zu groß und aber auch nicht zu klein zu punkten.
Ein-Personen-, junge und kleine Büros, die immerhin fast 80 Prozent der Architekten in unserem Land stellen, sind in derartig strukturierten Vergabeverfahren chancenlos und nahezu ausgeschlossen. Die Forderung nach vielen vergleichbaren, aktuellen Referenzen und vollem Leistungsbild, hohe Umsatz- und Mitarbeiterzahlen grenzt die kleinen und jungen Büros bewusst aus, da jene diesen Anforderungen nicht nachkommen können. Diese Aussage ist durch exemplarische Auswertungen von Vergabe- verfahren nachweisbar.

Was im Bewerbungsverfahren überlebt muss groß sein, denn nur was groß ist bedeutet erfolgreich und nur erfolgreich ist gut!

Dass junge und kleine Büros auch erfolgreich und gut, manchmal für die Bauaufgabe und den Auftraggeber auch besser sein können, wird faktisch als Möglichkeit ausgeschlossen.

Zum Überleben bleiben ihnen immerhin noch die kleinen Planungsaufgaben unterhalb des Schwellen- wertes, die ein öffentlicher Auftraggeber ja noch direkt vergeben darf. Aber selbstverständlich ist das auch noch die „Spielwiese“ der großen Büros, die diese Aufträge für das „abgerundete Portfolio“ benötigen und auch mal einen kleinen Sanierungsauftrag gnädiger weise mitnehmen wollen.

Zum Fazit:

Damit sind die oben zitierten Grundsätze § 2 der VOF „die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren sind gleich zu behandeln“ und „kleine Büroorganisationen und Berufsanfänger sind angemessen zu beteiligen“ in den zurückliegenden 2- stufigen Vergabeverfahren bundesweit spürbar nicht umgesetzt. Kleine und junge Büros sind völlig chancenlos in den Verfahren, es sei denn, sie werden kontrolliert zu einem bestimmten Prozentsatz zum Verhandlungsverfahren zugelost. Zyniker sprechen in diesem Zusammenhang sogar über „Berufsverbot“ für junge und kleine Büros!
In der Hamburgischen Architektenkammer hat sich vor dem Hintergrund dieser „Marktsituation“ ein Arbeitskreis gebildet, der derzeit das Gespräch mit einem größeren öffentlichen Auftraggeber führt, um durch Veränderungen in der Vergabepraxis zukünftig die bisher ausgegrenzte Gruppe der kleinen und jungen Architektenbüros angemessen und mit Chancen versehen zu beteiligen.

Bundesweit besteht dringend die Notwendigkeit, die Bestimmungen der VOF zur Vergabe von Architektenleistungen oberhalb des Schwellenwertes im Sinne einer gesicherten Beteiligung kleiner und junger Büros an Vergabeverhandlungen zu verändern.

Ich appelliere hiermit an den Vorstand der Bundesarchitektenkammern, sich mit großem Nachdruck dieses Themas anzunehmen, um damit u.a. die wirtschaftliche Basis der Mehrzahl der freischaffenden Architekten zukünftig zu sichern.

Rainer Wischhusen Architekt + Stadtplaner, Hamburg.