Baudokumentation per App: die Baustelle mobil kontrollieren

Dieser Beitrag ist in gekürzter Form unter dem Titel „Die Baustelle mobil managen“ im Deutschen Architektenblatt 04.2021 erschienen. Am Ende finden Sie einen ausführlichen Produktvergleich in Tabellenform und fünf Expertentipps.

Von Marian Behaneck

Die Dokumentation des Bauablaufs wird immer wichtiger. Kommt es bei der Bauausführung zu Mängeln, können Planer eventuellen Haftungsforderungen nur dann erfolgreich begegnen, wenn sie Baustellenaktivitäten möglichst lückenlos dokumentiert haben. Wer statt Bleistift und Papier eine Smartphone- oder Tablet-App einsetzt, kann den Aufwand erheblich reduzieren.

Baudokumentation vor Ort statt hinterher berichten

Mit dem Smartphone oder Tablet werden die Vor-Ort-Informationen per Foto und Textkommentar digital erfasst, im Plan verortet, betroffenen Projektpartnern zugeordnet und über einen Verteiler als PDF-Bericht versandt. Das erübrigt ein nachträgliches Eintippen, Sortieren, Zuordnen und Versenden handschriftlich erfasster Notizen. Eingabeassistenten, selbsterklärende Eingabefenster, strukturierte Abfragen und vorgefertigte Textbausteine vereinfachen die Erfassung und sorgen dafür, dass man nichts vergisst. Neben Baustellenfotos lassen sich auch gescannte Pläne, LVs oder andere Dokumente einbinden, häufig auch Sprachnotizen oder Videos. Fotos können in einfacher Form bearbeitet (Drehen, Größe oder Ausschnitt ändern etc.) und mit Hinweispfeilen, Maßen oder Kommentaren ergänzt werden. Wertet die App GPS-Daten aus, weiß man sofort, welches Foto an welcher Stelle aufgenommen wurde.

Bautagesberichte, Mängelprotokolle und Mahnungen erstellen

Aus den erfassten Daten lassen sich Bautagesberichte, Mängelprotokolle oder Mahnungen generieren und per E-Mail versenden. Layout-Vorlagen, die man individuell anpassen kann, geben dem jeweiligen Bericht das passende Aussehen. Fristen werden über einen Terminkalender überwacht. Da ebenso rechtliche Aspekte zu beachten sind, unterstützen die Apps ihre Anwender auch beim Erstellen rechtssicherer Anschreiben oder bei der Fristenverfolgung gemäß VOB.

Baudokumentation ist kein Selbstzweck

Damit Bauabläufe oder einzelne Montagearbeiten später nachvollzogen werden können, müssen wesentliche Leistungen, Lieferungen und Tätigkeiten sowie die jeweiligen Bedingungen möglichst vor Ort dokumentiert werden. Erfasst werden Wetterdaten, anwesende (Sub-)Unternehmen, ausgeführte Arbeiten, Materialeingänge, Mängel, Behinderungen, Nachträge und Änderungen, Ergebnisse von Besprechungen, Prüfungen und Aufmaße, besondere Vorkommnisse, persönliche Notizen und anderes mehr.

Baudokumentation wichtig bei Streit oder Ursachenforschung

Daraus entstehen digitale Baustellen-Dokumentationen, die bei Störungen des Bauablaufs, bei strittigen Fragen, Nachtragsforderungen oder bei der Ursachenforschung für Baumängel oder Terminverzögerungen entscheidende Hinweise liefern können. Die Dokumentationen dienen Planern aber auch als Nachweis bei der Rechnungsstellung oder als Grundlage für die Projektdokumentation gemäß Leistungsphase 8.

Wird kontinuierlich dokumentiert, entsteht zugleich sukzessive eine digitale As-Built-Informationsdatenbank, die für spätere Renovierungs-, Umbau- und Erweiterungsmaßnahmen oder für die Bewirtschaftung wertvolle Informationen zu verwendeten Materialien, Bauprodukten oder Änderungen gegenüber der ursprünglichen Planung liefert.

Statistische Auswertung der Baudokumentation

Cloudbasierte Lösungen bieten zusätzlich die Möglichkeit, auf der Baustelle erfasste Daten direkt auf einem plattform-, zeit- und ortsunabhängig zugänglichen Web-Server abzulegen. Zugriffsberechtigte Projektbeteiligte können damit für sie relevante und freigegebene Berichte jederzeit online einsehen, sich über den aktuellen Projektstand informieren und eigene Informationen beisteuern. Über eine Benutzer- und Rechteverwaltung kann der Administrator steuern, wer welche Anzeige-/Bearbeitungs- und Upload-/Downloadrechte erhält.

Werden die Daten statistisch projektübergreifend ausgewertet, können zudem wichtige Fragen, beispielsweise zur Dauer einer Mängelbehebung, zur Mängelanfälligkeit von Bauteilen und Leistungen oder zur Zuverlässigkeit ausführender Unternehmen beantwortet werden.

Breites Angebot für die Baudokumentation

Inzwischen gibt es ein breites Angebot von rund 50 digitalen Dokumentationslösungen für die Baustelle. Da jede Lösung ihre Schwerpunkte, Stärken und Schwächen hat, sollte man sich vorher überlegen, welche Funktionen man braucht. Einige Apps legen den Fokus auf die Erstellung von Bautagebüchern, andere auf die mobile Mängelerfassung und Verwaltung.

Integrierte Messengerfunktion

Die meisten Dokumentationslösungen sind allgemein einsetzbar, sowohl von Planern als auch von Handwerkern, andere sind beispielsweise auf die Brandschutzdokumentation spezialisiert. Einige wenige Apps, wie Hero Doku oder MemoMeister, verfügen über eine integrierte Messenger-Funktion und ermöglichen damit zusätzlich eine schnelle, unkomplizierte und dokumentierte Kommunikation mit Projektbeteiligten.

Kauf-Software oder SaaS-Lösung

Die Software-Konzepte sind unterschiedlich: Kaufprogramme bestehen entweder nur aus einer lokal installierten PC-Software („On Premises“) oder einer Kombination mit einer mobilen Android- oder iOS-App für die Vor-Ort-Erfassung, was eine gelegentliche Datensynchronisation voraussetzt. SaaS-Lösungen (Software as a Service) sind plattformunabhängig und müssen weder aktualisiert noch synchronisiert werden, da das Programm samt Daten stets aktuell von einem externen Cloud-Server abgerufen wird. Dafür werden monatliche Nutzungsgebühren fällig.

Preise für Lizenz oder Abo

Einige Programme bieten eine kostenfreie Basisversion (z. B. die Apps Bautagebuch Mobile oder Hero Free). Die Preise für Kaufprogramme reichen von 100 bis 1.000 Euro und mehr pro Lizenz oder 25 bis 90 Euro und mehr pro Benutzer und Monat für SaaS-Lösungen, je nach Leistungsumfang. Hinzu kommen gegebenenfalls einmalige oder laufende Zusatzkosten für Wartungsverträge (Kaufsoftware) respektive die Einrichtung oder Server-Nutzung (SaaS-Software). Bei SaaS-Verträgen sind Mindestlaufzeiten und Kündigungsfristen zu beachten.

Spracheingabe

Nicht nur konzeptionell, sondern auch funktional gibt es Unterschiede: So verfügen etwa nur wenige Apps über eine Spracheingabe, bei der Sprachnotizen beispielsweise per Google Docs oder andere Dienste direkt in Text umgewandelt werden (z. B. BauMaster, IdeeGo oder Pro-Report).

Baufehler unterscheiden können

Auch können nicht alle zwischen Planungs-, Material- und Ausführungsfehlern unterscheiden oder Fotos im Plan verorten. Entscheidend ist aber, welche Funktionen und Automatismen es für die an die Vor-Ort-Erfassung anschließende Weiterbearbeitung, Verwaltung und Auswertung gibt, denn hier kann die Software dem Anwender viel Arbeit abnehmen.

Schnittstellen zu Büro-Software oder zu BIM

Sind Bautagebuch- oder Mängelmanagement-Funktionen in eine vorhandene Bürosoftware integriert oder sind Schnittstellen für eine Datenübernahme/-übergabe von Adress- oder Termindaten etc. vorhanden, lassen sich die Büroprozesse weiter rationalisieren. AVA-, BMSP- oder PKMS-Software mit entsprechenden Bautagebuch- oder Mängelmanagement-Funktionen, wie beispielsweise AVA.­Relax, BauProCheck, BIM 360, BuildUp, PoolarProject, ProjektPro oder ThinkProject, bieten hier Vorteile. Wer bereits nach der BIM-Methode plant, sollte auf BIM-Schnittstellen und eine BIM-Modelleinbindung achten, die einige Apps, wie zum Beispiel DocuTools, PlanRadar oder Pro-Report, in unterschiedlichem Umfang anbieten.

Datenschutz bei Saas-Software

Wichtig bei mobilen App- respektive Cloud-Lösungen ist, dass sie auch offline funktionieren. Mit SaaS-Anbietern sollte man einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß DSGVO abschließen. Für Anwender, die ihre vertraulichen Büro- und Projektdaten nicht auf externen Servern speichern wollen, bieten einige SaaS-Anbieter alternativ auch eine lokale Datenhaltung an.

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Apps für die Baudokumentation: Tabellarischer Vergleich und Geheimtipps vom Experten

Unser Bausoftware-Experte hat 15 Produkte nach diversen Kritereien in einer Tabelle verglichen. Sie alle erfüllen ihren Zweck. Die folgenden Programme fallen darüber hinaus durch einige Besonderheiten auf:

Capmo (Capmo)

.. ist eine All-in-one SaaS-Lösung, die neben der Baudokumentation auch Nachtrags-, Gewährleistungsmanagement, Zustands- und Leistungsfeststellungen sowie eine Bauzeitenplan-Funktion bietet und Projektpartner in die Dokumentation einbindet. .
Konzept: SaaS, Daten auf externem Server
Funktionen: Bautagebuch, Mängelerfassung, Brandschutz, SiGeKo, Projektdokumentation, Nachtrags-/Gewährleistungsmanagement, Bauzeitenplan, Partnereinbindung
Preis: auf Anfrage

BauDoc (Skill Software)

… ist ebenfalls webbasiert, kann aber auch lokal installiert werden. Neben Baustellen lassen sich Gebäude und Technische Anlagen mit individualisierbaren Checklisten dokumentieren. Auch eine Verortung im BIM-Modell ist möglich.
Konzept: SaaS oder On Premises (PC-basiert), Daten lokal oder auf externem Server
Funktionen: Bautagebuch, Mängelerfassung, Brandschutz, SiGeKo, Projektdokumentation, FM, Instandhaltung, QM, Massenerfassung
Preis: 2.180 Euro oder 90 Euro/Monat

Bautagebuch (Weise Software)

… ist eine PC-basierte On Premises-Lösung mit gutem Preis-/Leistungsverhältnis mit allen wichtigen Dokumentationsfunktionen. Anhand von Profilen lässt sich die Software individuell für die jeweilige Zielgruppe anpassen.
Konzept: On Premises, Daten lokal oder auf externem Server
Funktionen: Bautagebuch, Mängelerfassung
Preis: 249 Euro

Planradar (Planradar)

… nutzt alle Vorteile einer Webanwendung und bindet auch alle ausführenden Unternehmen ohne Zusatzkosten mit ein. Individualisierbare Funktionen ermöglichen flexible Anwendungen über den gesamten Gebäude-Lebenszyklus hinweg.
Konzept: SaaS, Daten auf externem Server
Funktionen: Bautagebuch, Mängelerfassung, Brandschutz, SiGeKo, Projektdokumentation, Partnereinbindung
Preis: ab 29,- Euro/Monat

Pro-Report (Gripsware)

… ist ebenfalls eine PC-/App-Kombilösung für das digitale Bautagebuch sowie für Mängelmanagement, Gutachten und SiGeKo. Der Funktionsumfang ist konsequent praxisorientiert und enthält beispielsweise eine praktische mobile Spracheingabe.
Konzept: On Premises, Daten lokal oder auf externem Server
Funktionen: Bautagebuch, Mängelerfassung, Brandschutz, SiGeKo, Projektdokumentation, Gutachten
Preis: 1.690 Euro

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Marian Behaneck ist freier Fachjournalist in Jockgrim (Pfalz)