Dieser Beitrag ist in leicht gekürzter Fassung unter dem Titel „Zeitgemäß aufgerüstet“ im Deutschen Architektenblatt 10.2021 erschienen. Am Ende des Beitrag finden Sie einen tabellarischen Produktvergleich von 20 BMSP-Software-Produkten nach Funktionen, Schnittstellen und Preis.
Von Marian Behaneck
Büro- und Management-Software für Planungsbüros (BMSP) unterstützt Büroinhaber bei der Erledigung von betriebswirtschaftlichen, organisatorischen und administrativen Aufgaben ebenso wie bei der Projektplanung und -realisierung. Neue Impulse erhält diese Software-Kategorie durch die gestiegenen Anforderungen an die Mobilität und Flexibilität, an die interne und externe Kommunikation, an den Datenschutz, die digitale Buchführung oder Rechnungsstellung.
Cycot OM: Zentrale Datenhaltung
Cycot OM unterstützt Planer bei der Zeiterfassung, Abwesenheitsplanung, Kontaktverwaltung, bei Honorarverträgen und Honorarabrechnungen, der Kostenkontrolle und Dokumentenverwaltung sowie bei der Planverwaltung und beim Versand. Im Gegensatz zu Office-Programmen werden in Cycot OM alle Informationen in einer Datenbank gespeichert. Das erlaubt eine zentrale Erfassung, Ablage und logische Verknüpfung von Informationen. Transparenz und eine einfache und schnelle Berichterstellung stehen im Fokus der Software. Für Anwender der CAD- und BIM-Software Allplan wird eine Schnittstelle für die Planverwaltung angeboten.
HOAI-Pro: Aktualisierte Honorarberechnung
Mit der neuen Version 2021 von „HOAI-Pro“ offeriert Weise Software ein Honorarberechnungsprogramm, das bereits alle Neuerungen der am 1. Januar 2021 in Kraft getretenen HOAI 2021 berücksichtigt. Darüber hinaus wurde das Programm um die aktualisierten Honorartafeln des neuen Siemon-Gutachtens erweitert. Damit können Planer Kostensteigerungen und gestiegene Anforderungen an die Planung, wie größere Planungskomplexität, zeitaufwendigere Abstimmungen, mehr Aufwand durch neue Gesetzgebungen, bei ihren Angeboten und Rechnungen besser berücksichtigen und Honorare erzielen, die den tatsächlichen Aufwand widerspiegeln.
isyControl: E-Rechnung mit XRechnung
Seit dem 27. November 2020 müssen Rechnungen mit einem Betrag über 1.000 Euro an Bund, Länder und Kommunen als E-Rechnung eingereicht werden – am besten im Datenformat XRechnung. Dabei wird die Rechnung als XML-Datei gespeichert und lässt sich so vom Rechnungsempfänger mit entsprechender Software maschinell lesen und prüfen. Die Büromanagement-Software „isyControl“ kann XRechnungen als XML-Datei erzeugen und auch umfangreiche und komplexe Rechnungen abbilden. Dabei werden in die XML-Datei der XRechnung nur die notwendigen Daten eingefügt und die eigentliche Rechnung im PDF-Format an die XRechnung angehängt. Damit ist die Rechnung E-Rechnungsgesetzkonform und kann vollumfänglich geprüft werden
Kobold Control: Stundenkonto-Übersicht
Die Projekt- und Controllingsoftware „Kobold Control“ ermittelt monatlich erfasste Mehrstunden aus dem Abgleich von berechneten Sollstunden und erfassten Projektstunden. Somit haben Mitarbeiter und Arbeitgeber einen kontinuierlichen Überblick über alle Überstunden. Erreichen diese eine gewisse Anzahl, können sie ausbezahlt werden oder Mitarbeiter können einen Freizeitausgleich beantragen. Das Programm informiert dabei Vorgesetzte automatisch, die entsprechenden Anträge zu prüfen und freizugeben oder abzulehnen. Der besseren Übersicht halber bildet die Software Abwesenheitszeiten aller Mitarbeiter und den aktuellen Antrag in einer Kalenderdarstellung ab. Mitarbeiter werden per E-Mail über die Bewilligung ihres Überstundenausgleichs informiert und zeitgleich wird das Stundenkonto aktualisiert.
Project Pro: Zeiten mobil erfassen
Mit der neu entwickelten mobilen App, die in die Büro- und Projektmanagement-Software „Projekt Pro 11“ integriert ist, lassen sich Arbeitszeiten einfacher erfassen. Die wahlweise mobil oder stationär am Desktop erfassten Arbeitszeiten werden zentral im Projekt-Pro-Controlling gespeichert, wo sie analysiert und weiterverarbeitet werden können. Die Oberfläche der App ist sowohl für Smartphones als auch Tablets optimiert. Die Aufteilung der App in die Bereiche Projektzeit, Arbeitszeit und Überblick sorgt für mehr Klarheit. Arbeitszeiten können kategorisiert und detailliert ausgewertet werden. Über freie Anmerkungen können Pausen vermerkt oder Abwesenheiten verwaltet werden. Statistiken informieren Projektleiter schneller über aktuelle Arbeitsdaten der Mitarbeiter sowie Projektstände.
Projo: New-Work-Cloudlösung
Die Arbeitsweise der Zukunft für die mittleren und größeren Planungsbüros zu definieren und neue Standards zu setzen, hat sich Projo zum Ziel gesetzt. So ist die BMSP-Cloudlösung jederzeit und überall nutzbar – im Büro, im Homeoffice, unterwegs oder auf der Baustelle. Gleichgültig welches Gerät man nutzt – ob PC, Mac, Tablet oder Smartphone – auf jedem internetfähigen Gerät kann Projo eingesetzt werden. Die Oberflächen sind reduziert und aufgeräumt, was ein intuitives, komfortables Arbeiten ermöglicht. Neben den klassischen BMSP-Funktionen wird zudem ein Projekt-Controlling, eine Liquiditäts-, Projekt- und Mitarbeiter-Einsatzplanung, inklusive Mitarbeiter-Auslastung angeboten.
RP-PRO: Ressourcen besser planen
Mit dem neuen Projektmanager von RP-PRO lassen sich Projekte und der Mitarbeitereinsatz zeitlich planen. Um den Aufwand für die Datenpflege zu minimieren, bietet die Software die Möglichkeit, ein ganzes Projekt mit einer einzigen Eingabe zu planen oder in beliebig viele einzelne Arbeitsschritte zu unterteilen – je nach vorhandenen Kapazitäten und Projekterfordernissen. Neben der zeitlichen Planung eines Projekts, können auch Mitarbeiter dem Projekt zugeteilt oder Budgets für die Leistungen festgelegt werden. Dabei kann man auf das Honorar-Modul von RP-PRO zurückgreifen. Mit der integrierten TAPI-Schnittstelle, einer Programmierschnittstelle für Telefonanwendungen, können mit RP-PRO automatisch aus dem Programm heraus Rufnummern gewählt oder bei eingehenden Anrufen Informationen über den Anrufer angezeigt werden
untermStrich: Mobil und flexibel
Mit untermStrich, dem webbasierten Organisations- und Managementwerkzeug können Planer von überall Projekte einsehen und verwalten. Projektdokumente sind jederzeit abrufbar, was die Kommunikation im Team verbessert. Die aktuelle Version bietet außerdem die Möglichkeit, Honorar-Rechnungen flexibel in der Datenbank zu verschieben und anzugleichen, falls sich Projektanforderungen geändert haben. Dadurch können Planer auf Verzögerungen oder Umplanungen von Projekten flexibel reagieren. Ein integriertes Nachforderungsmanagement unterstützt Planer dabei, dass Projekte auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht erfolgreich realisiert werden können.
Visuplus: DMS und ECM integriert
Die Büromanagementlösung von Visuplus passt sich modular an die Anforderungen von Ingenieuren und Architekten an. Mit der Integration von GoBD- und DSGVO-konformen Dokumentenmanagementfunktionen können Anwender ihre vorhandene Verzeichnisstruktur abbilden und somit Unterlagen schneller wiederfinden. Unternehmensspezifische Auswertungen können zeitversetzt als PDF, XLS oder DOC verteilt werden. So bekommt zum Beispiel ein Projektteam seine Auswertung punktgenau zur Besprechung zugestellt. Durch eine integrierte Kontakthistorie sind alle Informationen zum Projekt oder zu Partnerunternehmen nachvollziehbar. Kumulierte Projektabrechnungen nach HOAI 2021 sind ebenso möglich wie eine mobile Datenerfassung und -abfrage.
Buildup 24: Ressourcen optimal einsetzen
Zu den Neuerungen von „Buildup 24“ gehört unter anderem eine grafische Ressourcenplanung, die sowohl eine Optimierung des Mitarbeitereinsatzes ermöglicht, als auch deren Auslastung im Blick behält. Kommt es im Projektverlauf zu einer Überbelastung, wird der entsprechende Monat erst orange und anschließend rot eingefärbt. Durch Anklicken des Eintrags erhält man eine genaue Übersicht über die für den Mitarbeiter geplanten Stunden. Eine neue XRechnung-Schnittstelle ermöglicht die maschinell auswertbare HOAI-Rechnungsübermittlung. Zusätzlich wird in jede XRechnung eine PDF-Rechnung eingebettet und auch andere Dateien, etwa Stundenzettel, können integriert werden.
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Tabellarischer Vergleich von BMSP-Software
20 Produkte verglichen nach Funktionen, Schnittstellen, Preis und vielem mehr.
Weitere BMSP-Lösungen und Anbieter
Ohne Anspruch auf Vollständigkeit
ABACUS allprojects (www.allprojects.de), ABK (www.abk.at), Acclaro (www.acclaro.de), BauProCheck (www.bauprocheck.de), Buildup (www.bauer-software.de), Büro[+] (www.ocm-software.de), DocuWork (www.dokuwork.de), GBIS.Net (www.abp-software.de), GRIFF (www.technosoft-deutschland.de), InLoox (www.inloox.de), Merlin Project (www.projectwizards.net), Newforma Project Center (www.newforma.de), OfficeWare Projekt (www.officeware.de), Okapi4all (www.okapi4all.de), PlanToBuild (www.plantobuild.online), Poweproject (www.elecosoft.de/powerproject), pre² – Visual Management (www.pre2.de), SDR-Optimus (www.sdr.at), SMART (www.software-fs.de), Sta*Ware Business-Navigator (www.staware.de), Wiko (www.wiko.de), ZT-Office (www.mursoft.at)
Weitere BMSP-Infos
- Deutscher Verband Projektmanager Bau- und Immobilienwirtschaft
- Gesellschaft für Projektmanagement
- PeP-7-Praxisinitiative und ‑Kennzahlen
- Marktübersicht Projektmanagement-Software
- Fachmagazin „Projektmanagement Aktuell“
- Fachmagazin „projektmagazin“
BMSP-Literatur
- Kunick, D: Büromanagement-Software für Planer am Bau. Der Praxis-Check 2017 (Download), aus: PBP Planungsbüro professionell, Sonderausgabe, IWW Institut für Wissen in der Wirtschaft, Würzburg 2017
- Goldammer, D.: Betriebswirtschaft für Architekten und Bauingenieure: Erfolgreiche Unternehmensführung im Planungsbüro, Springer Verlag, Heidelberg 2017
- Kochendörfer, B./Liebchen, J.H./Viering, M.G.: Bau-Projektmanagement, Grundlagen und Vorgehensweisen, Vieweg+Teubner, Wiesbaden 2018, Vorschau:
Marian Behaneck ist freier Fachjournalist in Jockgrim (Pfalz)
