Um aus komplexen Listen eine korrekte E-Rechnung zu erstellen, braucht es eine gute Software.
Walter Riemenschneider
Anlässlich der E-Rechnungspflicht ab 2025 (hier unser großer Ratgeber dazu) haben viele Planungsbüros ihre Rechnungsprozesse bereits umgestellt. Auch in vielen Büromanagement-Softwares für Planungsbüros (BMSP) und einigen AVA-Programmen sind E-Rechnungsfunktionen bereits integriert oder in Vorbereitung. Wie weit bestimmte Software-Hersteller mit der Digitalisierung und Automatisierung von Rechnungsprozessen sind, geben die folgenden, redaktionell gekürzten Statements wieder.
G&W Software: CaliforniaX
Jörg Butt, Produktmanagement:
„Viele AVA-Hersteller stehen bei der E-Rechnungsprüfung noch am Anfang, da AVA-Systeme keine Rechnungen wie eine Finanzbuchhaltung verarbeiten, sondern als Prüfinstanz agieren. Diese Rolle ist im digitalen Prozess der E-Rechnung noch nicht ausreichend beschrieben. G&W Software sieht die Umsetzung digitaler Bauprozesse als wichtige Aufgabe und hat einen kostenfreien Invoice-Viewer als Web-Applikation veröffentlicht.
Wichtig für den Prüfprozess von Baurechnungen ist die Möglichkeit, eingebettete Aufmaßdateien wie eine GAEB X31 zu extrahieren und in einem AVA-System zu nutzen. Kunden erhalten die neuen Funktionen mit unserer AVA-Software CaliforniaX 25. Der Prüfprozess von E-Rechnungen wird auch ein wichtiges Thema auf der BAU 2025 in München sein.“
Von G&W gibt es ein kostenloses Tool zur Rechnungsansicht als Web-Anwendung.
G&W Software
Cosoba: AVArelax
Peter Meisberger, Vertrieb:
„Unsere AVA-Software AVA.relax kann XRechnungen erzeugen, exportieren und importieren, inklusive aller zulässigen Anhänge. Es werden beim Export, wie auch beim Import sowohl UBL als auch CII unterstützt. Von der Vorauszahlung, bis zur Schlusszahlung sind alle Rechnungsarten in AVA.relax enthalten. Selbstverständlich können die Daten auch als GAEB X89 exportiert und importiert werden. Für die Mengen stehen GAEB DA11 und X31 zur Verfügung. Die XRechnung ist in AVA.relax vollständig implementiert, sodass auch eine formale und inhaltliche Rechnungsprüfung möglich ist.“
AVArelax kann XRechnungen erzeugen, exportieren und improtieren.
Cosoba
Bauer Software: Buildup
Jürgen Bauer, Geschäftsführung:
„Wir bieten mit unserer aktuellen Version 28 der BMSP-Software Buildup die Möglichkeit, E-Rechnungen im Modul Buildup honorarabrechnung zu erstellen. Die kommende Version 29 bietet zusätzlich die Möglichkeit, externe elektronische Rechnungen im Modul Buildup kostenkontrolle einzulesen. Dabei werden Inhalte und hinterlegte Positionen, inklusive Zu- und Abschlägen übernommen. Das ursprüngliche Dokument wird im eigenen Dokumenten-Management-System abgelegt. Über einen integrierten E-Rechnungsviewer kann die Datei, inklusive eingebetteter Dokumente angezeigt werden.
Im Hinblick auf eine „automatisierte Rechnungsprüfung“ wird unseres Erachtens derzeit noch zu stark an den alten Gegebenheiten der Bauabrechnung festgehalten. Im Rahmen einer Internationalisierung müssten einige „Zöpfe“ abgeschnitten werden. Dazu zählen deutsche Spezialitäten wie Skonto, kumulative Rechnungsstellung und Nachversteuerung bei einer Änderung der Umsatzsteuer.“
Mit Buildup können E-Rechnungen erstellt und eingelesen werden. Ein integrierter Viewer macht sie menschenlesbar.
Bauer Software
Orca Software: Orca AVA
Christine Buschoff, Digital Marketing, PR:
„Für Eingangsrechnungen von Auftragnehmern über Bauleistungen, die für den Auftraggeber zu prüfen sind, sehen wir längerfristig das GAEB X89B als vielversprechende Lösung, um geforderte RBU (rechnungsbedingte Unterlagen) digital mitzuführen. Für die kommende Version 27 (Beta-Version) unserer AVA-Software Orca AVA, ist als erster Schritt geplant, eine E-Rechnung im Format UBL/ZUGFeRD einzulesen. Die automatisierte Verarbeitung kann nach Etablierung des GAEB X89B-Formates folgen. Die digitale Lücke zum Abgleich der E-Rechnung mit den zur Zahlung freigegebenen Aufmaßen wäre mit der Etablierung des GAEB X89B Formates geschlossen und eine Automatisierung möglich.
Das E-Rechnungsformat bedient in der aktuellen Fassung keine kumulierte Rechnungsstellung (Teil-/Schlussrechnung) – auch diese Erweiterung sehen wir als Voraussetzung zur Automatisierung des Workflows an.“
Weise Software: Weise Control
Steffen Büder, Geschäftsführung:
„Die Büro- und Projektmanagement-Software Weise Control kann E-Rechnungen bereits seit 2020 erstellen. Mit der aktuellen Version 2025 können E-Rechnungen in den normkonformen, strukturierten und maschinenlesbarem Formaten XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X (französischer Standard) jetzt auch empfangen, angezeigt und verarbeitet werden. Zudem vereinfacht Weise-Control in Verbindung mit dem optionalen Modul HOAI/GoBD auch eine revisionssichere Rechnungsablage und Archivierung von E-Rechnungen nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).“
Wer nur Grundfunktionen der E-Rechnung benötigt, kann auch kostengünstige Basislösungen mieten oder kaufen, wie zum Beispiel „E-Rechnung 2025“ von Weise Software.
Weise Software
RIB Software: RIB iTWO
Rainer Diehl, Produktmanager:
„Seit 2020 unterstützt unsere AVA- und Bauprojektmanagement-Software RIB iTWO den Export und Import des Formats XRechnung für Architekten und Ingenieure als Prüfende in der Objektüberwachung. GAEB X89- und X98b-Dateien können in die XRechnung eingebettet werden, um beim Import Rechnungsmengen auf Positionsebene zu erhalten. Aufmaßinformationen für die Rechnungsprüfung können als DA11- oder X31-Dateien beigefügt werden. Ein in RIB iTWO und in die Plattform RIB eVergabe integrierter Viewer stellt XRechnungen menschenlesbar dar. Der Im- und Export des ZUGFeRD-Formats ist für RIB iTWO aktuell nicht vorgesehen.
Da es derzeit nicht möglich ist, hierarchisch aufgebaute Rechnungen mit einer Vielzahl von Positionen oder Abschlagsrechnungen als XRechnung sauber abzubilden und darauf entfallende Umsatzsteuerbeträge korrekt zuzuordnen, sieht das Bundesministerium für Finanzen speziell für die Baubranche eine Übergangsfrist von drei Jahren vor, in der Zusatzinformationen weiterhin als Anlage beigefügt werden können. Hinsichtlich einer Automatisierung bei der Rechnungsprüfung bin ich überzeugt, dass die Praxis Ideen und Ansätze für neue Prozesse liefern wird. Eine durchgängig digitale Rechnungsprüfung ist meines Erachtens im Bauwesen nur mit einem voll integrierten Aufmaß möglich.“
Cycot: Cycot OM
Corinna Voit, Marketing:
„Mit der neuen Version 2025 unserer BMSP-Software Cycot OM bieten wir eine GoBD-konforme Lösung, die eine digitalisierte Rechnungsstellung unterstützt. Ab Dezember 2024 können in Cycot OM Honorarrechnungen auch als elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) erstellt werden. Es können weiterhin HOAI-Abschlagsrechnungen oder Honorarrechnungen mit freier Honorarkalkulation erstellt werden. Zusätzlich erzeugt Cycot OM im Hintergrund eine maschinenlesbare Datei. Das ausgegebene Format entspricht der ZUGFeRD-Norm im Profil XRechnung, d.h., Cycot OM erstellt eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML-Datei. Damit kann die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch maschinell verarbeitet werden. Damit lassen sich Rechnungsprozesse vollständig digital abwickeln.“
Projo
Ulrike Schneider, Communication + Events:
„Momentan können Projo-Anwender E-Rechnungen im Datenformat XRechnung verschicken, jedoch nicht erhalten. Projo unterstützt dabei alle Rechnungsarten, die in Planungsbüros vorkommen, inklusive sämtlicher PDF-Anhänge: Abschlags-, Einzel-, Teilschluss- und Schlussrechnungen. Die Projo UserGroup hat sich zuletzt dafür ausgesprochen, Eingangs-E-Rechnungen lieber in einem SaaS-Buchhaltungssystem, wie zum Beispiel DATEV Unternehmen Online oder Candis einzulesen und zu erfassen, um sie dann mit Projo auszulesen. Projo prüft zudem auch den umgekehrten Weg: die Erfassung, Anzeige sowie Prüfung der Eingangs-E-Rechnung direkt in Projo und die anschließende automatisierte Weitergabe des digitalen Belegs an SaaS-Buchhaltungssysteme.“
Mit Projo können auch Abschlagsrechnungen als XRechnung versendet werden.
Projo
Nova Building IT: Nova AVA
Felix Grau, Geschäftsführung:
„Im Bereich der Bauleistungsabrechnung liegt der Fokus unserer AVA-Cloudlösung Nova AVA auf dem Teilprozess Aufmaß, Leistungsnachweis, Gegenprüfung und Freigabe oder Rückverweisung und Ablehnung. Die Digitalisierung dieses Teilprozesses ermöglicht größere Produktivitätssteigerungen im Vergleich zum eigentlichen Rechnungshandling, das im Buchhaltungs- oder ERP-System des Bauherrn abläuft. Das elektronische Rechnungsformat ändert zunächst nichts an den Abläufen.
Nova AVA bietet seit Jahren einen durchgängigen digitalen Prozess zur Erfassung und Einreichung von Aufmaßen und Leistungsnachweisen an. Auch für Nachträge gibt es so einen vollständig digitalen Prozess. Auf der Baustelle nutzen Auftragnehmer die kostenlose Nova Aufmaß App. Diese kommuniziert digital mit Nova AVA, wo die inhaltlichen Prüfungen, Statusänderungen und die gesamte Kommunikation mit dem Auftraggeber erfolgen. Nach der digitalen Prüfung der Leistungsnachweise findet die sachliche Rechnungsprüfung (Vergleich von Prüfrechnung und Auftragnehmerrechnung) statt.“
Softtech: Avanti
Andreas Haffa, Produktmanagement:
„Softtech unterstützt Planer in ihrer Rolle als Rechnungsprüfer im Rahmen der Objektüberwachung. Sowohl der Import als auch der Export von E-Rechnungen ist in der AVA-Software Avanti bereits teilautomatisiert. Beim Import werden die XML-Daten dem Anwender visualisiert. Ein vorgeschalteter Validator prüft, ob die E-Rechnung gültig ist. Geplant ist auch eine automatisierte Prüfung von Pflichtfeldern und Business-Regeln. Zukünftige Ansätze könnten eine positionsorientierte automatische Prüfung umfassen, die einen Abgleich von Rechnungs- und Soll-Mengen erlaubt. Auch Plausibilitätskontrollen und Warnungen bei signifikanten Abweichungen sind denkbar.
Das XRechnung-Format hat das Potenzial, Bauabrechnungsprozesse voranzubringen. Die besonderen Anforderungen des Baugewerbes machen eine effiziente und automatisierte Prüfung erforderlich. Ein Vorteil ist hier die Möglichkeit, GAEB-Dateien in den Rechnungsprozess einzubetten. Dieser Standard ermöglicht einen strukturierten Austausch, der durch BVBS-Zertifizierungen zusätzlich abgesichert wird. Dennoch müssen sich Rechnungsabsender und -empfänger über die auszutauschenden Daten und Positionsstrukturen abstimmen, um die Automatisierung weiter zu verbessern.
Eine Möglichkeit wäre, Rechnungspositionen einheitlich anhand der OZ-Nummerierung des Auftrags-Leistungsverzeichnisses auszurichten. Das könnte anfängliche Unsicherheiten reduzieren und den Übergang vereinfachen (siehe auch GAEB DA XML V3.3, Datenaustauschphase X89B). Im Bereich der bauspezifischen Rechnungsprüfung ist die GAEB-Austauschphase X89B, die als rechnungsbegründende Unterlage dient, bereits ein wesentlicher Fortschritt. X89B-Dateien enthalten sämtliche Informationen für eine vollständige Rechnungsprüfung, zum Beispiel Angaben zu Nachlässen auf Auftragsebene sowie zu hierarchischen Strukturen. Ein wichtiger Punkt bei der Automatisierung ist die Umrechnung von Nachlässen auf Positionsebene in die entsprechenden Einzelpreise.“
Marian Behaneck ist freier Fachjournalist in Jockgrim (Pfalz)
Lesen Sie hier den großen Ratgeber zum Thema E-Rechnungen und zur Pflicht ab 2025.
