Der Architekturberuf ist hoch digitalisiert, sodass Home-Office eigentlich kein Problem sein sollte. Doch viele schätzen den persönlichen Kontakt und die großen Datenmengen von Spezialsoftware, Cloud-Lösungen und virtuellen Modellen erschweren das Arbeiten von zuhause. Insbesondere große Architekturbüros haben eine gute IT-Infrastruktur, aber ob man so einfach dutzende bis hunderte Mitarbeiter in Home-Office schicken kann? Wir wollten also wissen:
1. Wie geht Ihr Büro mit der Krise um?
2. Wie organisieren Sie die Arbeit im Büro derzeit?
3. Ist Home-Office für ein Architekturbüro sinnvoll und möglich? In welchem Umfang wenden Sie das an?
4. Merken Sie Auswirkungen auf Ihre Projekte? Welche?
5. Welchen guten Tipp haben Sie für andere Büros und Büroinhaber*innen in der derzeitigen Lage?
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HPP Architekten
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Eike Becker Architekten
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„Home-Office kann revolutionäre Effektivitätsgewinne freisetzen“
Joachim H. Faust / HPP Architekten, Düsseldorf
1. Wie geht Ihr Büro mit der Krise um?
Auf die Situation haben wir uns intensiv per Videokonferenzen eingestellt. Aus unseren Erfahrungen mit der Krisenbewältigung in unseren Büros in China (Shanghai, Beijing, Shenzhen) mit ca. 100 Mitarbeitern haben wir wertvolle Hinweise mit einem gewissen Vorlauf gewinnen können. Dort arbeiten, nach ca. sechswöchiger Pause, 95% der Mitarbeiter wieder in unseren Büros. Das Tragen von Mundschutz ist vorgeschrieben und wird während der Büroarbeit konsequent eingehalten. Reisen und Meetings wurden und werden noch immer konsequent durch Videokonferenzen ersetzt. Ein Arbeiten aus dem Home-Office wird in China nur kurz, in geringem Maße und nur vorübergehend umgesetzt.
2. Wie organisieren Sie die Arbeit im Büro derzeit?
In Deutschland sind von unseren ca. 380 Mitarbeitern ca. 40% mit einem mobilen Arbeitsgerät ausgestattet, das ab Montag den 16.3. jeder täglich mit nach Hause nehmen muss. Ab Dienstag den 17.3. wurden alle Mitarbeiter in Deutschland gebeten im Home-Office zu bleiben, soweit sie Risikogruppen angehören oder mit Risikogruppen im Kontakt sind. Daraus folgte das (Stand Freitag 20.3.) gut 70% der Mitarbeiter im Home-Office weiter arbeiten können. Die IT hat dies mit außerordentlichem Einsatz und Dank unserer bestehenden Ausstattung möglich machen können.
3. Ist Home-Office für ein Architekturbüro sinnvoll und möglich? In welchem Umfang wenden Sie das an?
Home-Office ist für ein Architekturbüro möglich und kann bei erfolgreicher Umsetzung revolutionäre Effektivitätsgewinne freisetzen. Eine Langzeiterfahrung wird uns diese Antwort geben. Bedingungen sind intensive Kommunikation und großes Vertrauen in alle Kollegen und Kolleginnen, um Gemeinsamkeit, Ziele und Termintreue zu erreichen.
4. Merken Sie Auswirkungen auf Ihre Projekte? Welche?
Derzeit gibt es erst eine vom Auftraggeber vorgegebene zeitliche Verschiebung eines Baubeginns. Erste Behinderungsanzeigen von ausführenden Firmen wegen möglicher Lieferengpässe etc. werden angekündigt.
5. Welchen guten Tipp haben Sie für andere Büros und Büroinhaber*innen in der derzeitigen Lage?
Nur Mut zu mehr Home-Office! Ihre Mitarbeiter und Kollegen werden entspannter und vertrauen auf das kollektive Wissen, der DNA Ihres Büros!
Fazit: Die Epidemie zwingt uns in eine konsequente Nutzung der Idee Home-Office, über die wir alle reden, aber die wir bisher nur wenig umsetzen. Etwas spekulativ, aber nicht unrealistisch ist meine Einschätzung, dass es zu einer grundsätzlichen Veränderung unseres Wirtschaftslebens kommen kann. Der Bedarf an Büroflächen wird sinken und der Bedarf an attraktiven Wohn- und Arbeitsräumen wird steigen. Das Verkehrsaufkommen wird deutlich zurückgehen und ein Gewinn an Lebensqualität wird sich einstellen.
HPP Architekten sind NAX-Pate
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„Freiwerdende Büroflächen stehen in Zukunft für Wohnraum zur Verfügung“
Stefan Behnisch / Behnisch Architekten, Stuttgart
1. Wie geht Ihr Büro mit der Krise um?
Zunächst haben zum Glück alle unsere Kolleginnen und Kollegen in den Büros verstanden, dass die Einschränkung sozialer Kontakte notwendig ist. Und eine Arbeit von zuhause vielleicht erschwerend, für die Familien problematisch, aber letztendlich doch unumgänglich ist. Die Frage der gesellschaftlichen Verantwortung wurde von allen erkannt. In unserem Büro in Los Angeles hat uns der Vermieter gebeten, die Büros zu räumen.
Interessanterweise hatten wir bereits ab dem 12. März ein Rundschreiben versendet und angekündigt, dass Besprechungen mit persönlichem Kontakt nur noch im Notfall stattfinden sollten, möglichst im Freien und mit nicht mehr als fünf Personen. Der Projektsteuerer hatte dieses rundweg abgelehnt, für unmöglich gehalten, mit Häme reagiert. Wir haben die Mitarbeitenden angewiesen, an keinen Besprechungen mehr teilzunehmen, keine Zug- oder Flugreisen mehr zu unternehmen. Am 16. März haben wir dann an allen Standorten auf Heimarbeit umgestellt, mit Videokonferenzen und nur wenigen tatsächlichen Besprechungen im Büro, nie mit mehr als fünf Mitarbeitenden gleichzeitig. Die Umstellung war, zumindest technisch gesehen, für uns relativ einfach, da in den USA das Baubüro bereits auf ähnliche Weise mit unserem Hauptbüro verbunden ist, wir also technisch bereits die für uns geeignete Lösung kannten.
2. Wie organisieren Sie die Arbeit im Büro derzeit?
Über technische Mittel: Die Projektgruppen organisieren sich untereinander, es gibt wöchentliche Berichte – für alle einsehbar – und wir, die Partner und Studio-Direktoren halten regelmäßige Besprechungen per Video ab. Zunächst wahrscheinlich zu viele, in jedem Falle mehr als noch zur Zeit im Büro. Der richtige Rhythmus wird sich finden.
3. Ist Home-Office für ein Architekturbüro sinnvoll und möglich? In welchem Umfang wenden Sie das an?
Früher dachte ich, es sei weder sinnvoll noch möglich. Das hat sich geändert. Heute frage ich mich, ob es noch angemessen ist, dass wir in kleinen Wohnungen leben und für jeden nochmals einen zu großen Arbeitsraum vorhalten. Ich meine, wir brauchen Kommunikation, jedoch nicht ständig. Wie oft spricht man im Büro eigentlich wirklich miteinander? Wir halten Home-Office oder besser „Distance Working“ nur für nicht möglich, weil wir zu unorganisiert sind und Ad-hoc-Verfügbarkeit als die einfachere Lösung ansehen. Einfacher, als sich zu organisieren.
Da wir in unserem Büro schon seit vielen Jahren an unterschiedlichen Standorten arbeiten, sind wir das Arbeiten und Kommunizieren über die Distanz gewöhnt. Ich vermute, diese Pandemie wird unsere Einstellung zur Arbeitsorganisation grundsätzlich verändern. Je länger es andauert, desto nachhaltiger. Es wird einen Prozess beschleunigen, der schon im Gange ist, in anderen Branchen mehr als bei uns, in der Technikbranche mehr als in der Verwaltung. Die Büros werden zu Kommunikationszentren mit einem gewissen Anteil an flexiblen Arbeitsplätzen. Und die freiwerdenden Büroflächen stehen für großzügigeren Wohnraum mit interdisziplinären Arbeitswelten zur Verfügung, sind eher dem Wohnen zugeordnet als dem Arbeiten.
4. Merken Sie Auswirkungen auf Ihre Bauprojekte? Welche?
Sicherlich hat es Auswirkungen. Wir, die Bauherren, die Steuerer etc. müssen uns erst an die Situation gewöhnen. Meine Hauptsorge ist, dass Verwaltungen nicht handlungsfähig sind, dass öffentliche Bauherren z.B. ihre Rechnungen nicht bezahlen können, da die Verfahren völlig unflexibel sind. In Boston wurden alle Baustellen eingestellt. Die Projekte werden gestreckt.
5. Welchen guten Tipp haben Sie für andere Büros und Büroinhaber*innen in der derzeitigen Lage?
Ich bin nicht sicher, ob ich Tipps geben sollte. Außer vielleicht, sich zu fügen, die Chancen zu erkennen und das Beste daraus zu machen. Da wir letztendlich kaum eine Wahl haben, sollten wir diese Herausforderung aktiv angehen. Sie birgt Chancen und wird zu großen Veränderungen führen, zwangsweise. Dem muss man sich stellen. Und vielleicht ergibt sich als Schlussfolgerung, dass die unsinnige „Meeting-Kultur“ der letzten Jahre wieder verschwindet. Eine Gefahr sollte man jedoch nicht unterschätzen: Die Gefahr der Isolation, wenn Mitarbeitende isoliert und allein zuhause bleiben. Da muss man beobachten, reagieren, gegebenenfalls Wege finden.
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„Das Home-Office ist machbar, dennoch ist es nicht die beste Form der Zusammenarbeit“
Angela Kreutz, blocher partners, Stuttgart
1. Wie geht Ihr Büro mit der Krise um?
Wir versuchen unseren Alltag unter den gegebenen Umständen zu bewältigen. Die kommenden Wochen werden uns alle sicherlich noch mehr fordern, als wir uns derzeit vorstellen können. Dabei steht für uns als Arbeitgeber der Schutz unserer Mitarbeiter an erster Stelle. Gleichzeitig stehen wir in einem besonders intensiven Austausch mit unseren Bauherren. Es gilt auch hier die jeweils beste Lösung zu finden unter Berücksichtigung der Kapazitäten – beispielsweise von Fachplanern oder ebenso auf der Baustelle.
2. Wie organisieren Sie die Arbeit im Büro derzeit?
Die Projektorganisation liegt bei uns in den Händen unserer Teamleiter in Kooperation mit dem jeweils zuständigen Partner. So wurde teamweise entschieden, wer noch an den Arbeitsplatz kommt beziehungsweise kommen möchte. Denn nicht jeder hat zu Hause den Raum für einen eigenen Arbeitsplatz oder die Ruhe, um ungestört zu arbeiten. Generell haben wir Home-Office-Plätze eingerichtet und über VPN-Tunnel angebunden, das bedeutet, der Mitarbeiter hat einen virtuellen Zugriff auf seinen Rechner am Arbeitsplatz und damit auf alle Programme und Ordner. So arbeiten derzeit die meisten unserer Kollegen im Home-Office. Nur in Stuttgart, an unserem Headquarter, kommen einige, die fußläufig wohnen oder ein Auto nutzen können, ins Büro. Sie sitzen möglichst weit voneinander entfernt. Das Tragen eines Mundschutzes und die regelmäßige Nutzung von Desinfektionsmittel sind Pflicht.
3. Ist Home-Office für ein Architekturbüro sinnvoll und möglich? In welchem Umfang wenden Sie das an?
Das Home-Office ist bei uns zu 100% möglich. Es ist sicherlich eine besondere Konstellation, die eine unglaubliche Disziplin und eine hohe Eigenverantwortung voraussetzt. Kurz gesagt: Das Home-Office ist machbar für ein Architekturbüro, dennoch ist es nicht die beste Form der Zusammenarbeit für ein Büro mit unserem Profil, zumal da die Planungen bei uns häufig disziplinübergreifend laufen: Architektur, Innenarchitektur und Kommunikation stehen im engen Austausch. Und der virtuellen Welt fehlt das Zwischenmenschliche. So gut das Besprechen via Bildschirm klappt, es ist eine andere Diskussion, wenn man sich gegenüber sitzt; einfach nicht vergleichbar mit dem persönlichen Austausch untereinander, mit dem Vorgesetzten oder dem Bauherren.
4. Merken Sie Auswirkungen auf Ihre Bauprojekte? Welche?
Das Corona-Virus beeinflusst sicherlich die Bauprojekte schlechthin – genauso wie wir alle betroffen sind. Insofern geht es für uns jetzt darum, je nach Situation pragmatische Lösungen zu finden. Projektverzögerungen oder gar -stopps sind dabei nicht auszuschließen. Noch können wir hier aber keine verlässliche Aussage treffen.
5. Was hat Ihnen in den letzten Monaten geholfen?
Krisen erfordern eine belastbare Führungs- und Kommunikationskultur. Wir in der Geschäftsführung ebenso wie unsere Teamleitung sahen uns mit einer unbekannten Situation außerhalb der Komfortzone konfrontiert; bekannte Strategien waren auf einen Schlag unbrauchbar, neue mussten entwickelt werden. Was sich jedoch als uneingeschränkt tragfähig erwiesen hat, waren unsere Werte. Das hat uns auch ein bisschen stolz gemacht. Und hat uns deutlich gezeigt, welche Chancen Krisen bieten, den eigenen Alltag zu hinterfragen. Vielleicht ganz besonders dann, wenn – wie jetzt – die soziale Nähe fehlt.
blocher partners sind NAX-Pate
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„Wir spüren die Auswirkungen auf unseren Baustellen. Jeder Ablaufplan wird zur Makulatur.“
Hendrik Rieger, Alexandra Gad, Xaver Egger / SEHW Architektur, Berlin
1. Wie geht Ihr Büro mit der Krise um?
Wir nehmen sie ernst und versuchen besonnen und nicht panisch zu agieren. In Krisenzeiten ist es wichtig, einen kühlen Kopf zu bewahren. Wir begreifen die Krise aber auch als Chance einiges zu hinterfragen, neu zu denken und das eigene Bild von Arbeit neu zu definieren.
Zum Beispiel das Arbeiten im Home-Office. Wir haben schon oft darüber gesprochen, die Technik macht es möglich. Wenn wir als Büro den Stresstest bestehen, könnten noch mehr Home-Office-Tage als bisher in den Alltag einziehen. Das würde die betreffenden Mitarbeiter, aber auch den Rest der Kollegen im Büro entlasten und vor allem die im Wachstum immer beschränkter werdenden Raumressourcen besser nutzbar machen.
Eine andere Chance sehen wir im stärkeren Fokus auf das wirklich Wichtige. Was ist verzichtbar? Ist es wirklich wichtig, alle bisher angetretenen Reisen anzutreten oder kann das Gespräch auch per Telefon oder Videokonferenz stattfinden? Das sind Gedanken im Sinne der Nachhaltigkeit.
2. Wie organisieren Sie die Arbeit im Büro derzeit?
Wir haben frühzeitig auf Information, Transparenz und Kommunikation gesetzt. Als erste Maßnahme wurde auf die Hygieneregeln hingewiesen und für ausreichend Desinfektionsmittel gesorgt. Im Hintergrund wurden die technischen und organisatorischen Vorkehrungen für eine mögliche Quarantäne getroffen. Rechtzeitig vor einem möglichen Shutdown haben wir die meisten Mitarbeiter ins Home-Office geschickt und unsere Reisetätigkeiten bis auf wenige Ausnahmen eingestellt.
3. Ist Home-Office für ein Architekturbüro sinnvoll und möglich? In welchem Umfang wenden Sie das an?
Grundsätzlich sind wir eine Branche, in der das möglich ist. Inwieweit Home-Office in Zukunft für unser Unternehmen praktikabel und vor allem auch profitabel sein wird, werden die kommenden Wochen zeigen. Die technischen Voraussetzungen sind auf jeden Fall gegeben. Einige Teams, wie das Wettbewerbsteam oder Marketing und Kommunikation, oder auch die eine oder andere Teamleiter*in haben schon vor Corona viel im Home-Office gearbeitet und können die Kollegen jetzt von Ihrem technischen Vorsprung profitieren lassen. Klar ist, dass natürlich nicht alle Tätigkeiten von zuhause erledigt werden können. Wo die Grenze verläuft, was geht und was geht eher nicht, das werden wir jetzt im Detail ausloten.
4. Merken Sie Auswirkungen auf Ihre Bauprojekte? Welche?
Die Auswirkungen auf die Bau- und Immobilienbranche spüren wir bisher in den meisten Bereichen nur mittelbar. Es verlangsamen sich auch auf Auftraggeberseite Prozesse, Abteilungen sind nicht mehr voll besetzt, Entscheidungswege werden länger. Unmittelbar spüren wir die Auswirkungen auf unseren laufenden Baustellen. Bauarbeiter aus dem Ausland dürfen nicht mehr einreisen. Das macht jeden Ablaufplan zur Makulatur. Hier müssen wir auch offen gegenüber unseren Auftraggebern kommunizieren, dass Termine und Kosten in solchen Zeiten wohl nicht zu halten sein werden. Nicht zuletzt im eigenen Interesse und als Schutz vor Forderungen uns gegenüber.
5. Welchen guten Tipp haben Sie für andere Büros und Büroinhaber*innen in der derzeitigen Lage?
Ruhe bewahren, Kreativität walten lassen. Und die Situation nicht schönreden. Das wird uns die nächsten Monate beschäftigen. Und natürlich wäre es schöner, sich derzeit mit Entwerfen zu beschäftigen. Aber ein großer Teil des administrativen Aufwands füllt derzeit die Spalte „Corona“ in der Zeiterfassung.
Um es mit einem Kollegen zu sagen: „Krise ist ein produktiver Zustand. Man muss ihr nur den Beigeschmack der Katastrophe nehmen.“ Max Frisch
SEHW Architekten sind NAX-Pate
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„Zwischen weiteren Kostensteigerungen und einem Preisverfall scheint derzeit alles möglich“
Dieter Schmoll / RKW Architektur+, Düsseldorf
1. Wie geht Ihr Büro mit der Krise um?
Business as usual? Nein, natürlich nicht, das wäre gelogen. Und wenn wir nun weiter über Projekte, Wettbewerbe oder News bei RKW berichten würden, als sei nichts, dann ebenfalls. Die Veränderungen und sich überschlagenden Meldungen gehen natürlich auch an uns nicht spurlos vorüber und haben uns ziemlich zum Nachdenken, aber auch zum schnellen Handeln gebracht. So wurde bereits vor einigen Wochen ein interner Krisenstab gebildet, der Lösungen zur Aufrechterhaltung des Betriebs und Lösungen zum Wohle aller Mitarbeiter und deren Familien erarbeitet. Es wurden frühzeitig Vorkehrungen getroffen und Pläne für verschiedene Szenarien gemacht.
Diese Vorkehrungen beinhalten in erster Linie die technischen Voraussetzungen, digitale Besprechungstools, Home-Office-Arbeitsplätze, zudem eine offene, aktive Kommunikation mit den Mitarbeitern sowie die Umsetzung der Hygienevorschriften in unseren Büros und natürlich auf unseren Baustellen. Nicht zwingend notwendige Geschäftsreisen und Veranstaltungen wurden abgesagt bzw. digital umgesetzt. Rückkehrer aus Risikogebieten bleiben 14 Tage in häuslicher Quarantäne inkl. Home-Office. Die bisherige Umsetzung erfolgte in einer unglaublichen Schnelligkeit. Ein großer Dank geht hier an unsere IT und den internen Krisenstab. Und vor allem: Alle Kolleginnen und Kollegen sind sehr aufmerksam und passen aufeinander auf. Wir bewahren alle die Ruhe und handeln mit Bedacht.
2. Wie organisieren Sie die Arbeit im Büro derzeit?
Da wir natürlich – und da müssen wir ehrlich sein – an die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens und die Zukunft unserer Mitarbeiter denken müssen, haben wir nicht alle Arbeitsplätze ins Home-Office verlegt. Aber: Wir haben die Arbeitsplatzdichte an allen Standorten extrem reduziert – freie Flächen werden genutzt, nach Möglichkeit nur zwei Personen an 4er-Inseln – bzw. immer ein Tisch frei, einer besetzt. Dadurch stellen wir unsere Arbeitsfähigkeit sicher. Und für den Fall einer bestätigten Infektion im Team bleibt die „Rumpfmannschaft“ immer erhalten. Mitarbeiter, die ihre Kinder zuhause betreuen, arbeiten natürlich im Home-Office. Und auch bei Projekten, bei denen es im Rahmen der Komplexität und Größe und der damit verbundenen Datenmenge möglich ist, haben wir Home-Office-Arbeitsplätze eingerichtet.
Egal ob im Home-Office oder im Büro – wir vermeiden immer den direkten Kontakt und fragen uns vorher: Kann mein Anliegen per Telefon oder E-Mail geklärt werden? Print-Dokumente werden über die Hauspost weitergeleitet. Wir arbeiten so digital wie möglich mit Telefonkonferenzen statt Besprechungen.
3. Ist Homeoffice für ein Architekturbüro sinnvoll und möglich? In welchem Umfang wenden Sie das an?
Auch da müssen wir ehrlich sein: Es ist in Teilen möglich. Obwohl wir bei RKW digital schon immer gut aufgestellt waren, macht es die Struktur in vielen Projekten (vor allem, wenn viele Mitarbeiter auf ein Datenmodell zugreifen) schwierig. Es ist so ähnlich, wie wenn man an Silvester telefonieren möchte … Zudem hapert es oft schon an der heimischen Internetverbindung, denn auch der Nachbar möchte Internet oder aber die eigenen Kinder blockieren die Funkkanäle beim Zocken.
4. Merken Sie Auswirkungen auf Ihre Bauprojekte? Welche?
Auch die direkte Arbeit auf der Baustelle stellt sich zunehmend als schwierig dar, die Baufirmen klagen bereits über Engpässe bei der Baustoffzulieferung, über Krankheitsfälle und Betriebsschließungen. All das hat unmittelbare Auswirkungen auf unsere Arbeit. Unsere Baustelle „Deutsches Museum“ in München läuft zum Beispiel noch, obwohl uns immer häufiger Schreiben von Firmen erreichen, deren Mitarbeiter teilweise aus dem osteuropäischen Ausland nicht mehr einreisen können oder die die Arbeiten einstellen werden.
Wie sich alles weiterentwickelt, ist noch nicht abzusehen. Auch wenn das möglicherweise aktuell noch keine spürbaren Konsequenzen hat, so haben wir unsere Bauherren natürlich darüber informiert, dass auch die Baukosten nicht zwingend stabil bleiben. Zwischen möglichen weiteren Kostensteigerungen, einer Entwicklung, deren Ende wir vor Corona hoffnungsvoll prognostiziert haben, und einem Preisverfall wegen des Aufschiebens etlicher geplanter Projekte, erscheint derzeit alles möglich.
5. Welchen guten Tipp haben Sie für andere Büros in der derzeitigen Lage?
Es ist schwierig, die Balance zwischen den richtigen Worten, positiven Bildern und der Realität zu finden. Und das ist wahrscheinlich erst der Anfang. Wir kommen in eine Phase, die anstrengend sein wird. Wir können nicht so tun, als ob alles super ist. Wichtig ist das richtige Maß; und den Ernst der Lage mit einer gewissen Besonnenheit zu betrachten. Ruhe bewahren, Miteinander sprechen, transparent bleiben (den Mitarbeitern und Kunden gegenüber), auch mal improvisieren und vor allem gemeinsam. Wir sind ein Team, mehr als jemals zuvor.
RKW Architektur+ sind NAX-Pate
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„Ein Projektstart ließe sich auf diese Weise nicht organisieren“
Benjamin Hossbach, Christian Lehmhaus / phase eins, Berlin
1. Wie geht Ihr Büro mit der Krise um?
Wir nehmen das Thema ernst und informieren alle angestellten und freien Mitarbeiter regelmäßig über unsere Strategie und sind im direkten Gespräch, um auch individuelle Situationen abfangen zu können. So versuchen wir nicht hektisch umzuschwenken und dennoch zügig mit Vernunft zu reagieren.
2. Wie organisieren Sie die Arbeit im Büro derzeit?
Wir bereiten sukzessive für alle Mitarbeiter die technische Ausstattung für Home-Office vor, wofür wir ca. 10 Tage eingeräumt haben inkl. Test von Technik und Kommunikationswegen. Während dieser Übergangsphase sind die ersten Mitarbeiter bereits voll oder zu 80% im Home-Office.
3. Ist Home-Office für ein Architekturbüro sinnvoll und möglich? In welchem Umfang wenden Sie das an?
Ja, wobei die Situation uns aufgrund unserer Spezialisierung – der Durchführung von Wettbewerbsverfahren – sicher anders betrifft als die planenden Kollegen. Insbesondere die ca. 70% des Teams, die primär inhaltlich und technisch organisierende Tätigkeiten ausüben, können relativ leicht ins Home-Office wechseln. Zeichenkräfte sind jedoch schwieriger zu organisieren, ebenso die Vorprüfung. Die üblichen Projektbesprechungen mit den Auftraggebern finden großteils über Videokonferenz oder Telefon statt, was vorerst funktioniert, weil man mit den Partnern bekannt ist. Ein Projektstart ließe sich auf diese Weise nicht organisieren.
4. Merken Sie Auswirkungen auf Ihre Projekte? Welche?
An jedem unserer Projekte hängen mehrere Veranstaltungen (Kolloquien, Jurysitzungen etc.). Da diese nicht stattfinden können, wurden eine Reihe unserer Projekte zeitlich auf ungewisse Zeit verschoben. Zudem haben wir vergleichsweise viele kleine Projekte mit kurzer Laufzeit, sodass wir normalerweise in kurzem Takt Akquisetermine wahrnehmen, die jetzt nicht stattfinden können.
5. Welchen guten Tipp haben Sie für andere Büros und Büroinhaber*innen in der derzeitigen Lage?
Solidarität und einen Blick auf §1 der Berufsordnung (z.B. Architektenkammer Berlin).
phase eins ist NAX-Pate
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„Investitionen in eine gute IT-Abteilung zahlen sich jetzt aus“
Eckhard Gerber / Gerber Architekten, Dortmund
1. Wie geht Ihr Büro mit der Krise um?
Wir haben die Entwicklung des Corona-Virus aufmerksam verfolgt, weil viele unserer Mitarbeiter Außerhaus-Termine mit Bauherren oder auf der Baustelle haben und oft Inhouse-Meetings bei uns stattfinden. Irgendwann war klar, dass wir sowohl für unsere Mitarbeiter als auch unsere Fachplaner und Unternehmen, die uns im Büro besuchen, Schutzmaßnahmen ergreifen und unsere Arbeitsweise daran anpassen müssen. Wir sind alle aufeinander angewiesen und müssen jetzt gegenseitig Rücksicht nehmen.
2. Wie organisieren Sie die Arbeit im Büro derzeit?
Wir führen im Wochenwechsel Home-Office durch und haben unsere Mitarbeiter hierzu in zwei etwa gleichgroße Gruppen aufgeteilt. Alle Termine bei uns in den Büros sowie extern haben wir abgesagt und führen stattdessen Telefon- und Videokonferenzen durch und setzten auf Fern-Kommunikation. Das betrifft auch unsere Planungen für das Ausland. Wichtiger denn je ist jetzt das gut funktionierende Back Office als zentrale Anlaufstelle.
3. Ist Home-Office für ein Architekturbüro sinnvoll und möglich? In welchem Umfang wenden Sie das an?
Wir haben Home-Office schon eingeführt und dank unserer IT-Abteilung ist es problemlos möglich, zuhause die gleiche Arbeit zu erledigen wie im Büro. Allerdings müssen die Mitarbeiter in besondere Weise miteinander kommunizieren, um über die räumliche Distanz zwischen Büro und Home-Office hinweg Informationen auszutauschen und sich gegenseitig auf dem neuesten Stand zu halten. Das Gleiche gilt erst recht für die jetzt wegfallenden persönlichen Zusammenkünfte mit Fachplanern und anderen Projektbeteiligten. Statt gemeinsam einen Blick auf den Monitor oder eine Präsentation zu werfen, braucht es einen technischen und kommunikativen Mehraufwand. Das ist bei guter Organisation aber tatsächlich machbar.
4. Merken Sie Auswirkungen auf Ihre Bauprojekte? Welche?
Da auch auf Seiten der Bauherren entsprechende Vorsichtsmaßnahmen ergriffen wurden, muss von allen Seiten eine intensivere Kommunikation erfolgen, per Mail und vor allem telefonisch, da Meetings mittlerweile fast vollständig eingestellt wurden. Bei den laufenden Bauprojekten werden sich gewisse Verzögerungen wahrscheinlich nicht verhindern lassen, aber darauf sind wir eingestellt und versuchen, diese möglichst gering zu halten. Bisher läuft bei den Bauprojekten alles wie gehabt. Es ist noch keine Baustelle stillgelegt worden.
5. Welchen guten Tipp haben Sie für andere Büros und Büroinhaber*innen in der derzeitigen Lage?
Das A und O ist vorausschauendes Planen, wie man mit Corona im Unternehmen umgeht. Dies ist in der derzeitigen Situation eine tagtägliche Herausforderung. Was die technische Seite des Home-Office betrifft, zahlt sich die Investition in eine gute IT-Abteilung nun aus. Wichtig ist es auch, mit den Mitarbeitern regelmäßig zu kommunizieren, damit auch im Home-Office die Verbindung zum Unternehmen bestehen bleibt. Manche Mitarbeiter vermissen das Miteinander im Büro – andere wiederum können der neuartigen Ruhe vorübergehend etwas Positives abgewinnen. Home-Office kann für die Mitarbeiter familiäre Nähe, aber auch eine gewisse Isolierung bedeuten.
Gerber Architekten sind NAX-Pate
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„Dank Home-Office könnten wir in Zukunft wachsen, obwohl wir keinen Platz mehr haben“
Frank Buken / pbp, prasch buken partner architekten, Hamburg
1. Wie geht Ihr Büro mit der Krise um?
Am Wochenende 14./15.03. habe ich die Nachrichten gesehen und direkt am 15.03. eine Sitzung der Geschäftsleitung des Büros einberufen, um uns für die bevorstehenden Wochen zu rüsten. Wir haben sofort das Negativszenario angenommen und Ziele für das Büro formuliert. Wir hatten folgende Probleme zu lösen:
- Wie verfahren wir mit den Urlaubsheimkehrern (Spezialfall, da es in Hamburg sogenannte „Skiferien“ gibt)
- Wie verfahren wir mit den Müttern und Vätern, die aufgrund der Schul- bzw. Kindergartenschließung eine Betreuung organisieren müssen?
- Wie kommen die Mitarbeiter ins Büro? Wir haben es als zu risikoreich empfunden mit dem ÖPNV zu fahren?
- Wieviel kann uns die Krise kosten und wie lange halten wir mit den Rücklagen durch?
- Sind wir für Krankmeldungen und Lohnfortzahlung versichert?
- Was passiert, wenn wir einen Corona-Fall im Büro haben?
Hierzu hat die Geschäftsführung beraten, ein erstes Schreiben formuliert und per E-Mail an die Mitarbeiter verteilt. Eine Besprechung wurde mit der gesamten Belegschaft (50 Personen) am 16.03. einberaumt.
2. Wie organisieren Sie die Arbeit im Büro derzeit?
In der Besprechung haben wir unsere künftige Organisation festgelegt:
- Home-Office / Kinderbetreuung: Das Büro sollte so schnell wie möglich auf Home-Office-Arbeitsplätze eingestellt werden. Dies war bislang aufgrund der hohen Rechnerleistung noch nicht in Angriff genommen worden. Zuerst sollten die Mütter und Väter die Möglichkeit des Home-Office bekommen, um die Betreuung flexibel zu handhaben. Hierzu haben wir fünf zusätzliche, frei verfügbare Sonderurlaubstage gewährt und die Umrüstung der Computer priorisiert. Home-Office ist für alle mit einem Remoteprogramm möglich geworden. Hier wird die Leistung des Bürocomputers über einen x-beliebigen Rechner ferngesteuert. Eine optimale Lösung für unser Büro.
- Fahrgemeinschaften: Zur Fahrt zum Büro hat sich jeder per Hand in einen Stadtplan eingetragen und wir haben Fahrgemeinschaften gebildet. Die zweite Gruppe für Home-Office war nun geboren. Mitarbeiter, die entweder zu weit weg wohnen und ohne Bahntransfer nicht auskommen, oder keiner Gemeinschaft zugewiesen werden konnten.
Im weiteren Verlauf zum Ende der Woche bis zum 20.03. haben sich die staatlichen Vorgaben erhöht und die Verunsicherung wurde unter einigen Kollegen größer, sodass wir auch diese ins Home-Office geschickt haben. Personen mit leichten Anzeichen von Krankheiten haben wir gebeten sich krank zu melden, um jedes Risiko auszuschließen.
- Kommunikation: Über einen sicheren Messenger haben wir eine Büro- und mehrere Projektgruppen gebildet. Eine Tabelle mit allen Informationen zu Telefonnummer, Fahrgemeinschaftsgruppe, Kinderbetreuung, Home-Office (ready/aktiv), Essensbestellungen im Büro, Wer hat einen Monitor o.ä. mitgenommen, usw. ist auf unserem Server eingerichtet, sodass die Geschäftsleitung die Übersicht nicht verliert.
- Information an Bauherren und Geschäftspartner: Am Freitag, den 20.03. haben wir eine Mitteilung an unsere Geschäftspartner gesandt, in der mitgeteilt wird, dass wir auf Home-Office umgestellt haben, aber den Betrieb aufrecht erhalten. Dass wir keine Besprechungen mehr persönlich wahrnehmen, sondern über Online-Meetings organisieren werden.
Es war gut, dass wir schnell gehandelt und auf das Schlimmste eingestellt haben, da wir seit 23.03. einen Corona-Fall in der Familie eines Mitarbeiters haben und das ganze Büro somit in Kategorie 2 eingestuft wird. D.h., dass wir bei Symptomen eines Einzelnen getestet werden. Sollte ein direkter Fall (Kategorie 1) getestet werden, muss das ganze Büro zu Hause arbeiten, wenn es denn aus gesundheitlichen Gründen funktioniert. Wir drücken die Daumen, dass es nicht passiert und alle gesund bleiben.
3. Ist Home-Office für ein Architekturbüro sinnvoll und möglich? In welchem Umfang wenden Sie das an?
Wir sehen diese Zeit als Chance Heimarbeitsplätze zu testen und zu etablieren. Genauso Online-Konferenzen. Wir wollen gestärkt aus der Krise herauskommen und behaupten können, dass wir bei Heimarbeitsplätzen flexibel sind und Online-Konferenzen so professionell gestaltet werden können. Ziel soll es sein, dass die Reisetätigkeit reduziert wird und mindestens Mütter und Väter flexibel von zu Hause aus arbeiten können. Ein weiterer Pluspunkt könnte sein, dass unser wachsendes Büro doch noch personell verstärkt werden kann, auch wenn wir eigentlich keinen Platz mehr in den Flächen haben.
4. Merken Sie Auswirkungen auf Ihre Bauprojekte? Welche?
Bislang haben wir nur wenige Auswirkungen gespürt. Es gibt Bauherren, die eine Planung aufgrund von fehlenden Abverkaufsmöglichkeiten zeitlich verschoben haben. Ansonsten sind auch unsere Bauherren weitestgehend online aufgestellt. Merken werden wir Einschränkungen erst, wenn Baustellen ins Stocken geraten, oder die Hotelketten, für die wir planen ihre Projekte auf Eis legen oder canceln.
5. Welchen guten Tipp haben Sie für andere Büros und Büroinhaber*innen in der derzeitigen Lage?
Ruhig und gelassen bleiben und vor den Mitarbeitern und Geschäftspartnern stets souverän agieren. Immer mit dem Schlimmsten rechnen und sich darauf vorbereiten, auch wenn es nicht dazu kommt. Gesund bleiben!
pbp architekten sind NAX-Pate
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„Die Akquise stockt, es werden auch Projekte grundsätzlich infrage gestellt“
Johannes Kresimon, Norbert Schachtner / HDR GmbH, Düsseldorf
1. Wie gehen Sie mit der Krise um?
Wir nehmen die Herausforderung an und versuchen die Krise auch als Chance zu sehen – und vermitteln dies auch proaktiv unserem Team. Eine positive und umfassende Kommunikation ist zurzeit elementar. Es bringt niemanden etwas, Panik zu verbreiten. Vielmehr sehen wir uns in der Verantwortung, unsere eigentlichen sechs Standorten, die sich nunmehr zu mehr als 200 Home-Offices entwickelt haben, als ein Team zu führen, jeden einzelnen Mitarbeiter mitzunehmen und zu zeigen: Unser Zusammenhalt macht uns stark!
Zudem besteht zwischen uns als Geschäftsführung, unseren Standortleitungen und dem Team der Arbeitssicherheit ein enger, digitaler Austausch. In den Arbeitsprozessen geben wir unseren Mitarbeitern durch digitale Anpassungen die Möglichkeit flexibel und kontaktreduziert zu arbeiten. Für uns stehen die Gesundheit und das Wohl unserer Mitarbeiter mitsamt ihrer Familien im Vordergrund.
2. Wie organisieren Sie die Arbeit im Büro derzeit?
Unsere Mitarbeiter arbeiten zurzeit innerhalb der Unternehmensrichtlinien überwiegend im Home-Office. Wir haben unsere technologischen Ressourcen evaluiert, um sicherzustellen, dass die Mehrheit unserer Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten kann und optimieren diese laufend. Konferenzen, Meetings oder sonstige Abstimmungen erfolgen über digitale Tools. In unseren Büros werden die Arbeitsplätze räumlich entzerrt und es gibt zusätzliche Büroreinigungen, wobei wir den Schwerpunkt auf die persönliche Hygiene legen und Mitarbeiter mit Symptomen anweisen, zu Hause zu bleiben.
3. Ist Home-Office für ein Architekturbüro sinnvoll und möglich? In welchem Umfang wenden Sie das an?
Ja, absolut. Wir nutzen die Möglichkeiten von Home-Office momentan zu 80%, bei der Bauleitung ist das nur bedingt möglich. Grundsätzlich ist der Umfang insgesamt immer abhängig vom Prozess: für die klassische Architektentätigkeit sind regelmäßige Abstimmungen sehr wichtig. Home-Office ist bei manchen Tätigkeiten eine denkbare Alternative, bei teamorientierten Tätigkeiten bevorzugen wir aber in der Regel den persönlichen Austausch.
4. Merken Sie Auswirkungen auf Ihre Bauprojekte? Welche?
Die Akquise neuer Projekte stockt, da Abgabe- und Präsentationstermine verschoben werden. Es werden auch Projekte grundsätzlich in Frage gestellt. Insgesamt nehmen wir eine sichtbare Verzögerung der Entscheidungsprozesse wahr, beispielsweise aufgrund fehlender direkter Abstimmungen mit Nutzern.
5. Welchen guten Tipp haben Sie für andere Büros und Büroinhaber in der derzeitigen Lage?
Zusammenhalt und Vertrauen ist für uns unerlässlich. In diesen außergewöhnlichen Zeiten kommt noch eine erhöhte Flexibilität sowie direktere Kommunikation hinzu, weshalb wir unsere Arbeitsweise kontinuierlich evaluieren und sie neuen Anforderungen anpassen. Mit unseren Maßnahmen hoffen wir, gemeinsam mit unseren Mitarbeitern, diese nicht einfachen Zeiten zu meistern. HDR ermutigt auch andere Büros den gesellschaftlichen und unternehmerischen Verpflichtungen zur Reduzierung des Ausbreitungsrisikos gerecht zu werden, aber trotzdem mit Energie, Mut und Leidenschaft ihre Projekte weiterzuentwickeln. Wir schaffen das.
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„Mehr Home-Office kann dazu führen, dass sich selbstbestimmtes Arbeiten durchsetzt“
Eike Becker / Eike Becker Architekten, Berlin
1. Wie geht Ihr Büro mit der Krise um?
Pragmatisch. Wir fahren auf Sicht.
2. Wie organisieren Sie die Arbeit im Büro derzeit?
Zur Zeit arbeiten 80 % Prozent der KollegInnen von zu Hause aus. Die, die noch keine Arbeitsplätze hatten, haben sie eingerichtet bekommen. Die Anwesenheit im Büro haben wir auf ein Minimum reduziert. KollegInnen, die ins Büro kommen und nicht den ÖPNV benutzen wollen, bekommen ihre Anfahrtskosten erstattet. Über Videokonferenz halten wir Projektbesprechungen. Die Reisetätigkeit ist komplett eingestellt. Auch Besprechungen innerhalb der Stadt finden nur als Telefonkonferenzen oder Videokonferenzen statt.
3. Ist Home-Office für ein Architekturbüro sinnvoll und möglich? In welchem Umfang wenden Sie das an?
Das scheint ganz gut möglich zu sein. Die einzelnen Teams finden strukturierte Vorgehensweisen, um sich abzustimmen und eine gewisse Regelmäßigkeit in den Arbeitsalltag zu bringen. Über Teamviewer und Discord sind alle, die wollen kontinuierlich miteinander verbunden. Wir benutzen aber auch noch diverse andere Kommunikationssoftware. Jeder kann zur Zeit von zuhause aus arbeiten, wenn er möchte.
4. Merken Sie Auswirkungen auf Ihre Bauprojekte? Welche?
Die Abstimmungen mit Behörden ist noch schwerer möglich. Wenn Projektleiter, von Ingenieurbüros zum Beispiel, krank werden, kommt es zu Bearbeitungsverzögerungen.
5. Welchen guten Tipp haben Sie für andere Büros und Büroinhaber*innen in der derzeitigen Lage?
Die Situation kann insgesamt dazu führen, dass selbstbestimmtes Arbeiten sich stärker in Architekturbüros durchsetzt. Wir sind schon seit längerer Zeit dabei, diese Form des empathischeren und eigenverantwortlichen Arbeitens zu stärken. Diese Gesamtsituation ermutigt uns, auf diesem Wege weiter zu machen.
Eike Becker Architekten sind NAX-Pate
Mehr Informationen rund um Corona und seine Auswirkungen insbesondere auf Planungsbüros finden Sie in unserem Corona-Ratgeber sowie in unserem Schwerpunkt Kreativ durch die Krise.
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Dem letzten Absatz schließe ich mich gerne an: Es geht in der Krise um transparente und ehrliche Kommunikation. Selbst wenn persönliche Termine und Planungsgespräche gerade nicht mehr möglich sind. Wer sich jetzt richtig positioniert und kommunikatives Feingefühl zeigt, wird aus der Krise gestärkt hervorgehen.
Inzwischen hat uns die Krise deutlich gezeigt: Ja, es ist möglich. Ich bin sehr gespannt auf die Zukunft. Mehr Homeoffice entlastet die Innenstädte und löst auch den Fachkräftemangel in ländlichen Regionen. Die Frage ist nicht „ob es möglich ist“, sondern „wie wir es ,möglich machen können“.