E-Rechnung wird Pflicht: Fristen, Ausnahmen und Tools

Dieser Beitrag ist unter dem Titel „Die E-Rechnung wird Pflicht“ im Deutschen Architektenblatt 07-08.2024 erschienen und wurde im Dezember 2024 ergänzt.

Seit Ende 2020 fordern öffentliche Auftraggeber sie bereits, ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung dann (mit Übergangsregelungen bis 2028) zur Pflicht für den inländischen Zahlungsverkehr zwischen allen Unternehmen. Als Unternehmen gilt umsatzsteuerrechtlich, wer wiederkehrend Leistungen gegen Entgelt erbringt – somit gilt die E-Rechnungspflicht auch für Planungsbüros, Selbstständige, Freiberufler, Baufirmen und kommerzielle Bauherren.

Nur Rechnungen an Endverbraucher im Sinne von § 13 BGB (also nicht kommerzielle Bauherren, sogenannte „Häuslebauer“) dürfen weiterhin als PDF oder auf Papier versendet werden. Für eine E-Rechnung müssten diese ausdrücklich zustimmen.

In Deutschland meist XRechnung

Eine E-Rechnung wird in einem vorgegebenen Format (strukturierter XML-Datensatz) erstellt, übermittelt, empfangen und rechtssicher archiviert. Die automatische elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche soll Kosten, Zeit und Ressourcen sparen, für effizientere Arbeitsabläufe und eine verlässliche Prüfbarkeit sorgen. Eine PDF-Datei ist somit keine E-Rechnung.

Der Ausdruck „E-Rechnung“ ist als allgemeiner Überbegriff für ein digitales Rechnungswesen nach EU-Richtlinie 2014/55 zu verstehen. Die in Deutschland maßgeblichen Datenstandards, die weitere nationale Anforderungen erfüllen, sind „ZugFERD“ und „XRechnung“. Letztere wird von der Bundesverwaltung eingefordert. In anderen EU-Ländern gibt es andere etablierte E-Rechnungsstandards (zum Beispiel FatturaPA in Italien oder Factur-X in Frankreich).

Die Tools sind schon da

In vielen allgemeinen Buchhaltungssoftwares, speziellen AVA-Anwendungen (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) oder Büromanagement-Software für Planungsbüros (BMSP) ist die XRechnung bereits heute als Funktion integriert. Auch Banken und andere Dienstleister bieten schon Lösungen an oder arbeiten daran. Ebenso erledigen Steuerberater die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen.

Sofern keine geeignete Software vorhanden ist oder nur wenige elektronische Rechnungen eingereicht werden müssen, können zum Beispiel Rechnungsdaten an Stellen des Bundes online über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) manuell eingegeben und direkt als XRechnung übermittelt werden. Auch außerhalb der Bundesverwaltung gibt es Webseiten, mit denen man Rechnungen direkt online als XRechnung erstellen und versenden kann.

Ab wann E-Rechnungen stellen?

Trotz der bereits funktionierenden Infrastruktur dürften viele Architekturbüros und Freiberufler (auch anderer Branchen) noch unzureichend auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet sein, was rechtliche Risiken mit sich bringen kann. Grundsätzlich gilt die Pflicht zur E-Rechnungsstellung gegenüber einem im Inland ansässigen Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 für Umsätze, die ab dem 1. Januar 2025 ausgeführt werden, wobei es Übergangsregelungen gibt:

Bis 2026 dürfen Unternehmen noch Papierrechnungen oder PDFs versenden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Bis 2027 dürfen Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro (im vorangegangenen Jahr) noch Papierrechnungen oder PDFs versenden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Ab 2028 sind die Vorgaben an die E-Rechnung und ihre Übermittlung zwingend einzuhalten. Ausnahmen sind Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), Rechnungen, die der Geheimhaltung gemäß Sicherheitsüberprüfungsgesetz unterliegen, sowie bestimmte umsatzsteuerbefreite Dienstleistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UstG, wie zum Beispiel Postdienstleistungen, Bankdienstleistungen oder Heilbehandlungen.

Ab wann E-Rechnungen empfangen?

Schon ab 2025 müssen inländische Unternehmer und damit auch Architekturbüros in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen, verarbeiten und archivieren zu können. Dies gilt unabhängig davon, ob ein Architekt selbst auch schon E-Rechnungen ausstellen muss. Auch für den Empfang ist eine geeignete Software oder zumindest ein Viewer erforderlich. 

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Mehr Infos und Links zu E-Rechnung und XRechnung

• Großer Ratgeber auf DABonline mit Tipps und Tools
• Befragung von zehn Software-Anbietern zum Thema E-Rechnung auf DABonline
• Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE)
• FAQ des Bundes zur E-Rechnung
• FAQ des Bundes zur XRechnung
• Merkblatt der Offensive Mittelstand

Dr. Philip Steden ist Referatsleiter Wirtschaftspolitik bei der Bundesarchitektenkammer.