Aufschreiben und eintreiben

Fred Wagner
Michael Kochs Projekt ließ sich angenehm an. Ein sehr freundlicher, kultiviert wirkender Auftraggeber rief eine Steuerungsrunde mit acht Fachplanungsbüros ins Leben. Kochs Büro wurde mit der Erarbeitung des Bebauungsplans beauftragt. Über eineinhalb Jahre entwickelte die Steuerungsrunde eine integrierte Planung und konnte dabei schwierige Probleme lösen. Die Meetings fanden ganztags und in sehr angenehmer Arbeitsatmosphäre statt.

Erst spät tauschten sich die Planer darüber aus, dass sie nicht oder nur sehr schleppend bezahlt wurden. Der Auftraggeber redete sich immer wieder damit heraus, dass in Kürze größere Mittel einlaufen würden.

Als der Verzug immer länger wurde, gab der Auftraggeber an mehrere Planer Wechsel aus, die diese auch annahmen und von ihren Banken diskontieren ließen. Das heißt, die Banken zahlten die Beträge gegen Zinsen aus und erhöhten damit die Liquidität der Planer. Das Problem: Durch so eine Aktion bleibt das ­finanzielle Risiko vollständig bei den Planern. Koch: „Meine Bedenken nahmen weiter zu und ich führte diverse Telefonate mit dem Bauherrn, um seine Zahlungsmoral zu verbessern. Doch außer einem sehr freundlichen ­Gespräch machte dieser nur dubiose, un­seriöse Angebote.“

Im letzten Moment zog Koch die Notbremse. Der Architekt aus Hannover zog seinen Bebauungsplan offiziell aus dem Verfahren zurück und informierte den Stadtbaurat und damit die planende Verwaltung. Koch: „Der Stadtbaurat hatte erfreulicherweise Verständnis für meine Vorgehensweise. Nur meine ­Planerkollegen bewerteten die Aktion als übertrieben und waren verstimmt.“
Sie hätten Koch den Rücken stärken sollen. Denn zum Zeitpunkt der Fälligkeit der diversen Wechsel wurde Koch als Einziger vollständig bezahlt. Alle anderen Planer blieben auf ihren Rechnungen sitzen. Wenige Wochen später ging der Auftraggeber in die Insolvenz.

Koch hat aus dieser Geschichte gelernt. Sein Rat an betroffene Kollegen: „Habt keine Scheu, die Arbeiten nach Ankündigung ein­zustellen beziehungsweise eine Planung oder einen Bauantrag zurückzuziehen.“ Wie wichtig die eigene Arbeit ist, werde erst dann sichtbar, wenn die Handlung für den Auftraggeber schmerzhaft ist. Man dürfe sich davon nicht durch rechtliche Bedenken abhalten lassen. Koch: „Es geht in einer solchen Situation nur um den sprichwörtlich längeren Hebel. Entgegenkommendes Verhalten ist vollkommen fehl am Platz.“

Dieser Meinung ist auch Karsten Meurer. Der Geschäftsführer der HoefA GmbH kennt sich mit den Verhaltensweisen säumiger Bauherren bestens aus. Die Honorareinzugsstelle für Architekten HoefA, von der Architektenkammer Baden-Württemberg ins Leben gerufen, hilft Architekten der Kammern Baden-Württemberg, Niedersachsen, Hessen und Sachsen bei der Durchsetzung ihrer Forderungen gegenüber Bauherren.

Meurer: „Man sollte lieber auf der Wiese in der Sonne liegen als schlechte Verträge schließen, in denen ein hohes Ausfall- oder Haftungsrisiko steckt.“ Um das Risiko von For­derungsausfällen möglichst gering zu halten, sollten Architekten so früh wie möglich den Vertrag dokumentieren und vom Bauherrn bestätigen lassen. Auch über die Höhe der Architektenkosten solle der Bauherr so früh wie möglich aufgeklärt werden. Besonders die ersten Planungsphasen müssen ausreichend dokumentiert werden. Auch Abschläge – am besten bereits in der Entwurfsplanung – können das Ausfallrisiko minimieren. Generell empfiehlt Meurer: „Jede noch so kleine Leistungsänderung sollte dokumentiert werden.“

Wer sich das Forderungsmanagement ersparen will und in einem der genannten Bundesländer Kammermitglied ist, kann die HoefA damit beauftragen. Die Honorareinzugsstelle mit Sitz in Stuttgart verschickt Rechnungen, prüft den Zahlungseingang und mahnt, falls erforderlich, automatisch an. Meurer: „Das erspart den Architekten nicht nur viel Zeit und Geld. Unsere Erfolgsquote liegt derzeit bei 60 Prozent.“

Die erste Mahnung über die HoefA kostet je nach Streitwert zwischen 55 und 70 Euro. Ähnlich hoch sind die Preise für die zweite Mahnung oder einen Mahnbescheid. 150 Euro pro Fall kostet das Rundumpaket von der ersten Rechnung bis zum gerichtlichen Mahnbescheid. Als reines Inkassounternehmen sieht sich die HoefA jedoch nicht. Meurer: „Wir sind ein spezieller Dienstleister für Architekten, der neben Inkasso auch noch Prozessfinanzierungen vermittelt, als Abtretungsstelle dient und Bonitätsauskünfte erteilt. Wir können helfen, wenn Kammermitglieder nicht mehr selber weiterkommen.“ Und das kommt relativ häufig vor. Meurer: „Es gibt immer mehr streitlustige Bauherrn, die prinzipiell sagen: ‚Die letzten zehn Prozent zahlen ich nicht.‘ “

Gute Verträge ersparen Ärger

Diese verbreitete Unsitte hat auch der Leipziger Architekt Klaus Kempe beobachtet. Nach seinen Erfahrungen wird darauf spekuliert, dass der Planer den Rechtsweg nicht beschreitet, da er zunächst die Kosten für Anwalt, Gericht oder Gutachter tragen muss. Kempe: „Außerdem muss der Architekt einkalkulieren, dass er ohnehin nicht ohne ein Mitverschulden davonkommt und somit der finanzielle und zeitliche Aufwand in einem ungünstigen Verhältnis zum Ertrag steht.“

Oft seien in solchen Fällen die Auftragnehmer selbst schuld, so Kempe. „Es werden keine klaren, sauberen und eindeutigen Verträge abgeschlossen, aus denen zweifelsfrei und unstrittig das geschuldete Soll hervorgeht.“ Seit der Schuldrechtsmodernisierung von 2002 haben sich die Anforderungen an die Mängelfreiheit wesentlich verschärft. Doch viele Planer kennen weder die alte noch die neue Regelung. Wer zur Abnahme mängelfrei dastehen will, muss während der Planung die geschuldeten Leistungen wenn nötig mehrfach anpassen, neu beschreiben und mit dem Auftraggeber vertraglich vereinbaren. Kempe: „Es ist eine bekannte Tatsache, dass ständig neue Erkenntnisse und Wünsche auftreten, die beachtet werden müssen, die aber im Ursprungsauftrag meist nicht enthalten sind. Durch meine exakt formulierten Verträge, einschließlich vereinbarter Nachbesserungen, Teilzahlungen oder mängelfreier Arbeit, konnte ich meine Verluste in den letzten zwanzig Jahren aus der ,Portokasse‘ begleichen.“

Darüber hinaus hat es sich der Leipziger Architekt abgewöhnt, säumige Zahler mit einschlägigen Mahnvordrucken an die Zahlung zu erinnern, „weil es wirkungslos ist“. Kempe: „Wer nicht zahlen will oder betrügen will, muss anders angepackt werden.“ Eine bewährte und Erfolg versprechende Methode sei es, den Betroffenen schriftlich mitzuteilen, dass die Leistung erbracht wurde und dafür der vereinbarte Werklohn zu zahlen ist. Sollte die Zahlung ausbleiben, müsse der Architekt als Auftragnehmer davon ausgehen, dass der Auftrag­geber nicht zahlungsfähig oder -willig ist. Das habe dann eine Anzeige wegen Betruges oder Konkursverschleppung bei der Staatsanwaltschaft zur Folge. Kempe: „Mit diesen Androhungen war ich bisher immer erfolgreich.“

Guter Bauherr, böser Bauherr

Eine Architektin aus Süddeutschland, die ano­nym bleiben möchte, erstellt seit über zehn Jahren Wohnbauten für Private und plant vorrangig Einfamilien- und Doppelhäuser. Dabei stößt sie auf zwei Gruppen von Bauherrentypen, die sich auch hinsichtlich ihrer Zahlungsmoral unterscheiden.

Zur ersten Gruppe zählen jene, die mit Minimalbudget bauen wollen und die Kosten im Blick haben. „Die zahlen ihre Rechnungen sofort, ohne Diskussion“, so die Architektin. Daneben gebe es die Gruppe von Bauherren, nach denen sich Architekten eigentlich alle zehn Finger lecken müssten: gesichertes Einkommen, ausreichend hohes Budget, interessante Bauaufgabe und manchmal sogar zugänglich für Vorschläge des Planers. Doch der schöne Schein trügt.

„Genau bei diesen Bauherren konnte ich feststellen“, so die Architektin, „dass die Honorardiskussion bereits im Vorfeld beginnt. Das Haus kann koste, was es will, das ist egal. Aber die Planungskosten? Und womöglich noch Sonderfachleute? Geht es nicht vielleicht pauschal? Und ist diese oder jene Leistung nicht sogar im Preis enthalten? Und der Kollege von Ihnen macht es eh viel günstiger.“ Weiterer Ärger droht bei der ersten Abschlagszahlung. „Abschlagszahlung – ja wofür denn? Sie machen doch nichts! Für die paar Ausschreibungen oder die Termine der Handwerker vielleicht? Und überhaupt, wenn ich mich als Bauherr nicht um alles selber kümmern würde! Da fällt mir ein, das Bad ist falsch geplant. Waren Sie nicht im Urlaub, wer hat sich denn da um unser Projekt gekümmert?“

In zwei Fällen habe sie bei Bauherren vom Typ 2 extrem draufgezahlt und schließlich ihre Konsequenzen gezogen: So klopft sie sehr früh beim Bauherrn ab, in welche Richtung bei ihm die Architektenkosten gehen. Sie erstellt einen Zahlungsplan und macht diesen zum Bestandteil des Architektenvertrages. „Dabei achte ich darauf, dass mit Baubeginn 60 Prozent meiner Zahlungen abgegolten sind und ich nach Fertigstellung der Estricharbeiten bei mindestens 90 Prozent angekommen bin. Der Rest kommt als Schlusszahlung erst nach Abschluss meiner Arbeiten.“

Ihrem Argument, dass sie bis dahin den Großteil der Planungsarbeiten beendet habe, hat bisher kein Bauherr widersprochen. „Möglicherweise bestätigt es ja den Bauherrn in seiner Meinung, dass es die Bauleitung gewissermaßen ‚gratis’ dazugibt.“ Seit zwei Jahren arbeitet die Architektin nach diesem Prinzip und hatte seitdem keinen Zahlungsärger mehr, „trotz zum Teil extrem schwieriger Klientel“, wie sie schreibt.

Aufklären, nachfassen, danken

Strategien für einen reibungslosen Geldfluss

Aufklärung von Anfang an

Auftraggeber haben meist wenig Kenntnis von der wirtschaftlichen Situation der Architekturbüros. Doch sollten sie von Anfang an darüber Bescheid wissen. Zum Beispiel darüber, wie viele Mitarbeiter welche Leistungen erbringen und in welcher Höhe dafür finanzielle Aufwendungen entstehen.

Zu diesem Thema zählt auch die Aufklärung des ­Bauherrn über vermeintlich „kleine“ Beträge. Hier ist es sinnvoll, den Bauherrn aufzuklären, dass sich die Außenstände eines Architekturbüros aus ­vielen kleineren Beträgen zusammensetzen können, deren zügige Begleichung sehr angenehm wäre.

Dank für schnelle Begleichung

Bei zügiger Zahlung ist ein kleiner Dank zu empfehlen, zum Beispiel per E-Mail an den Auftraggeber. ­Damit signalisiert der Architekt, dass die schnelle Begleichung der Außenstände positiv wahrgenommen wurde. Lob kann bekanntermaßen die Wiederholung guter Taten fördern.

Rechnungen immer sofort stellen

Zügige Abrechnung lohnt, um einen dem Leistungsstand entsprechenden Zahlungsstand zu erreichen. Erstens sollten bürokratische Vorgänge schnell erledigt werden, damit der Kopf wieder für Kernaufgaben frei wird. Zweitens sollte sich kein Architekt scheuen, Abschlagsrechnungen in dichter Folge zu stellen, ­damit die entstandenen Kosten zügig gedeckt werden können. Bei einer Insolvenz des Auftraggebers ist dann wenigstens ein Teil des Honorars gezahlt.

Nachfassen

Niemand sollte sich scheuen, bei ausstehenden ­Honorarzahlungen, die mehrere bürokratische ­Stationen passieren müssen, nach angemessener Zeit nachzufassen. Mitunter bleiben Zahlungsan­weisungen im Bürogetriebe stecken. Manchmal wird ein Sachbearbeiter durch das Telefonat bemüßigt, den Vorgang vorzuziehen und zu beschleunigen.

Vorschuss

Neben der Möglichkeit, eine Vorschusszahlung ­vertraglich festzulegen, lässt sich auch ein Vorschuss zur Anschubfinanzierung vereinbaren. Ob das gelingt, hängt vom Verhältnis zwischen Architekt und Auftraggeber ab. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt.

Forderungsmanagement mit der HoefA GmbH

Die „Honorareinzugsstelle für Architekten“ der Architektenkammern Baden-Württemberg, Niedersachsen, Hessen und Sachsen bietet diese Leistungen:

• Forderungsmanagement, Versand von Rechnungen, Überwachung der Zahlungseingänge
• Mahnen von Forderungen beim Bauherrn
• Hilfe beim Ausfüllen des gerichtlichen Mahnbescheids
• Einholen von Bonitätsauskünften bei SchufA und Creditreform
• Forderungsabtretung und Vermittlung von Prozessfinanzierungen sowie des Forderungskaufs

Weitere Informationen:
HoefA GmbH
Herdweg 24, 70174 Stuttgart
Tel. 07 11/50 53 07 40
info@hoefa-gmbh.de