Text: Marian Behaneck
HOAI-Software unterstützt Planer dabei, rechtssichere, ertragsoptimierte Honorare zu stellen und gegenüber säumigen Kunden auch einzufordern. Die Abrechnung von Planungsleistungen orientiert sich an der aktuellen HOAI 2013 sowie an der vorhergehenden sechsten Novelle (HOAI 2009), teilweise auch an früheren Novellierungen, bei Bedarf auch kombiniert. Die Software sollte flexibel sein, damit über Standard-Leistungsbilder hinaus auch individuelle und komplexe Leistungsprofile abgerechnet werden können. Neben allen Leistungsbildern (Flächen-, Objekt- und Fachplanung sowie Beratungsleistungen) können teilweise auch Honorare für Leistungen außerhalb der HOAI ermittelt werden. Insbesondere im Zusammenhang mit der Projektsteuerung, Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordination (SiGeKo), Energieberatung nach EnEV oder der Erstellung von Brandschutzkonzepten gab und gibt es immer wieder Unsicherheiten, wie man diese Planungs- und Beratungsleistungen korrekt abrechnet. Da diese Leistungen in der HOAI nicht oder nur unzureichend berücksichtigt werden, haben Arbeitskreise des AHO (Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung e.V.) entsprechende Berechnungsgrundlagen geschaffen, die sich an der Fläche, der Nutzung und sonstigen Besonderheiten eines Projektes orientieren. Daher verfügen die meisten Programme über AHO-Berechnungsfunktionen. Darüber hinaus berücksichtigen sie auch Siemon- und Simmendinger-Teilleistungstabellen oder andere Richtlinien für die Berechnung des Honorars in besonderen Fällen, wie bei der Beauftragung von Einzelleistungen etc. Damit Planer im Voraus prüfen können, auf welcher Grundlage sie ihre Leistungen optimal abrechnen, bieten HOAI-Programme die Möglichkeit, Leistungen alternativ nach unterschiedlichen Verfahren zu berechnen, um so die bestmöglichen Honorarerträge zu erzielen.
Vom Angebot bis zur Zahlung
Honorarangebote oder -rechnungen lassen sich frei, mit mehr oder weniger selbst erklärenden Dialogfenstern oder mithilfe eines Assistenten Schritt für Schritt erstellen. Letzteres hat den Vorteil, dass keine zur Berechnung erforderlichen Punkte übersehen werden. Zunächst müssen in den Projektdaten die Leistungsbilder, die anrechenbaren Kosten, die Leistungsphasen, vereinbarte und erbrachte Anteile, die Honorarzone, der Honorarsatz und gegebenenfalls Besondere Leistungen, Zu- und Abschläge oder Nebenkosten festgelegt werden. Zu den weiteren Eingabedaten zählen Angaben über mögliche Pauschal-, Zeit-, Bonus- oder Malushonorare, mitzuverarbeitende Bausubstanz (mvB) oder Umbauzuschläge. Anrechenbare Kosten lassen sich pauschal oder mithilfe einer integrierten Kostenermittlung nach DIN 276 detailliert bestimmen. Bei Bedarf stellt
das Programm für jedes Leistungsbild alle HOAI-Bewertungsmerkmale zur Ermittlung der Honorarzone bereit. Für die Honorarberechnung sind alle Paragrafen der HOAI und Anlagen integriert, die zur prozentualen Aufteilung nach Leistungsphasen führen. Anhand des gewählten Paragrafen werden die Standard-Prozentsätze vorgeschlagen, wobei zu jeder Leistungsphase ein abweichender Prozentsatz hinterlegt werden kann. Für die Erstellung der Rechnungen müssen ergänzend die Fertigstellungsgrade der einzelnen Leistungsphasen angegeben werden. Daraus – und aus eventuellen Zuschlägen und bereits gestellten Rechnungen – ermittelt das Programm das aktuelle Honorar und erstellt aufgrund der gewählten Vorlage eine prüffähige Einzel-, Abschlags- oder Schlussrechnung. Auch Skonti, Nachlässe, Sicherheitseinbehalte oder Mahngebühren können verwaltet und in der Rechnung transparent und nachvollziehbar aufgelistet werden. Sofern mit dem Auftraggeber ein Sicherheitseinbehalt vereinbart wurde, etwa bei öffentlichen Auftraggebern, kann dafür der Prozentsatz oder ein Betrag eingeben werden. Außerdem werden auch Sondervereinbarungen ebenso wie Zuschläge, besondere Leistungen, Nebenkosten und weitere vertragliche Besonderheiten berücksichtigt.
Auswertung und Mahnwesen
Über die korrekte Honorarabrechnung hinaus ermöglichen die Programme auch, dass Planer Rechnungsausgänge und Honorareingänge im Blick behalten. Säumige Bauherren werden vom integrierten oder optionalen Modul „Mahnwesen“ in einer Offene-Posten-Liste geführt und durch rechtsverbindlich formulierte, mehrstufige Mahnungen an abgelaufene Zahlungstermine erinnert. Bereits in Rechnung gestellte Honorare werden automatisch aufgelistet. Dabei werden alle Abrechnungsarten berücksichtigt – ob als Einzel-, Abschlags-, Teilschluss- oder Schlussrechnung – sowie alle eingegangenen Zahlungen, Stornierungen oder Skonti werden kontinuierlich und projektbezogen verfolgt. Wurde mit dem Auftraggeber ein Zahlungsplan vereinbart, kann man zusätzlich den termingerechten Eingang von Abschlagszahlungen prüfen. Auch Sicherheitsvorbehalte oder Sondervereinbarungen werden verwaltet, ebenso wie Zuschläge, Besondere Leistungen oder Nebenkosten. Offene Posten, Jahresumsatz und die Summe der Rechnungen pro Monat mit der Rechnungsübersicht können ebenso abgerufen werden. Offene oder bezahlte Rechnungen können sortiert und beliebig gefiltert werden, um beispielsweise einzelne Projekte auszuwerten oder einen Rechnungs-Zeitraum einzugrenzen. Gegen unbefugten Zugriff schützt ein Benutzer-Passwort.
Druckausgabe und Schnittstellen
Die Form der Rechnungslegung ist ein weiterer wichtiger Punkt, zählt sie doch mit zur „Visitenkarte“ eines Planers. Da die Erstellung der Angebote, Rechnungen oder Mahnungen auf einem integrierten Texteditor oder einem externen Standard Textverarbeitungsprogramm basiert, können die Dokumente mit individuellen Zusatztexten oder Formatierungen sowie dem eigenen Firmenlayout versehen werden. Dazu wird die Honorarberechnung in die programminterne Textverarbeitung geladen respektive als TXT-, RTF- oder DOC-Datei exportiert und mit anderen Programmen weiterbearbeitet. Eine zoombare Druckvorschau ermöglicht eine zeit- und papiersparende Korrektur des Layouts. Um eigenes Firmen-Briefpapier nutzen zu können, sollte wahlweise auch ein Ausdruck ohne Briefkopf und Steuernummern möglich sein. Zusätzlich zu den Textformaten lassen sich die Dokumente in den Datenformaten XLS (Excel), PDF oder HTML digital ausgeben.
Welche HOAI-Programme gibt es?
Die Bandbreite der Programme reicht von kostenlosen Online-Schnellrechnern oder Excel-Berechnungstools über kostenfreie oder kostenpflichtige Berechnungs-Apps für verschiedene mobile Betriebssysteme bis hin zur mehrplatzfähigen Bürosoftware. Kostenlose Online-Schnellrechner ermöglichen entweder eine unlimitierte oder auf bestimmte Leistungsgruppen und/oder Baukosten- respektive Honorarsummen beschränkte Honorarberechnung, die teilweise auch Zuschläge, Besondere Leistungen oder Nebenkosten berücksichtigt. Unter Android, iOS und anderen mobilen Betriebssystemen laufende HOAI-Apps ermöglichen eine Abschätzung der Honorarhöhe vor Ort, zum Beispiel während einer Besprechung mit dem Bauherrn. Weitaus umfangreicher ist die Funktionspalette eigenständiger „Stand-alone-Lösungen“ oder in Büro-/Projektmanagement-Software (BMSP, DAB 10/2016: Organisieren von überall her) integrierter HOAI-Programme. Letztere bieten mehrere Vorteile: Der Anwender kann auf vorhandene Stammdaten oder Projektinformationen zurückgreifen und muss die Daten nicht neu eingeben. Ist die HOAI-Software beispielsweise in eine Büromanagement Lösung eingebunden, lassen sich Adressdaten übernehmen, Budgets kontrollieren, Umsatzprognosen oder Soll-Ist-Analysen erstellen. Sind darüber hinaus Dokumentenmanagement-Funktionen integriert, kann man auch Angebote, Rechnungen oder Mahnungen komfortabel suchen und archivieren. Ein weiterer Vorteil integrierter Software ist, dass sich Anwender nicht ständig auf ein anderes Bedienungskonzept umstellen müssen. Die Preise von separaten oder integrierten HOAI-Programmen liegen zwischen 150 und 500 Euro.
Marian Behaneck ist freier Fachjournalist in Jockgrim (Pfalz).
Einen detaillierten Produktvergleich in Tabellenform können Sie hier herunterladen.
PROGRAMME UND ANBIETER*
Abacus allprojects (www.abacus-solutions.de),
Acclaro (www.acclaro.de),
BKI Honorarplaner (www.baukosten.de),
BUILDUP HOAI, HOAI Schnellrechner (www.bauer-software.de),
Cycot OM (www.cycot.de),
Documaps (www.documaps.de),
HOAI-Honorar-Rechner (www.rudolf-mueller.de),
HOAI-Honorarechner (www.infradesign.de),
HOAI detail (www.bauskript.de),
HOAI2Go (www.codingbuilders.com),
HOAI Pro (www.vordruckverlag.de),
Honorarabrechnung leicht gemacht (www.weka.de),
HonTaf, HOAI-Rechner Online (www.hoai-2002.de),
IsyControl (www.isycontrol.de),
Kobold Control (www.kbld.de),
Pro Controlling (www.projektpro.com),
RP-PRO (www.loreg.de),
SMART (www.software-fs.de),
untermStrich (www.untermstrich.com),
Visuplus Professional (www.visuplus.com),
Wiko (www.wiko.de)
* Auswahl ohne Anspruch auf Vollständigkeit, Stand: 5/2017
grün: siehe auch tabellarischer Produktvergleich als Download oben rechts auf dieser Seite
WEITERE INFOS UND QUELLEN
Softwareübersicht: www.aec-office.de/hoai/hoai-software.php
GHV-Gütestelle: www.ghv-guetestelle.de
HOAI-Text: www.gesetze-im-internet.de/hoai_2013
HOAI-Forum: www.hoai.de/forum/index.php
HOAI-Infos: www.iww.de/pbp/suche?term=hoai
[1] HOAI 2013 – Honorarordnung für Architekten und Ingenieure,
10. Juli 2013 (BGBI. I, 2.2276), www.gesetze-im-internet.de/hoai_2013
[2] Kruft, A.: Ausprobieren erwünscht. Neues Honorarmodell für Nichtwohngebäude, Gebäude-Energieberater, 05/2014, Gentner Verlag, Stuttgart
[3] Meurer, K.: Die Regelungen der HOAI 2013, Teil 1-3, Gebäude-Energieberater 10,
11/2013, 1/2014, Gentner Verlag, Stuttgart
[4] Sangenstedt, H-R.: HOAI 2013, Band 1: Rechtstext und praxisnahe Einführung, September 2013, Beuth, Berlin
[5] Siemon, K.D./Weber, F.: Die neue HOAI 2013 mit Synopse 2009 und 2013. Einführung,
Gegenüberstellung, Begründung, Bewertungstabellen, 2014, Springer, Berlin
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