Von Eric Sturm
Seit gut sechs Jahren nutzt das mittelständische Architekturbüro Gaus & Knödler aus Göppingen die Bürosoftware Projekt Pro. Sie löst Kommunikationsaufgaben wie den E-Mail-Versand oder das Projektcontrolling zufriedenstellend, hat aber einen entscheidenden Nachteil: Sie ist nicht Cloud-basiert. Auf die Daten kann also nicht flexibel, zum Beispiel von der Baustelle aus, zugegriffen werden. Zudem suchte man nach Wegen aus dem „E-Mail-Chaos“, denn überfüllte Posteingänge binden viel Arbeitszeit.
Trennung von interner und externer Kommunikation
2017 führten Gaus & Knödler dann die Web-Anwendung Slack als E-Mail-Ersatz für die bürointerne Kommunikation ein. Der radikale Schritt wurde zunächst in einer kleinen Gruppe (erfolgreich) getestet. Inzwischen tauschen sich alle 30 Mitarbeiter über das Programm aus – und sparen eine Menge Zeit. „Wenn wir jetzt noch E-Mails erhalten, sind das Nachrichten von extern. Die bekommen dann automatisch eine gewisse Wichtigkeit. Das sehen wir sehr positiv, weil angesichts der bisherigen ,E-Mail-Schwemme‘, mitverursacht durch viele interne Nachrichten, die Aufmerksamkeit für wichtige E-Mails gelitten hat“, sagt Büroinhaber Christian Gaus.
In Slack können unterschiedliche Themenbereiche in Kanälen („Channels“) angelegt werden. Einzelne Gesprächsinhalte können aus dem Chatverlauf ausgegliedert werden, um sie in kleinerer Runde zu vertiefen. Bei Gaus & Knödler gibt es einen Kanal je Projekt, einen allgemeinen Kanal und eine Handvoll administrative Kanäle. Die meisten Mitarbeiter sind zwei Projekt-Kanälen und dem allgemeinen Kanal zugeordnet. Weil man zunächst mit einer kleinen Gruppe testete und die Mitarbeiter über die bevorstehende Umstellung laufend informiert wurden, habe das „Change Management“ bestens funktioniert, so Christian Gaus: „Der Übergang zu Slack wurde extrem positiv aufgenommen, weil viel direkter und schneller kommuniziert wird.“ Der Architekt sieht einen weiteren Vorteil in der größeren Transparenz: „Man nimmt die Mitarbeiter viel mehr mit.“ Auch Kollegen, die 500 Kilometer weiter nördlich im Baucontainer sitzen, hätten viel stärker das Gefühl, zum Büro zu gehören, so Gaus: „Wir posten auch unsere Erfolge, etwa gewonnene Wettbewerbe, und lassen alle Mitarbeiter daran teilhaben. Es ist ein Tool, das integriert und verbindet.“
Dokumentenmanagement statt Papierausdrucke
Dass Evernote ebenfalls Cloud-basiert ist, war ein wichtiges Argument für die Software. Sie kommt bei Gaus & Knödler etwa bei der wöchentlichen Büroplanung, beim „Jour Fixe Controlling“ oder bei Baustellenbesprechungen zum Einsatz: Protokolle werden in der App mitgeschrieben, erledigte Aufgaben abgehakt, neue Aufgaben angelegt. So stehen dem gesamten Team alle Informationen sofort zur Verfügung. Da den Protokoll-Dokumenten auch PDF-Dateien oder Bilder beigefügt werden können, ersetzen die Evernote-Listen nun sämtliches Papier bei den Sitzungen.
Auch der (Brief-)Posteingang und die Rechnungsprüfung wird bei Gaus & Knödler inzwischen digital in Evernote abgebildet. Eingegangene Briefe werden eingescannt und im Notizbuch „Posteingang“ abgelegt. Ebenso sind Fotos von Dokumenten mit wenigen Schritten im System abgelegt. Alle Inhalte – auch die der Scans – erfasst die Software und macht sie über eine Suchfunktion auffindbar. „Selbst relativ schlecht lesbare Handschrift wird noch voll erkannt“ berichtet Michael Reisser, der Evernote auch für das Büro-Marketing nutzt. Auch beim Wissensmanagement wird es eingesetzt: „Wir bauen gerade unsere gesamte Datenbank in Evernote auf“ erläutert Christian Gaus. Sämtliche für die tägliche Arbeit relevanten Dokumente – von Gesetzestexten bis hin zu Detailzeichnungen – werden demnächst zentral verfügbar sein. „Die klassische Datenhaltung auf dem eigenen Server wird durch Slack und Evernote aber nicht überflüssig“, ergänzt Gaus, „gerade wenn es um den Umgang mit sensiblen Kunden- und personenbezogenen Daten geht.“
Eric Sturm ist Webdesigner, Blogger und Fachjournalist in Berlin
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Slack lässt sich vereinfacht als WhatsApp für die Büro-interne Kommunikation bezeichnen – allerdings mit mehr Funktionen: Ein Administrator im Unternehmen legt themenbezogene Kanäle an und bestimmt, welche Nutzer sich darin austauschen oder Dateien hochladen dürfen. Über die Suchfunktion sind Dokumente oder Diskussionen schnell auffindbar. Andere Dienste, wie Dropbox oder Google Drive, können integriert werden, ein Export der Chat-Daten ist ebenfalls möglich. Die ausgetauschten Informationen und Daten können dauerhaft oder zeitlich begrenzt vorgehalten werden.
Slack läuft im Browser oder als App für Windows, macOS, Linux, iOS, Android und Windows Phone. Die Basisversion (mit begrenztem Funktionsumfang) ist kostenlos, daneben werden zwei Bezahlversionen für 6,25 (wie Gaus & Knödler sie nutzen) oder 11,75 Euro pro Mitarbeiter und Monat angeboten. Slack ist ein eigenständiges US-Unternehmen mit weltweiten Niederlassungen. Die Daten werden in den USA gespeichert, eine Speicherung in Europa wird jedoch vorbereitet. Alternativen sind Microsoft Teams, Yammer (auch Microsoft) oder das deutsche Communote.
Evernote ermöglicht das Sammeln, Ordnen und Finden von Notizen, Dokumenten und Fotos in verschiedenen Formaten – als Browser-Anwendung oder als App für Windows, macOS, iOS, Android, BlackBerry und Windows Phone. Es können abhakbare To-do-Listen erstellt und Aufgaben definiert werden. Mit einer Benachrichtigungsfunktion werden Projektbeteiligte an eine Notiz erinnert. Via Texterkennung können auch Suchbegriffe auf Fotos, Plänen oder eingescannten Dokumenten gefunden werden. Die Daten werden doppelt vorgehalten: auf dem Endgerät und in der Cloud. Sie können außerdem manuell gesichert und in verschiedene Dateiformate exportiert werden.
Evernote wird als „Freemium“-Produkt angeboten, bietet also ein kostenloses Basis-Konto mit Begrenzungen bei Funktionalität und Speicherplatz. Das Premium-Konto für Einzelnutzer kostet 60 Euro pro Jahr, für Evernote Business (wie bei Gaus & Knödler) werden 12 Euro pro Einzelnutzer und Monat berechnet. Evernote ist ein eigenständiges US-Unternehmen. Derzeit werden alle Daten in den USA gespeichert. Software-Alternativen sind Microsoft OneNote oder Dropbox Paper.
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