Angeben ist Pflicht

Von Markus Prause und Sinah Marx

Elektronische Medien spielen im beruflichen Alltag von Architekten eine immer wichtigere Rolle. Geschäftlicher Schriftverkehr wird fast nur noch per E-Mail abgewickelt. Für ihre Außendarstellung nutzen Architekten das Internet und richten eigene Websites ein. Dabei gilt es rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten.

Geschäftliche E-Mails

In verschiedenen Gesetzen des Handels- und Gesellschaftsrechtes gibt es schon seit geraumer Zeit Bestimmungen über Pflichtangaben in Geschäftsbriefen, gleich welcher Form. Damit unterliegen auch E-Mails diesen Bestimmungen.

Über der Frage, wer überhaupt Pflichtangaben für Papierbriefe und eben auch E-Mails zu beachten hat, herrscht große Verunsicherung. Um es vorwegzunehmen: Die Pflichtangaben für geschäftliche E-Mails beziehen sich nur auf bestimmte Personen und Gesellschaftsformen. Architekten sind in der Regel nur betroffen, wenn sie in der Rechtsform einer GmbH oder einer Partnerschaftsgesellschaft (mbB) agieren oder sich baugewerblich betätigen. Folgende zwei für Architekturbüros relevante Gesellschaften haben in ihre geschäftlichen E-Mails die bezeichneten Daten aufzunehmen:

Gesellschaft mit beschränkter Haftung, GmbH  (§ 35 a GmbHG):

• Firma = Name der GmbH
• Rechtsform
• Sitz der Gesellschaft
• zuständiges Registergericht und Registernummer
• sämtliche Geschäftsführer mit Vor- und Nachnamen und, sofern ein Aufsichtsrat gebildet wurde, der Aufsichtsratsvorsitzende mit Vor- und Nachnamen

Partnerschaftsgesellschaft, auch: PartG mbB (§ 7 Abs. 5 PartGG i. V. m. § 125 a HGB):

• Name der Partnerschaft
• Rechtsform
• Sitz der Gesellschaft
• zuständiges Registergericht und Registernummer

Einzelkaufmann (§ 37 a Abs. 1 HGB):

• Firma
• Bezeichnung „eingetragener Kaufmann“ / „eingetragene Kauffrau“ (ggf. als Abkürzung)
• Ort der Handelsniederlassung
• zuständiges Registergericht und Registernummer

Offene Handelsgesellschaft (OHG/§ 125 a HGB):

• Firmenbezeichnung
• Rechtsform
• Sitz der Gesellschaft
• zuständiges Registergericht und Registernummer
• Sonderregelungen gelten für OHGs, bei denen kein Gesellschafter eine natürliche Person ist.

Kommanditgesellschaft (KG/§ 177 a HGB):

• Firmenbezeichnung
• Rechtsform
• Sitz der Gesellschaft
• zuständiges Registergericht und Registernummer
• Vor- und Nachname des persönlich haftenden Gesellschafters

GmbH & Co. KG:

• sämtliche Angaben zur KG und zur GmbH

AG und Genossenschaft

Ähnliche Pflichtangaben wurden zudem für Aktiengesellschaften und Genossenschaften eingeführt.

Freiberufler

Nicht betroffen sind Freiberufler – also auch Architekten und Ingenieure – als Einzelinhaber eines Büros, da es sich bei Freiberuflern gerade nicht um Kaufleute im Sinne des § 37 a HGB handelt. Auch die Freiberufler-GbR ist von den geetzlichen Vorgaben nicht berührt.

Wann und wo

Die Regelungen finden Anwendung auf geschäftliche E-Mails. Hiervon betroffen sind beispielsweise Angebote, Auftragsbestätigungen, Terminabsprachen, Rechnungen, Rundschreiben, Werbe-E-Mails etc. Zu Werbe-E-Mails ist ergänzend § 7 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) zu beachten. Hiernach werden Werbe-E-Mails oder Faxe, die ohne vorherige Einwilligung des Adressaten zugesendet werden, in der Regel als unzumutbare Belästigung und demzufolge als Wettbewerbsverstoß eingestuft. Sie sind rechtlich unzulässig.

Die unterschiedlichen Vorschriften besagen nicht, wie und wo die Pflichtangaben anzubringen sind. Ausreichend ist auf jeden Fall die Einstellung der Pflichtangaben in die Fußzeile der E-Mail, also in der Signatur. Ein Link oder Hinweis auf das Impressum der Website genügt nicht. Unklar ist, ob ein angehängtes Dokument mit den betreffenden Daten ausreicht. Das ist allerdings unüblich und wegen der bestehenden Unsicherheit ist davon abzuraten.

Website

Bereits seit dem 21. Dezember 2001 bestehen rechtliche Vorgaben zum Impressum einer Homepage. Das zunächst maßgebliche Teledienstgesetz wurde am 1. März 2007 durch das Telemediengesetz (TMG) abgelöst. Nach § 5 TMG haben Architekten auf ihrer geschäftlichen Website mindestens die nachfolgenden Informationen leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar zu halten:

1. Name und vollständige Postanschrift mit Postleitzahl, Ort, Straße und Hausnummer, unter der der Architekt niedergelassen ist, bei juristischen Personen zusätzlich die Rechtsform und der Vertretungsberechtigte. Bei einer juristischen Person ist der Sitz der Gesellschaft maßgeblich. Als Vertretungsberechtigte einer juristischen Person gelten bei der Aktiengesellschaft (AG): der Vorstand. Bei der GbR und Partnerschaftsgesellschaft (auch: PartG mbB): die vertretungsberechtigten Gesellschafter/Partner. Bei der GmbH: der/die Geschäftsführer. Bei der OHG und KG: der/die vertretungsberechtigte/n Gesellschafter.
2. Angaben, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme und unmittelbare Kommunikation mit dem Architekten ermöglichen, einschließlich der E-Mail-Adresse. Hinsichtlich der Angaben zur unmittelbaren Erreichbarkeit ist anzumerken, dass die Telefonnummer möglichst mit der „+49“ für Deutschland versehen werden soll
3. Bei einer juristischen Person die Angabe des Handels-, Vereins-, Partnerschafts- oder Genossenschaftsregisters, in dem sie eingetragen ist, sowie die entsprechende Registernummer.
4. Die Kammer, der der Architekt angehört. Diese Anforderung ist auch für eingetragene Berufsgesellschaften zu beachten. Die Mitgliedsnummer ist eine freiwillige Angabe.
5. Die gesetzliche Berufsbezeichnung (Architekt, Innenarchitekt, Landschaftsarchitekt, Stadtplaner) und der Staat (wegen der landesrechtlichen Regelungen zusätzlich das Bundesland), in dem die Berufsbezeichnung verliehen wurde.
6. Die Bezeichnung der berufsrechtlichen Regelungen (zum Beispiel Architektengesetz, Berufsordnung, Sachverständigenordnung) und eine Angabe dazu, wie diese zugänglich sind. Um diese Anforderung zu erfüllen, wird ein Link auf die Homepage der jeweiligen Architektenkammer empfohlen. Übertragbares Beispiel für Hamburg: „Berufsrechtliche Regelungen, wie insbesondere das Hamburgische Architektengesetz und die Ehrenordnung der Hamburgischen Architektenkammer, sind abrufbar unter www.recht.akhh.de.“
7. Die Umsatzsteueridentifikationsnummer nach § 27 a des Umsatzsteuergesetzes oder eine Wirtschafts-Identifikationsnummer nach § 139 c der Abgabenordnung, sofern der Architekt eine besitzt.
8. Soweit ein Mediendienst, also im Prinzip jede kommerziell betriebene Website, im Rahmen einer Tätigkeit angeboten oder erbracht wird, die der behördlichen Zulassung bedarf (zum Beispiel Makler), Angaben zur zuständigen Aufsichtsbehörde.
9. Bei GmbHs, Kommanditgesellschaften auf Aktien und Aktiengesellschaften, die sich in Abwicklung oder Liquidation befinden, muss eine Angabe hierüber auf die Website eingestellt werden.
10. Zum Teil findet man bei GmbHs freiwillige Angaben zur Kapitalstruktur der Gesellschaft. Sofern dieses erfolgt, muss das Stamm- oder Grundkapital angegeben werden. Wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen einbezahlt wurden, ist zudem der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben.

Folgen bei Fehlern oder Fehlen

Achtung: Unvollständige oder unrichtige Angaben (auch wenn sie lediglich auf einem Tippfehler beruhen) werden als nicht gemachte Angaben gewertet.

Vorsätzliche oder fahrlässige Verstöße gegen die Informationspflichten können als Ordnungswidrigkeit mit Geldbußen geahndet werden. Weiterhin können Konkurrenten und findige Rechtsanwälte Abmahnverfahren einleiten. Die Kosten solcher Verfahren hat dann der Architekt zu tragen, der die rechtlichen Vorgaben nicht einhält.

Weitere Pflichtangaben

Es gibt noch weitergehende Informationspflichten nach anderen Rechtsvorschriften. So stellt beispielsweise die seit 2010 geltende Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV) über das TMG hinausgehende Regeln darüber auf, welche Informationen ein Anbieter von Dienstleistungen dem Vertragspartner vor Abschluss eines Vertrags zur Verfügung stellen muss, § 2 Abs. 1 DL-InfoV. So wird unter anderem verlangt, dass Allgemeine Geschäftsbedingungen und Vertragsklauseln, die das auf den Vertrag anwendbare Recht oder den Gerichtsstand festlegen, sowie Angaben zu Name, Anschrift und Geltungsbereich einer Berufshaftpflichtversicherung dem Dienstleistungsempfänger leicht zugänglich zu machen sind. Diese Informationen müssen nicht im Internet erwähnt werden. Eine Mitteilung bei den Vertragsverhandlungen zum Beispiel per E-Mail oder ein Aushang am Ort des Vertragsschlusses reichen aus. Um aber nicht Gefahr zu laufen, Pflichten aus der DL-InfoV zu vernachlässigen, sollten zumindest Informationen zur Berufshaftpflichtversicherung im Impressum ergänzt werden, zumal es sich dabei um eine vertrauensbildende Maßnahme handelt.

Seit dem 1.Februar 2017 treffen selbständige (Landschafts-, Innen-) Architekten und Stadtplaner aufgrund des Verbraucherstreitbeilegungsgesetzes (VSBG) unter bestimmten Voraussetzungen Informationspflichten gegenüber Auftraggebern, die als Verbraucher anzusehen sind. Verbraucher ist nach § 13 BGB jede natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu Zwecken abschließt, die überwiegend weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden können. Diese Informationspflichten treffen aber nur solche Büros, in denen am 31. Dezember des Vorjahres mehr als zehn Personen beschäftigt waren, und die eine Website unterhalten. Sie müssen dort angeben, ob und inwieweit die Bereitschaft besteht, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

Bereitschaft zur Schlichtung

Da bislang keine auf die Besonderheiten des Architektenvertragsrechts spezialisierte Verbraucherschlichtungsstelle eingerichtet worden ist, ist es nicht unbedingt ratsam, die Bereitschaft zur Teilnahme an einem solchen Verfahren zu erklären. Stattdessen kann signalisiert werden, dass in geeigneten Fällen ein Schlichtungsverfahren beim Schlichtungsausschuss der jeweiligen Architektenkammer durchgeführt werden kann. Die Informationen zur Teilnahmebereitschaft am Verbraucherschlichtungsverfahren müssen für den Verbraucher leicht zugänglich sein. Es bietet sich daher an, diese Informationen den oben genannten Pflichtangaben des Impressums hinzuzufügen.

Eine Formulierung könnte zum Beispiel lauten: „Wir sind stets bemüht, Meinungsverschiedenheiten mit unseren Bauherrn einvernehmlich beizulegen. Hierzu nehmen wir in geeigneten Fällen und vorbehaltlich der gegebenenfalls notwendigen Zustimmung unseres Haftpflichtversicherers an einem Schlichtungsverfahren vor dem Schlichtungsausschuss der Architektenkammer, der wir angehören (www…), nicht jedoch bei einer Verbraucherschlichtungsstelle im Sinne des VSBG teil.“

Wer trotzdem die Bereitschaft zur Teilnahme an einer Schlichtung vor einer Verbraucherschlichtungsstelle erklären möchte, muss dies entsprechend mitteilen und auf eine zuständige Verbraucherschlichtungsstelle unter Angabe von deren Anschrift sowie Website hinweisen. Als zuständige Stelle anzugeben wäre die Allgemeine Verbraucherschlichtungsstelle des Zentrums für Schlichtung e.V., Straßburger Straße 8, 77694 Kehl am Rhein (www.verbraucherschlichter.de). Falls einmal eine konkrete Streitigkeit mit einem Bauherrn, der Verbraucher ist, nicht beigelegt werden kann, sieht das VSBG weitere Informationspflichten vor, die unabhängig von der Größe des Büros zu beachten sind.

Hier finden Sie Pflichtangaben speziell für Architekturbüros, die sich aus dem Datenschutzrecht ergeben.

Markus Prause ist Rechtsanwalt und Justiziar der Architekten­kammer Niedersachsen. Sinah Marx ist stellvertretende Geschäftsführerin und stellvertretende Justiziarin der Hamburgischen Architektenkammer