Von Marian Behaneck
- Hardware für Videokonferenzen
- Technische, rechtliche, räumliche Voraussetzungen
- Software für Videokonferenzen (separater Beitrag auf DABonline)
- Übersicht: Praxistipps, Produkte, Anbieter
Videokonferenzen in guter Qualität brauchen eine gute Technik. Neben Desktoplösungen mit Kameras, Headsets, Lautsprechern und Mikrofonen gibt es inzwischen auch viele professionelle Raumsysteme. Das Angebot reicht von Monitor-Kamera-Audio-Kombinationen für kleine Besprechungsräume bis hin zu Telepresence-Systemen, die das Gefühl vermitteln, den Konferenzteilnehmern direkt gegenüber zu sitzen. Bei der Auswahl sollte man die Anzahl der Teilnehmer, die Größe des Raumes sowie die Anforderungen an die Qualität und die Kompatibilität mit der Videokonferenz-Software berücksichtigen.
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Videokonferenzen im Homeoffice
Bildschirm, Kamera, Mikrofon, Lautsprecher, Software und einen Internet-Anschluss – fast alle aktuellen PCs haben das bereits an Bord. Die Qualität der integrierten Bauteile lässt jedoch häufig zu wünschen übrig. Mal liefert die Kamera ein schwammiges Bild, mal ist der Ton miserabel. Bereits eine kleine, auf das PC- oder Notebook-Display aufsteckbare Kamera kann die Videoqualität deutlich verbessern, wie etwa die PanaCast 20 von Jabra, die über eine 4K-Auflösung (rund acht Megapixel) für das perfekte Bild verfügt. Headsets liefern gute Tonqualitäten ohne störende Nebengeräusche oder Rückkoppelungen.
Die neuen, kabellosen Modern Headsets von Microsoft bieten zudem Bewegungsfreiheit und mehr Komfort dank einer integrierten Microsoft-Teams-Taste, einer Stummschalttaste und -anzeige. Die Desktop-Kommunikation neu definieren will Avaya mit dem Vantage K175. Das ist eine separate, kompakte Kommunikationshardware inklusive Kamera, Mikrofon und Lautsprecher, die Video-, Sprach-, Chat- und Kollaborationsfunktionen auf dem Schreibtisch per Schnellzugriff verfügbar macht.
Kompakt-Raumsysteme
Nehmen mehrere Personen in einem Raum an einer Konferenz teil, sind Raumsysteme sinnvoller. Hochwertige Mikrofone, Lautsprecher, eine aktive Sprecherverfolgung, Nebengeräusch- und Echounterdrückung sorgen für optimale Bild- und Tonverhältnisse. Komplettsysteme mit integrierter Kamera, Mikrofon und Lautsprecher in Soundbar-Bauform, die sich einfach aufstecken lassen, verwandeln jeden PC-Monitor in ein professionelles Videokonferenz-System.
Für kleinere Besprechungsräume konzipiert ist beispielsweise die All-in-one-Kamera MeetUp von Logitech, die dank 4K-Auflösung und 120-Grad-Sichtfeld sowie dem integrierten Mikrofon und Lautsprecher eine gute Bild- und Tonqualität bietet. Auch die PanaCast-Serie von Jabra verspricht professionellen Sound, eine 180-Grad-Panoramaansicht in 4K-Auflösung und Whiteboard-Streaming in Echtzeit.
Whiteboards und Touchscreens
Kompakte Raumsysteme sind auch als digitale Whiteboards mit Touchscreen und integrierter Kamera-Mikrofon-Lautsprecher-Kombination erhältlich. Dann können auch Dokumente gemeinsam und interaktiv bearbeitet werden. Beispiele sind das Cisco Webex Board, das Windows Collaboration Display von Sharp oder das Surface Hub 2S von Microsoft. Letzteres gibt es auch als mobile Version, ebenso wie das IdeaHub Board Pro von Huawei. Dank eines mobilen Geräteständers kann man seinen „Konferenzraum“ schnell an einen anderen Ort rollen.
High-End-Raumsysteme
Für größere Meetings mit vielen Teilnehmern und mehr als zwei Standorten sind High-End-Raumsysteme sinnvoller. Eine oder mehrere Kameras mit 4K-Auflösung schwenken oder zoomen sich auf aktive Teilnehmer ein und sorgen stets für ein perfektes Videobild. Die Steuerungssoftware unterdrückt Störgeräusche, vermeidet Artefakte und andere Bildstörungen. Ein Beispiel ist die Room-Serie von Cisco, die für Konferenzräume, Auditorien, große und tiefe Räume entwickelt wurde. Die integrierten Systeme mit ein oder zwei bis zu 70 Zoll großen 4K-Bildschirmen liefern kristallklare Bild- und Tonqualitäten. Die Audioqualität auch in großen Räumen mit vielen Teilnehmern deutlich verbessern kann das neue Deckenmikrofon TeamConnect Ceiling 2 von Sennheiser, unter anderem durch eine smarte Zonensteuerung.
Telepresence-Systeme
Telepresence-Systeme vermitteln das Gefühl, dass man sich mit den Gesprächspartnern im selben Raum befindet. Dazu werden sie in Lebensgröße auf hochauflösenden Displays dargestellt, sodass Gestik und Mimik genau erkennbar sind. Die Anordnung von Kameras und Bildschirmen ermöglicht einen natürlichen Blickkontakt. Der Ton wird in Hi-Fi-Qualität simultan zum Bild und aus der Richtung des jeweiligen Sprechers übertragen. Entsprechen auch die Raumform und Einrichtung auf beiden Seiten einander, ist die Illusion perfekt. Das RealPresence Immersive Studio von Poly verfügt beispielsweise über drei 65 Zoll große, auf einer Mediawand montierte 4K-Displays, auf denen zwischen sechs und 15 Personen in zwei Reihen realitätsnah dargestellt werden können. Mehrere Hi-Fi-Lautsprecher, eine spezielle LED-Beleuchtung und optionale, zum Design passende Konferenztische und -stühle schaffen eine verblüffend natürliche Konferenz-Atmosphäre. Ähnliche Systeme offerieren auch Avaya mit dem Room System XT Telepresence, Cisco mit Webex Room Panorama sowie Huawei mit der TP-G2-Serie. Wie Telepräsenz-Systeme in Zukunft aussehen könnten, zeigt das Projekt Starline von Google. Dabei wird der Gesprächspartner als dreidimensionale digitale Kopie auf einem neu entwickelten Lichtfeld-Display dargestellt (Einige der genannten Produkte zeigen wir in der Bildstrecke unten).
Kosten, Service, Abos
Professionelle Headsets und Lautsprecher sind ab 100 Euro zu haben, Kamera-Mikrofon-Lautsprecher-Kombinationen kosten zwischen 500 und 5.000 Euro. Raumsysteme kosten 10.000 bis 50.000 Euro, Telepresence-Lösungen ab 50.000 Euro aufwärts. Neben den Hardware-Anschaffungskosten fallen auch wiederkehrende Fixkosten für Serviceverträge sowie Abo-Kosten für die in der Regel proprietäre Steuer- und Videokonferenzsoftware an. Deshalb sollte man auch auf Kompatibilität mit gängigen Videokonferenz-Programmen wie Zoom oder GoToMeeting achten. Eine gute Bild- und Tonqualität gibt es allerdings nur mit schnellem Breitbandanschluss. Datentransferraten von mindestens sechs Mbit/s für Desktop- und ab 50 Mbit/s für Raumsysteme sind nicht überall verfügbar, was Bild- und Tonunterbrechungen oder Qualitätsverluste zur Folge hat.
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Für größere Konferenzen sind Raumsysteme (hier eins von Cisco) sinnvoll,... (Klicken für mehr Bilder)
Technische Voraussetzungen für gute Videokonferenzen
Über die wichtigste technische Voraussetzung für Webmeetings verfügen viele Unternehmen, aber längst nicht alle Heimarbeitsplätze: eine stabile und ausreichend schnelle Internetverbindung mit einer Datentransferrate von mindestens sechs Megabit pro Sekunde (Mbit/s). Professionelle Systeme brauchen deutlich höhere Geschwindigkeiten (ab 50 Mbit/s). Allerdings liegen die reellen Datentransferraten meist deutlich unter den im jeweiligen DSL-Vertrag angegebenen Werten. DSL-Speedtests bringen schnell Klarheit (z.B.: Speedtest bei DSL WEB). Liegen die tatsächlichen Werte deutlich unter den oben angegebenen, ist mit Bild- und Tonunterbrechungen und Qualitätsverlusten zu rechnen. Bei mobilen Videoanrufen – etwa von der Baustelle aus – sollte man beachten, dass pro Minute – je nach Videoqualität – zwischen drei und 20 Megabyte Daten übertragen werden, was das maximale Datenvolumen von Mobilfunkverträgen schnell sprengen kann.
Praktisch immer vorhanden ist ein internetfähiges Endgerät – ein PC, Notebook, Tablet oder Smartphone samt eingebautem Lautsprecher, Mikrofon und Webcam. Damit die Bildqualität stimmt, sollte die eigene Kamera über eine Full-HD-Auflösung (ca. zwei Megapixel) verfügen. Da auch eine schlechte Audioqualität unprofessionell wirkt, sollte man möglichst ein Headset oder In-Ear-Kopfhörer mit integriertem Mikrofon verwenden. Damit kann man die Tonqualität verbessern und störende Nebengeräusche oder Rückkoppelungen vermeiden. Werden parallel zum Videochat Pläne oder BIM-Modelle online besprochen, sind ein oder besser zwei möglichst großformatige, hochauflösende Monitore sinnvoll, wie man sie auch für CAD-Arbeitsplätze verwendet (ab 22 Zoll, ab 2 Megapixel).
Was sollten Konferenz-Systeme können?
Videokonferenz-Systeme müssen unkompliziert bedienbar und plattformunabhäng sein, weil die Gesprächspartner häufig unterschiedliche Betriebssysteme und auch mobile Geräte mit kleinen Displays nutzen. Basis-Funktionen sind die Video- und Audio-Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Partnern, der Text-Chat, das Teilen der Bildschirm-Anzeige (Screen- oder Desktop-Sharing) sowie von Dateien (File-Sharing). Damit lassen sich viele Kommunikationsszenarien bewältigen: Pläne, BIM-Modelle oder Leistungsverzeichnisse besprechen, Mängelprotokolle abgleichen, Checklisten abarbeiten, digitale Dokumente austauschen etc.
Praktisch sind Markierungs- und Zeichenwerkzeuge, um Details der Bildschirmanzeige oder von Dokumenten hervorzuheben oder eine Whiteboard-Funktion, die Teilnehmern das Schreiben und Zeichnen auf einem digitalen Flipchart ermöglicht. Für Besprechungen in größerer Runde oder für virtuelle Jour Fix-Termine mit mehreren Projektpartnern ist eine Splitscreen-Darstellung für die Anzeige aller Teilnehmer wichtig, ferner die Übertragung der Mikrofon, Maus- und Tastaturkontrolle an einzelne Teilnehmer und der Wechsel der Moderator-Rolle. Eine Aufzeichnungs-Funktion ist nützlich, damit Besprochenes nicht vergessen wird oder wenn man wichtige Schulungsdetails erneut wiedergeben möchte.
Der richtige Rahmen für Videokonferenzen
Bei Webmeetings sollten nicht nur die Technik, sondern auch das Umfeld und das eigene Erscheinungsbild stimmen, denn mit jedem Video-Anruf repräsentiert man sich und sein Unternehmen. Kleidung, Sprache und Auftritt sollten einem persönlichen Vor-Ort-Termin entsprechen. Bei Online-Meetings ist der Augenkontakt besonders wichtig. Es ist zwar sehr gewöhnungsbedürftig – dennoch sollte man darauf achten, dass man nicht nur auf den Bildschirm, sondern möglichst hin und wieder auch in die Kamera blickt, also sein Gegenüber direkt anschaut. Dabei sollte sich die Kamera auf Augenhöhe befinden, weil diese Perspektive vorteilhafter ist als etwa von unten. Mobile Endgeräte sollten deshalb etwas erhöht platziert werden, beispielsweise mithilfe einer höhenverstellbaren Docking-Station für Notebooks oder eines speziellen Tablet- oder Smartphone-Stativs.
Steht für das Webmeeting ein separater Raum zur Verfügung, ist man ungestört und kann auch das „Drumherum“ optimal gestalten. Der Raum und dessen Hintergrund sollten optisch wie akustisch ruhig und aufgeräumt sein. Sind die äußeren Rahmenbedingungen nicht optimal, bieten einige Videokommunikations-Tools auch Funktionen, mit denen man den Hintergrund unscharf machen, aus vorgeschlagenen Hintergrundmotiven auswählen oder ein eigenes Hintergrundbild hochladen kann. Achten sollte man auf das richtige Tages- oder Kunstlicht, das von seitlich vorne kommen sollte, damit das Gesicht und dessen Mimik gut erkennbar sind. Bei Kunstlicht sollte man auf die richtige Farbtemperatur achten, um einen unvorteilhaften Blau-, Rot- oder Gelbstich zu vermeiden.
Was ist bei Videokonferenzen rechtlich zu beachten?
Videokonferenzen bergen in Bezug auf den Datenschutz und die Datensicherheit Risiken. Insbesondere webbasierte Saas-Lösungen (Software as a Service) mit Firmensitz in den USA stehen im Verdacht, mit den übertragenen Daten nicht DSGVO-konform (Datenschutz-Grundverordnung) umzugehen. Zwar werden die Übertragungsdaten in der Regel verschlüsselt, allerdings häufig auf außereuropäischen Servern mit laxeren Sicherheitsstandards gespeichert. Dann besteht die Möglichkeit, dass der Anbieter oder Dritte die Anmelde-, Video- und Audiodaten missbräuchlich verwenden. Man kann jedoch mit Anbietern einen so genannten Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Darin verpflichtet er sich zu einem DSGVO-konformen Umgang mit den Daten.
Darüber hinaus sollte man – sofern vorhanden – stets die Business-Version eines Programms bevorzugen, die meist höhere Sicherheitsstandards bietet. Beim Screen- und File-Sharing sollte man darauf achten, dass nur für das Webmeeting relevante Informationen zu sehen sind. Dazu gehört auch, vor dem Meeting alle Push-Nachrichten oder Termin-Erinnerungen zu deaktivieren und das Smartphone stumm zu schalten, um Störungen zu vermeiden. Sollen Video-Chats mitgeschnitten werden, muss im Voraus das Einverständnis aller Beteiligten eingeholt werden. Details zur Datensicherheit enthält das „Kompendium Videokonferenzsysteme“ des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik.
Welche Software-Lösungen gibt es?
Die Video-Kommunikation per Internet ermöglichen zahlreiche Programme aus unterschiedlichen Software-Kategorien, die sich in ihren Funktionen überschneiden (Anbieterübersicht unten und im Beitrag „Tools für Videokonferenzen“ auf DABonline). Bei der Videokonferenz-Software stehen die VoIP-Telefonie und die Übertragung von Live-Videostreams von zwei oder mehreren Teilnehmern im Vordergrund. Webmeeting- und Kollaborations-Software ermöglicht darüber hinaus Gruppen-Chats, das Teilen von Bildschirminhalten, den Datenaustausch, das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten etc. Auch Desktop-Sharing-Software, ursprünglich für den Software-Support entwickelt, ermöglicht neben dem Teilen von Bildschirminhalten auch einen audiovisuellen Austausch mit Partnern. Webinar-Systeme werden vorrangig für Online-Seminare oder Schulungen eingesetzt, ermöglichen aber ebenfalls eine Video-Kommunikation mit einem oder mehreren Partnern. Auch Instant-Messenger wie WhatsApp, ICQ und andere bieten teilweise Video-Chat-Funktionen, ebenso wie einige Virtuelle Projekträume.
Einige Videokonferenz-Programme setzen die Installation eines lokalen Programmmoduls voraus, andere laufen vollständig im Web-Browser. Viele Programme sind in der Basisversion kostenlos, allerdings bei begrenzter Teilnehmerzahl oder Übertragungsdauer etc. Die Kosten der Vollversion liegen, je nach Preismodell, zwischen zehn und 25 Euro pro Moderator und Monat und bis zu 100 Teilnehmern. Mehr Teilnehmer und diverse Zusatzleistungen (mehr Cloudspeicher, individuelle Anpassung etc.) kosten extra. Nehmen mehrere Personen in einem Raum an einer Besprechung teil und soll auch die individuelle Raumakustik berücksichtigt werden, sind Videokonferenz-Raumsysteme sinnvoller. Diese bestehen aus speziellen Monitoren, Kameras und Audiosystemen und ermöglichen bessere Bild- und Tonqualitäten.
Möglichkeiten und Grenzen von Videokonferenzen
Ein Telefonanruf ist natürlich schneller und einfacher, weil er keine Vorbereitung erfordert. Dennoch sind Video-Meetings eine sinnvolle Ergänzung, denn sie ermöglichen auch eine visuelle Kommunikation. Außerdem sparen sie Reisekosten und Zeit – und bieten damit auch über pandemiebedingte Reise- und Kontaktbeschränkungen hinaus Vorteile. Alle Tätigkeiten, die keine persönliche Präsenz voraussetzen, lassen sich damit auch online erledigen. Das persönliche Gespräch, den kreativen Gedankenaustausch oder Baustellentermine können virtuelle Treffen allerdings nicht ersetzen (siehe auch diese Umfrage zum Thema Homeoffice auf DABonline). Außerdem sollte man berücksichtigen, dass nicht jeder Projektpartner visuellen Medien gegenüber offen ist und längst nicht alle über ausreichend schnelle Internetverbindungen verfügen. Als ein ergänzendes Kommunikationsmedium werden sich Video-Meetings nur dann im Baubereich etablieren, wenn die technischen Voraussetzungen bei allen Projektpartnern stimmen.
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Praxistipps für Videokonferenzen
- Eine hochwertige Kamera, eine gute Lautsprecher/Mikrofon-Kombination oder ein Headset steigern die Übertragungsqualität.
- Eine Zweischirmlösung kann auf einem Bildschirm die Teilnehmer anzeigen, auf dem anderen Präsentationen, Pläne und Dokumente.
- Vor einer Videokonferenz sollte man einen Probelauf machen, damit alle Beteiligten ohne Probleme teilnehmen können.
- Vor dem Meeting sollte man Push-Nachrichten deaktivieren, um Störungen zu vermeiden und den Datenschutz zu wahren.
- Bei mehr als fünf Teilnehmenden sollten alle Mikros ausgeschaltet sein (außer des Moderators), um Störgeräusche zu vermeiden.
- Alle Mitarbeitende sollten auch an ihrem Arbeitsplatz die Möglichkeit haben, an Video-Besprechungen teilnehmen können.
- Aufnahmefähigkeit von Gesprächspartnern nicht überbelasten. Länger als eine Stunde sollten Video-Sitzungen nicht dauern.
Produkte und Anbieter
Auswahl ohne Anspruch auf Vollständigkeit
Videokonferenz-Software
Adobe Connect, Alfaview, Cisco Webex, Facetime, Google Hangouts/Meet, GoToMeeting, Meetgreen, Meetyou, Skype, Spreed, Veeting, Zoom
Kolaboration
Eyeson, Slack, Smartsheet, Teams, Teamwork, Watson Works, Wire
Desktop-Sharing
BeamYourScreen, Deskshare, Fastviewer, Pcvisit, Teamviewer
Instant-Messaging
ICQ, Signal, SilentPhone, Telegram, Threema, WhatsApp
Schulungen
BigBlueButton, ClickMeeting, EasyWebinar, Edudip, Mikogo, Webinaris, WebinarJam
Videokonferenz-Hardware
Angekis, Avaya, Barco, Cisco, Crestron Electronics, Hewlett-Packard, Huawei, Jabra, Lenovo, Lifesize, Logitec, Microsoft, Placetel, Poly, Sennheiser, Sharp, Sony, Starleaf, Tenveo, Vidyo, Wildix, Yealink
Videokonferenz-Dienstleister
www.gms-mediaservices.de, www.kiessling.com, www.konferenz-technik.de, www.pik.de
Weitere Infos
Kostenfreie Angebote für das digitale Arbeiten, gesammelt von bitkom
Anbieter mit vielen Infos: www.placetel.de
Markt, Infos und Tipps: www.videokonferenzsysteme.info
Kompendium Videokonferenzsysteme, Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, 2020
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