Arbeitszimmer absetzen

Von Marcel Baumgart

Die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer wie auch die Kosten der Ausstattung können in der Regel nicht als Werbungskosten/Betriebsausgaben eines Architekten abgezogen werden (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b Satz 1 EStG). Es gibt jedoch zwei Ausnahmen: Bildet das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit des Architekten, kann er die Kosten für Raum und Ausstattung unbeschränkt abziehen. Ist es nicht Mittelpunkt in diesem Sinn, steht dem Architekten aber für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, kann er die Aufwendungen bis maximal 1.250 Euro steuerlich berücksichtigen. Insgesamt ist es unerheblich, ob der Architekt als Angestellter oder Selbständiger tätig ist.

Zu den abzugsfähigen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer und Kosten der Ausstattung gehören für Eigentümer zum Beispiel Abschreibungen, Schuldzinsen und Verwaltungskosten, für Mieter die Miete und für beide die Kosten für Energie und Reinigungskosten, Tapeten, Gardinen und Teppichböden. Sofern Kosten nur für ein ganzes Haus oder die ganze Wohnung bekannt sind, müssen die für das Arbeitszimmer anzusetzenden Kosten anteilig im Verhältnis zur Gesamtfläche ermittelt werden. Hierbei können jedoch keine „Kosten der privaten Lebensführung“ steuerlich geltend gemacht werden. Zu ihnen gehört unter anderem die Rundfunkgebühr für die Wohnung. Diese kann jedoch steuerlich angesetzt werden, wenn für das Arbeitszimmer eine separate Gebühr zu zahlen ist. Dies ist dann der Fall, wenn das Zimmer einen eigenen Wohnungsein- und -ausgang besitzt.

Die Aufwendungen für Arbeitsmittel gehören zwar im weitesten Sinne zum häuslichen Arbeitszimmer, sind jedoch nicht mit den Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer und den Kosten der Ausstattung zusammenzufassen. Die angemessenen Aufwendungen für Arbeitsmittel, zum Beispiel den Schreibtisch, Bücherregale oder einen Bürostuhl, können unbeschränkt als Werbungskosten/Betriebsausgaben abgezogen werden.

Definition des häuslichen Arbeitszimmers

Das Vorliegen eines häuslichen Arbeitszimmers erfordert es, dass es mit den Wohnräumen des Steuerpflichtigen räumlich verbunden ist. Das häusliche Arbeitszimmer muss vorwiegend der Erledigung von Verwaltungs- oder Organisationstätigkeiten dienen und fast ausschließlich beruflich oder betrieblich genutzt werden. Als häusliches Arbeitszimmer können daher auch Keller- oder Speicherräume in Frage kommen. Das häusliche Arbeitszimmer muss für dessen steuerliche Anerkennung vom übrigen Wohnraum getrennt sein. Für ein häusliches Arbeitszimmer spricht, dass es nicht für einen intensiven und dauerhaften Publikumsverkehr bereit steht. Besteht keine räumliche Bindung zum Wohnraum, kann ein außerhäusliches Arbeitszimmer vorliegen, für das die 1.250-Euro-Grenze nicht gilt. Zur Qualifizierung eines Arbeitszimmers sind die Umstände des jeweiligen Einzelfalls zu prüfen.

Mittelpunkt der gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit

Die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer und die Kosten der Ausstattung sind unbeschränkt als Werbungskosten/Betriebsausgaben abziehbar, wenn es den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit bildet. Der Tätigkeitsmittelpunkt bestimmt sich regelmäßig nach dem qualitativen Schwerpunkt der Betätigungen des Steuerpflichtigen. Bei der Ausübung nur einer Tätigkeit ist lediglich diese zu bewerten. Bei der Ausübung mehrerer Tätigkeiten sind alle Tätigkeiten insgesamt zu bewerten. Der Mittelpunt der ­gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit ist dann im häuslichen Arbeitszimmer, wenn dort die Handlungen vorgenommen und Leistungen erbracht werden, die für die konkret ausgeübten Tätigkeiten wesentlich und prägend sind. Nur wenn bei der Ausübung mehrerer Tätigkeiten alle die Berufsausübung prägenden Tätigkeiten im häuslichen Arbeitszimmer ausgeübt werden, kann dort der Mittelpunkt liegen. Der zeitliche Umfang kann dabei nur ein Indiz sein. Der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit kann damit qualitativ auch dann im häuslichen Arbeitszimmer liegen, wenn die außerhäuslichen Tätigkeiten zeitlich überwiegen – etwa wenn ein Entwurf zu erstellen ist, für den der Architekt gelegentlich vor Ort sein oder den Bauherrn treffen muss.

Nach einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs kann ein Architekt, der neben der Planung auch mit der Ausführung der Bauwerke (Bauüberwachung) betraut ist, diese Gesamttätigkeit keinem konkreten Tätigkeitsschwerpunkt zuordnen (BFH-Urteil vom 26.06.2003 – Az. IV R 9/03). In diesem Fall bildet das häusliche Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit.

Für die Einordnung als Mittelpunkt der gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit genügt es nicht, dass der Steuerpflichtige auf das Arbeitszimmer angewiesen ist, zum Beispiel weil er keinen festen anderweitigen Arbeitsplatz hat oder das Arbeitszimmer die zentrale Ausgangs- und Anlaufstelle der jeweiligen Betätigung ist, aber der Schwerpunkt der Tätigkeit außerhalb des Arbeitszimmers liegt. Hier kann möglicherweise ein auf jährlich 1.250 Euro begrenzter Abzug der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer und der Kosten der Ausstattung in Frage kommen.

Wann Nachforderungen drohen

Vorsicht ist grundsätzlich geboten, wenn die Kosten eines Arbeitszimmers im selbst genutzten Haus oder in der Eigentumswohnung inklusive der anteiligen Abschreibung steuerlich angesetzt werden. Wird die Immobilie später verkauft oder das Zimmer wieder privat genutzt, drohen oft hohe Steuernachforderungen – vor allem, wenn der Wert der Immobilie stark gestiegen ist und das Arbeitszimmer sogenanntes „notwendiges Betriebsvermögen“ geworden ist. Ausnahmen hiervon regelt § 8 EStDV. Wer im Wohneigentum ein ­Arbeitszimmer steuerlich geltend machen will, sollte darum vorher das Thema mit seinem Berater besprechen

Bildet ein Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der beruflichen Betätigung, steht aber für die berufliche oder betriebliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, können die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer und die Kosten der Ausstattung bis zu 1.250 Euro als Werbungskosten/Betriebsausgaben abgezogen werden. Das Arbeitszimmer muss hier für die jeweilige Tätigkeit erforderlich sein.

Es darf kein anderer Arbeitsplatz vorliegen – also kein Ort, an dem die jeweiligen Arbeiten in dem konkret erforderlichen Umfang auch ausgeübt werden können. Nach der Rechtsnorm muss dieser andere Arbeitsplatz weder angemessen noch ruhig sein. Er gilt sogar dann als „anderer Arbeitsplatz“, wenn sein Aufsuchen unwirtschaftlich ist. Die Prüfung hat für jede Tätigkeit gesondert zu erfolgen.

Der andere Arbeitsplatz muss derart ausgestattet sein, dass alle erforderlichen Arbeiten dort auch ausgeübt werden können. Hinsichtlich der Verfügbarkeit eines anderen Arbeitsplatzes wird von der Finanzverwaltung vermutet, dass einem Mitglied der Geschäftsleitung der Büroarbeitsplatz im Betrieb ständig zur Verfügung steht. Dies gilt selbst dann, wenn es der Steuerpflichtige bei Zugangsbeschränkungen durch den Arbeitgeber unterlässt, eine Zugangsberechtigung zu beantragen. Die Vermutung kann aber widerlegt werden.

Marcel Baumgart ist Steuerberater, Dipl.-Ing. Wirtschaftsjurist (FH) in der bbt Rechts- und Steuerkanzlei von Boehmer/ Borchert/ Trittel Partnerschaftsgesellschaft mbB in Hannover.