Wer schreibt, der bleibt

Text: Eike Jürgen Wendorff

Dieses alte Sprichwort gilt leider auch für den Nachweis von erbrachten und gegebenenfalls strittigen Planungstätigkeiten. Mit der Novellierung der HOAI 2013 hat der Verordnungsgeber nunmehr und zur Gebäudeplanung erstmalig u.a. eine Dokumentationspflicht der Ergebnisse in den Leistungsphasen 1 bis 3 festgeschrieben.

In der einschlägigen Fachliteratur und sonstigen Veröffentlichungen wird wie auch in Seminaren, Vorträgen und ähnlichen Veranstaltungen immer wieder auf die Notwendigkeit hingewiesen, Planungsarbeiten im Zweifelsfall nachweisen zu können. Im Zuge von Auseinandersetzungen über das Honorar bestreiten die Auftraggeber nahezu regelmäßig, dass die Architektin bzw. der Architekt die Leistungen entsprechend der HOAI und / oder dem geschlossenen Vertrag erbracht hat.

Insbesondere im Rechtsstreit sind die Aussagen der Vertragspartner oft widersprüchlich und die Interessenslage entgegengesetzt. Ein gegebenenfalls seitens des Gerichtes hinzugezogener Sachverständiger kann seine Beurteilungen jedoch nur auf die ihm zur Verfügung stehenden Informationen stützen. Hierzu zählen im Wesentlichen und vorrangig alle Arten von Dokumenten.

Spätestens die neuen Regelungen sollten dazu führen, dass die beauftragten Planerinnen und Planer sich sorgfältig mit den Anforderungen an eine vertrags- und projektgerechte Dokumentation auseinandersetzen. Sie sollten eine auf das Objekt und die einzelnen Leistungsphasen bezogene Zusammenstellung von Unterlagen und Leistungsnachweisen als Selbstverständlichkeit ansehen, um insbesondere späteren Auseinandersetzungen vorzubeugen und gegebenenfalls den Honoraranspruch nachdrücklich sowie belastbar zu untermauern.

Regelungen bis 2009

In den alten Fassungen der HOAI fanden sich keine expliziten und eindeutigen Hinweise auf Dokumentationspflichten. Zur Leistungsphase 1 (Grundlagenermittlung) wurde das „Zusammenfassen der Ergebnisse“, zur Leistungsphase 2 (Vorplanung) das „Zusammenstellen aller Vorplanungsergebnisse“ und zur Leistungsphase 3 (Entwurfsplanung) das „Zusammenfassen aller Entwurfsunterlagen“ gefordert. Eine Formvorschrift war hiermit nicht verbunden.

Wenn der Begriff „Dokumentation“ dort auch nicht auftauchte, so ergab sich jedoch eine entsprechende Forderung sinngemäß zur Leistungsphase 8, Objektüberwachung. Dort war als Grundleistung die „Übergabe des Objekts, einschließlich Zusammenstellung und Übergabe der erforderlichen Unterlagen“ angeführt.

Bereits die Überschrift zur Leistungsphase 9 verwies auf die „Objektbetreuung und Dokumentation“. Als Grundleistung handelte es sich um die „systematische Zusammenstellung der zeichnerischen Darstellungen und rechnerischen Ergebnisse des Objekts“.

Regelungen in HOAI 2009

Das geforderte Leistungsbild zur Objektplanung wurde von § 15 (HOAI alt) mit der Novellierung in Anlage 11 zu den §§ 33 und 38 Abs. 2 HOAI verschoben. Eine textliche Überarbeitung hinsichtlich der Dokumentationspflichten erfolgte in diesem Zusammenhang allerdings nicht.

Neu war jedoch eine Regelung im allgemeinen Teil unter § 3 (8): „Das Ergebnis jeder Leistungsphase ist mit dem Auftraggeber zu erörtern.“

Zwar wurde in der amtlichen Begründung, „dass die Ergebnisse der Leistungsphasen mit der Auftraggeberin oder dem Auftraggeber abzustimmen sind“, nur auf die Absätze 4 bis 6 des § 3 verwiesen. Danach sollte die „Abstimmung der Ergebnisse einer jeden Leistungsphase … kontinuierlich erfolgen und damit zu einem transparenten Vertragsablauf führen.“

Ein bestimmtes Formerfordernis war hiermit nicht verbunden.

Vor dem Hintergrund der HOAI als Verordnung zur Regelung von Gebührentatbeständen und nicht zur Normierung von Leistungspflichten scheint diese Regelung keine wesentliche Bedeutung bekommen zu haben.

Regelungen ab 2013

Mit der Novellierung hat der Verordnungsgeber umfangreiche Dokumentationspflichten im Leistungsbild gemäß Anlage 10 zu den § 34 Abs. 4 und § 35 Abs. 7 wie folgt festgeschrieben (Hervorhebungen durch den Verfasser):

• In Leistungsphase 1, Grundlagenermittlung:

Zusammenfassen, Erläutern und Dokumentieren der Ergebnisse

• In Leistungsphase 2, Vorplanung:

Zusammenfassen, Erläutern und Dokumentieren der Ergebnisse

• In Leistungsphase 3, Entwurfsplanung:

Zusammenfassen, Erläutern und Dokumentieren der Ergebnisse

Ergänzend sei darauf hingewiesen, dass in der Leistungsphase 8 (Objektüberwachung) nunmehr u.a. gefordert werden:

• Dokumentation des Bauablaufs (z.B. Bautagebuch)

• Systematische Zusammenstellung der Dokumentation, zeichnerischen Darstellungen und rechnerischen Ergebnissen des Objekts

Eine Bestimmung gemäß den Regelungen in § 3 Abs. 8 HOAI 2009 ist entfallen. Mit den entsprechenden Texten in den Leistungsphasen 1 bis 3 werde laut amtlicher Begründung nun betont, „dass es sich bei der Dokumentationspflicht um einen fortlaufenden, die Leistungsphase begleitenden Prozess handelt.“

Begriffsbestimmung

Laut Wikipedia stammt das Wort Dokument vom lateinischen documentum als „beweisende Urkunde“ bzw. dem Wort docere für „lehren“ ab. Es steht danach unter anderem für

• Schriftstück im Allgemeinen
• Urkunde im Speziellen
• Amtliches Dokument, ein Beleg zu einer öffentlichen oder behördlichen Angelegenheit
• Elektronische Dokumente oder Dateien in verschiedenen Formen.

Bei Duden ist die Bedeutungsübersicht wie folgt angegeben:

• Urkunde, amtliches Schriftstück
• Beweisstück, Zeugnis
• (DDR) Kurzform für: Parteidokument
• (EDV) strukturierte, als Einheit erstellte und gespeicherte Menge von Daten; [Text]datei

Als Synonyme zu Dokument werden dort benannt:

• Akte, amtliches Schriftstück, Papier, Urkunde
• Ausdruck, Ausweis, Beleg, Beweis[stück], Dokumentation, Nachweis; (gehoben) Zeugnis
• Text, Textdatei

Nach sachverständiger Einschätzung muss es sich vor diesem Hintergrund bei einem Dokument zwingend um einen greifbaren Beleg handeln, der bei Bedarf einem Dritten, z.B. einem Gutachter, zur Verfügung gestellt werden kann. Eine nur mündliche oder gedankliche Dokumentation scheidet danach aus.

In Frage kommen allerdings nicht nur Schriftstücke, sondern auch anders geartete Nachweise, z.B. Fotos oder Modelle. Allerdings sei in diesem Zusammenhang darauf hingewiesen, dass insbesondere elektronisch gespeicherte Dokumente und Belege oftmals ohne erheblichen technischen Aufwand manipulierbar sind.

Auftrags- und Vertragsdokumentation

Grundsätzlich ist ein Planungsauftrag nicht an eine bestimmte Form gebunden. Er kann beispielhaft also auch mündlich erteilt werden.

Hinsichtlich der Honorarvereinbarung geht der Verordnungsgeber in HOAI § 7 (2013) vorrangig von einer „schriftlichen Vereinbarung, die die Vertragsparteien bei Auftragserteilung im Rahmen der durch diese Verordnung festgesetzten Mindest- und Höchstsätze treffen“, aus. Gleichzeitig wird nach § 7 (5) bei einer fehlenden schriftlichen Vereinbarung „unwiderleglich vermutet, dass die jeweiligen Mindestsätze gemäß Absatz 1 vereinbart sind“.

Laut sachverständiger Erfahrung und gemäß immer wiederkehrenden Empfehlungen in diversen Fortbildungsveranstaltungen und Veröffentlichungen ist allerdings unbedingt eine schriftliche Vereinbarung anzuraten. Für nahezu alle Regelungen, die eine Abweichung von den Mindestsätzen darstellen, wird diese sogar nach HOAI gefordert. Schriftformerfordernis bedeutet in diesem Fall, dass ein von beiden Parteien unterschriebenes Dokument vorliegen muss. Eine einseitige Willenserklärung, gegebenenfalls sogar mit schriftlicher Bestätigung der Gegenseite, ist üblicherweise nicht ausreichend.

Allerdings ist auch hierzu der Verordnungstext teilweise widersprüchlich. So ist der Umfang der mitzuverarbeitenden Bausubstanz nach § 4 angemessen zu berücksichtigen. Dabei sind deren Umfang und Wert „zum Zeitpunkt der Kostenberechnung oder, sofern keine Kostenberechnung vorliegt, zum Zeitpunkt der Kostenschätzung objektbezogen zu ermitteln und schriftlich zu vereinbaren.“ Rechtsprechung und Kommentierung gehen jedoch davon aus, dass in diesem Sonderfall der Verweis auf die Schriftform nur eine Klarstellungsfunktion hat und nicht als Anspruchsgrundlage zu sehen ist. Insofern ist leider nur schwer verständlich, warum überwiegend die Schriftformerfordernis sehr eng ausgelegt wird, in Einzelfällen jedoch keine wesentliche Bewandtnis haben soll bzw. hat.

Ebenfalls durch schriftliche Vereinbarung anzupassen ist eine Änderung im Umfang der beauftragten Leistungen während der Laufzeit des Vertrags nach HOAI § 10. Hierzu bleibt die Rechtsprechung abzuwarten, wie eine Änderung der beauftragten Leistungen ohne entsprechende schriftliche Vertragsanpassung rechtlich einzuordnen sein wird.

Leider hat die langjährige sachverständige Erfahrung gezeigt, dass viele Architektinnen und Architekten mit der Dokumentation des Auftrages sowie der vertraglichen Vereinbarungen bei Weitem zu sorglos umgehen. Die notwendige Schriftformerfordernis für entsprechende Regelungen nach HOAI ist unbedingt zu beachten. Darüber hinaus kann jedem Auftragnehmer nur empfohlen werden, alle Vereinbarungen und Absprachen in geeigneter Weise festzuhalten und belastbar zu dokumentieren. Selbst eine einfache Aktennotiz zum Inhalt eines Gespräches mit Datum und Teilnehmern kann im Zuge einer Auseinandersetzung einen wichtigen Beleg darstellen.

Selbstverständlich sind solche Dokumente auch in der Projektakte an einer Stelle abzulegen, wo der Auftragnehmer sie jederzeit wiederfindet und bei Bedarf zur Verfügung stellen kann.

Dokumentation zur Leistungsphase 1, Grundlagenermittlung

Offensichtlich unterschätzen viele Auftragnehmerinnen und Auftragnehmer nach wie vor die Bedeutung der Leistungsphase 1. Hier werden gemäß der Überschrift die „Grundlagen“ für die weitere, erfolgreiche und möglichst konfliktarme Bearbeitung der Planungsaufgabe gelegt.

Die rechtliche Kommentierung vertritt teilweise die Ansicht, dass eine bestimmte Form für die Zusammenfassung nicht vorgesehen sei. Diese könne auch mündlich erfolgen.

Auch sachverständiger Sicht und unter Verweis auf die Begriffsbestimmungen muss vor einer solchen Vorgehensweise ausdrücklich gewarnt werden. Es handelt sich um eine Dokumentationspflicht, deren Inhalt und Umfang im Wesentlichen von dem zwischen den Parteien geschlossenen Vertrag abhängt. Sofern das Leistungsbild nach HOAI zu Grunde gelegt wurde, ergeben sich entsprechende Hinweise aus Anlage 10 zu § 34 Abs. 4 bzw. § 35 Abs. 7. Gegebenenfalls ist hierzu eine Checkliste hilfreich.

Beispielhaft wären nach sachverständiger Erfahrung die folgenden Punkte zu klären und im Ergebnis zu dokumentieren:

• Allgemeine Aufgabenbeschreibung

Leider fällt im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten immer wieder auf, welche wesentliche Diskrepanzen schon bei der Beschreibung der allgemeinen Aufgabenstellung zwischen den Parteien bestehen können. Insofern ist zu empfehlen, soweit möglich Begriffe aus den Begriffsbestimmungen nach HOAI § 2 zwischen den Vertragsparteien abzustimmen und zu verwenden. Es sollte zumindest Klarheit darüber geschaffen werden, ob es sich um einen Neubau, einen Wiederaufbau, eine Erweiterung, einen Umbau, eine Modernisierung, eine Instandsetzung oder eine Instandhaltung handelt. Angaben zur vorgesehenen Nutzung des Objektes sowie gegebenenfalls dazu, ob es sich um mehrere und gegebenenfalls wie viele Objekte handelt, sind unumgänglich.

• Standort bzw. Grundstück

Neben selbstverständlichen Angaben wir Adresse und Größe nach Unterlagen sollten hier bereits Besonderheiten angeführt werden, die in diesem frühen Bearbeitungsstadium bekannt sind. Hierbei könnte es sich beispielhaft um Altlastenverdacht, bergbauliche Einflüsse oder Immissionen aus der Nachbarbebauung handeln.

In diesem Zusammenhang sind die Ergebnisse der als „Ortsbesichtigung“ geforderten Grundleistung festzuhalten. Besonderheiten, z.B. bezüglich topografischer Gestaltung, vorhandener Bebauung, Nutzungs- oder Zufahrtseinschränkungen oder ähnliches, können mit Angaben zu Datum und Teilnehmer Bestandteil eines Protokolls sein. Gegebenenfalls helfen Fotos als Ergänzungen zu den örtlichen Feststellungen.

• Flächen- oder Raumbedarf

Die allgemeinen Daten zur geplanten Objektgröße sind wesentlich. Hierbei kann es sich beispielhaft um Quadratmeter Wohnfläche, Zahl der Zimmer, Zahl der Arbeitsplätze oder die Lager- und Produktionsfläche handeln.

• Sonstige Wünsche der Auftraggeber

Oftmals haben die Bauherren bestimmte Vorstellungen zu einzelnen Punkten, die ihnen wichtig und vom Planer zu berücksichtigen sind. Hierbei sind gestalterische Wünsche, aber auch andere Aspekte denkbar, etwa besondere Materialien, eine sehr kurze Bauzeit, energetische Gesichtspunkte, Nutzungsflexibilität oder umfangreiche Eigenleistungen.

• Finanzrahmen

Die Planerin bzw. der Planer müssen die finanziellen Möglichkeiten oder Vorstellungen des Auftraggebers abklären. Dies sollte mit großer Sorgfalt geschehen. Typische Fehler treten etwa bei der Berücksichtigung der Mehrwertsteuer, des Grundstückserwerbs und der Baunebenkosten auf. Auch Besonderheiten vor dem Hintergrund eventueller Förderprogramme oder spezieller Finanzierungsmodelle sind zu klären.

Eine eindeutige Abgrenzung des Budgets ist unbedingt im Interesse aller Beteiligten. Hierzu gehört auch die vom Planer vorzunehmende Prüfung, ob und gegebenenfalls mit welchen Einschränkungen die sonstigen Vorstellungen der Bauherrschaft mit dem finanziellen Rahmenbedingungen übereinstimmen. Der Architektin / dem Architekten ist unbedingt anzuraten, sorgfältig auf Widersprüche hinzuweisen, diese mit den Auftraggebern abzuklären und das Ergebnis der Abstimmungen zu dokumentieren.

• Sonstige Beteiligte

Je nach Aufgabenstellung muss die Planerin / der Planer mit den Auftraggebern besprechen, welche übrigen Beteiligten erforderlich sind und gegebenenfalls Empfehlungen geben. Hierbei kann es sich um Fachplaner, aber auch um Behörden und gegebenenfalls spezielle Unternehmen – z.B. hinsichtlich eines möglichen GU-Auftrages – handeln.

In diesem Zusammenhang sei darauf verwiesen, dass die Rechtsprechung insbesondere bei der Baugrunduntersuchung eine umfangreiche Aufklärungspflicht des Planers vertritt.

• Sonstige Beratung

Projektbezogen sind eventuelle weitere Beratungsleistungen erforderlich. Diese können sich auf bei sonstigen Punkten festgestellte Konflikte, aber auch z.B. auf energetische Rahmenbedingungen, mögliche Fördermittel    oder ähnliches beziehen. Hierzu ist nur eine einzelfallspezifische Betrachtung möglich.

• Besondere Leistungen

Je nach Aufgabenstellung können besondere Leistungen erforderlich werden. Wesentliche Bedeutung kommt hier im Rahmen der Leistungsphase 1 einer eventuell erforderlichen Bestandsaufnahme beim Bauen im Bestand zu. Deren Ergebnis ist in geeigneter Weise festzuhalten. Hierbei kann es sich etwa um Besichtigungsprotokolle, Aufmaßzeichnungen, Fotos oder sonstige Dokumente handeln.

Durch die systematische Aufbereitung der Dokumentation in Leistungsphase 1, Grundlagenermittlung, werden offene Punkte und gegebenenfalls Widersprüche deutlich. Es besteht die Möglichkeit, Konflikte zwischen den Vertragsparteien abzustimmen und zu klären.

Aus sachverständiger Sicht ist dringend zu empfehlen, nach Abschluss dieser Leistungsphase (evtl. auch nach Abschluss anderer Leistungsphasen) den Planungsauftrag zu überprüfen, gegebenenfalls zu konkretisieren und zu überarbeiten.

Dokumentation zur Leistungsphase 2, Vorplanung (Projekt- und Planungsvorbereitung)

Die Leistungsphase 2 wird üblicherweise mit dem sogenannten „Vorentwurf“ abgeschlossen. Insofern liegt ein greifbares Planungsergebnis vor, das die Tätigkeit der Architektin / des Architekten belegt.

Legt man die Grundleistungen nach HOAI zu Grunde, so manifestieren sich deren Ergebnisse jedoch nur teilweise in der zeichnerischen Darstellung. Sofern keine abweichende Vereinbarung zwischen den Parteien getroffen wurde, bedarf es zur Dokumentation weiterer Angaben, im Wesentlichen zu den folgenden Punkten:

• Vorplanung mit Varianten

Vorrangig ist selbstverständlich die zeichnerische Darstellung der zwischen den Parteien zur weiteren Bearbeitung vereinbarten Planung. Darüber hinaus sind jedoch auch die untersuchten und dargestellten Varianten sowie deren Bewertung festzuhalten.

• Kostenschätzung

Die Kostenschätzung nach DIN 276 dient gemäß Punkt 3.4.2 „als eine Grundlage für die Entscheidung über die Vorplanung.“ Sie muss die Gesamtkosten ausweisen und beruht neben den Ergebnissen der Vorplanung auf Mengenberechnungen von Bezugseinheiten der Kostengruppen nach DIN 277. Im Normentext werden darüber hinaus erläuternde Angaben zu den planerischen Zusammenhängen, Vorgängen und Bedingungen sowie Angaben zum Baugrundstück und zur Erschließung gefordert.

Selbstverständlich bedarf es einer Kontrolle und Gegenüberstellung mit dem in Leistungsphase 1 besprochenen Finanzrahmen.

• Genehmigungsfähigkeit

Grundsätzliche Fragen der Genehmigungsfähigkeit sind im Rahmen der Vorplanung zu klären. Es besteht eine weitgehende Hinweispflicht an die Bauherrschaft bezüglich eventueller Risiken. Diese kann bis zur Empfehlung gehen, eine Bauvoranfrage durchführen zu lassen.

• Terminplan

Das „Erstellen eines Terminplans mit den wesentlichen Vorgängen des Planungs- und Bauablaufs“ ist als Grundleistung neu in die HOAI 2013 aufgenommen worden. Dieser ist zwar an keine bestimmte Form gebunden. Zumindest sollten jedoch die wesentlichen Eckdaten festgehalten und mit der Bauherrschaft besprochen werden.

• Sonstige fachlich Beteiligte

Sofern die Koordination und Integration der anderen an der Planung fachlich Beteiligten aus der Vorplanung nicht hervorgeht, empfiehlt sich eine anderweitige Dokumentation, z.B. über Schriftverkehr oder Aktennotizen.

• Erläuterungsbericht

Im Einzelfall wird zu entscheiden sein, ob und inwieweit ein ergänzender Erläuterungsbericht erforderlich ist. Bei wesentlichen Zielkonflikten oder einem umfangreichen Erläuterungsbedarf zu einzelnen Gesichtspunkten der Planung muss eine ergänzende, schriftliche Ausführung an den Bauherren dringend empfohlen werden. In der Fachliteratur wird teilweise sogar die Meinung vertreten, dass ein fehlender Erläuterungsbericht zur Honorarminderung führen könne.

Nach HOAI § 15 (2) hat die Auftragnehmerin bzw. der Auftragnehmer einen Anspruch auf Abschlagszahlungen für nachgewiesene Grundleistungen in angemessenen zeitlichen Abständen. Mit dem dokumentierten Abschluss der Leistungsphase 2 einschließlich Kostenschätzung sind nunmehr wesentliche Voraussetzungen erfüllt, ein Abschlagshonorar auf Grundlage von HOAI § 6 in Verbindung mit HOAI § 15 nachvollziehbar ermitteln zu können und geltend zu machen.

Dokumentation zur Leistungsphase 3, Entwurfsplanung (System- und Integrationsplanung)

Vorab sei der erhebliche Stellenwert betont, den die Leistungsphase 3 im gesamten Planungsprozess hat. Nach Locher/Koeble/Frik (Kommentar zur HOAI, 12. Auflage, Seite 853) stellt sie „in der Planungssystematik der HOAI die wichtigste und umfassendste Planungsphase im gesamten Planungsprozess dar“. In dieser Leistungsphase müssten „alle wichtigen Entscheidungen, die die Gestaltung, die Konstruktion, die technischen Anlagen, den Standard des Ausbaus und damit die Kosten betreffen,“ getroffen werden.

Keinesfalls ist der leider immer noch verbreiteten Meinung zuzustimmen, dass der Planer mit einem unterschriebenen Bauantrag – eventuell noch mit einer überschlägigen Kostenermittlung – nicht nur die Genehmigungsplanung, sondern auch seine Entwurfsplanung ausreichend dokumentiert habe. Vielmehr gehen die Nachweispflichten deutlich darüber hinaus.

• Entwurfsplanung und Zeichnungen

Mit der Neustrukturierung in Anlage 10 wurden die ehemals getrennten Grundleistungen „Durcharbeiten des Planungskonzeptes“ und „Zeichnerische Darstellung des Gesamtentwurfs“ unter einem Ordnungsbuchstaben zusammengefasst. Unter dem Gesichtspunkt der Dokumentationspflicht erleichtert dies die Bearbeitung.

Die neuen Texte können als Klarstellung verstanden werden, dass das ab-strakte Planungskonzept im Wesentlichen in Zeichnungen umgesetzt wird. Die Pläne sind im erforderlichen Umfang und Detaillierungsgrad sowie unter Berücksichtigung aller fachspezifischen Anforderungen zu erstellen. Gemeinsam mit der Objektbeschreibung müssen sie alle Angaben enthalten, die dem Bauherren ein vollständiges Verständnis der Planung ermöglichen und für ihn die Kostenberechnung nachvollziehbar machen.

• Sonstige fachlich Beteiligte

Die Einbindung der anderen an der Planung fachlich Beteiligten ist ein mindestens zweistufiger Prozess im Rahmen der Entwurfsplanung. Einerseits muss der Gebäudeplaner seine Arbeitsergebnisse zur Verfügung stellen, andererseits deren Leistungen im Rücklauf integrieren. Zum Nachweis können Besprechungsprotokolle, aber auch Anschreiben sowie selbstverständlich die Darstellungen in den Zeichnungen dienen.

• Objektbeschreibung

Die Objektbeschreibung ist in unmittelbarem Zusammenhang mit den Zeichnungen, die den Gesamtentwurf zeigen, zu sehen. Die Pläne und textlichen Erläuterungen ergänzen und vervollständigen sich gegenseitig. Fehlende Angaben in den Zeichnungen werden durch Beschreibungen komplettiert und umgekehrt.

Hierbei ist zu empfehlen, dass sich die Gebäudeplanerin bzw. der Gebäudeplaner auch in den Kenntnisstand der Auftraggeber versetzt. Den Fachleuten selbstverständlich erscheinende, planerische Zusammenhänge sind für einen im Bauen unerfahrenen Laien oftmals nicht deutlich oder sogar offensichtlich und bedürfen daher einer textlichen Erläuterung.

Darüber hinaus bietet die Objektbeschreibung die Chance, auf Punkte einzugehen, die der Auftraggeberin bzw. dem Auftraggeber besonders wichtig sind, und deren Lösungsansätze herauszustellen.

• Genehmigungsfähigkeit

Im Rahmen der Leistungsphase 3 sind sämtliche Fragen rund um die Genehmigungsfähigkeit auf Basis des durchgearbeiteten Entwurfes möglichst abschließend zu klären. Entsprechende Abstimmungen sollten durch Schriftverkehr oder Protokolle festgehalten werden.

Zwingend erforderlich ist darüber hinaus eine Dokumentation von gegebenenfalls offenen und unklaren Punkten sowie der Kommunikation hierzu mit der Bauherrschaft.

• Kostenberechnung

Die zu erwartenden Kosten ihres Bauvorhabens stellt für fast alle Auftraggeberinnen und Auftraggeber einen zentralen Punkt rund um die Gesamtplanung dar. Die Kostenberechnung dient nach DIN 276 (2008) unter 3.4.3. „als eine Grundlage für die Entscheidung über die Entwurfsplanung.“

Neben Planungsunterlagen und Mengenberechnungen sind Erläuterungen erforderlich, sofern Angaben aus den Unterlagen nicht ersichtlich, aber „für die Berechnung und Beurteilung der Kosten von Bedeutung sind.“

Eine vollständige, detaillierte und nachvollziehbare Kostenberechnung ist aber nicht nur für die Bauherrschaft, sondern auch für die Planerin bzw. den Planer wichtig. Nach HOAI § 6 richtet sich das Honorar für Grundleistungen im Zusammenhang mit der Gebäudeplanung u.a. „nach den anrechenbaren Kosten des Objekts auf der Grundlage der Kostenberechnung“.

Eine entsprechend sorgfältige Bearbeitung muss daher im Eigeninteresse der Auftragnehmerin / des Auftragnehmers sein. Hierzu zählt auch der als Grundleistung geforderte Vergleich mit der Kostenschätzung. Er ermöglicht es der Planerin/ dem Planer, Abweichungen zu begründen und ihren / seinen Kunden plausibel zu machen.

• Terminplan

Mit dem Abschluss des Entwurfes besteht die Verpflichtung, den in Leistungsphase 2 aufgestellten Terminplan fortzuschreiben und zu konkretisieren.

Die besondere Wichtigkeit der Leistungsphase 3 hat der Verordnungsgeber u.a. damit betont, dass er den Grundleistungsanteil von 11 % in den früheren Fassungen der HOAI mit der Novellierung 2013 auf 15 % angehoben hat.

Mit der Dokumentation kann die Planerin bzw. der Planer ihre / seine Leistungen gegenüber der Bauherrschaft transparent machen. Sie oder er kann darstellen, wie die Wünsche der Bauherrschaft aufgenommen und umgesetzt wurden. Wichtig ist, dass die Auftraggeberin bzw. der Auftraggeber den Entwurf mit den zu erwartenden Kosten und der Terminplanung nachvollziehen kann und die bauherrenseitigen Vorstellungen entsprechend wiederfindet.

Inwieweit eine (weitere) Abschlagsrechnung nach Abschluss der Leistungsphase 3 oder erst nach der Leistungsphase 4, Genehmigungsplanung, sinnvoll ist, muss die Antragsnehmerin bzw. der Auftragnehmer im Einzelfall entscheiden, sofern dies nicht vertraglich geregelt wurde.

Zusammenfassung und Schlussbemerkungen

Auf den ersten Blick scheinen die in der Überarbeitung der HOAI 2013 aufgenommenen Dokumentationspflichten vorrangig zu einem zusätzlichen Arbeitsaufwand der Planerin/ des Planers zu führen.

Tatsächlich handelt es sich jedoch zu einem sehr großen Anteil lediglich um eine Konkretisierung von schon bisher sinnvollen sowie in der Rechtsprechung und einschlägigen Kommentierung teilweise bereits geforderten Nachweisen.

Die Dokumentationen dienen dabei auch dem zwischen den Beteiligten abgestimmten Ablauf der Planung und des Bauvorhabens. Mit einer verstärkten Transparenz können Konfliktfelder von vornherein umgangen und insofern auch rechtliche Auseinandersetzungen eingeschränkt werden. Die Architektinnen und Architekten haben einerseits üblicherweise nichts zu verheimlichen. Andererseits hat die Bauherrschaft als Auftraggeber und somit Kunde einen Anspruch auf umfassende Informationen und Abstimmungen zu den von ihr bezahlten Leistungen.

Vor diesem Hintergrund kann die weitgehende Dokumentationspflicht einen Beitrag zur Minimierung von Auseinandersetzungen leisten und ist durchaus auch als Chance für die Gebäudeplanerinnen bzw. Gebäudeplaner zu sehen.

Eike Jürgen Wendorff ist Architekt und ­öffentlich bestellter und vereidigter Sach­verständiger für Honorare in Mülheim (Ruhr).

Streit und Schlichtung: Neue Informationspflichten
Ab dem 1. Februar 2017 haben selbständige Architekten unter bestimmten Voraussetzungen neue Informationspflichten gegenüber Bauherren, die als Verbraucher gelten. Hintergrund ist das Verbraucherstreitbeilegungsgesetz (VSBG), das die außergerichtliche Streitbeilegung durch anerkannte private Verbraucherschlichtungsstellen oder eingerichtete behördliche Verbraucherschlichtungsstellen fördern soll. Folgende Pflichten können selbständige ­Architekten treffen:

• Wer am 31.12. des vorangegangenen Jahres mehr als zehn Personen beschäftigt hat, muss auf seiner Webseite und/oder zusammen mit seinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) angeben, ob und inwieweit er dazu bereit ist, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen (§ 36 Abs. 1 Nr. 1 VSBG).

• Wer sich bereits grundsätzlich zur Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle verpflichtet hat, muss Verbraucher auf seiner Webseite und/oder zusammen mit seiner AGB auf die zuständige Verbraucherschlichtungsstelle hinweisen (§ 36 Abs. 1 Nr. 2 VSBG).

• Wer eine konkrete Streitigkeit mit einem Verbraucher nicht beilegen konnte, muss diesen in Textform auf eine für ihn zuständige Verbraucherschlichtungsstelle hinweisen (§ 37 VSBG).

Als Verbraucherschlichtungsstelle im Sinne des VSBG kommen in manchen Bundesländern auch die Schlichtungsausschüsse der Architektenkammern in Betracht – fragen Sie Ihre Kammer. Ist dies der Fall, können Architekten ohne weiteres hierauf verweisen. In allen anderen Bundesländern sollten Architekten ihre Schlichtungsbereitschaft ausdrücklich nur auf ein Verfahren vor dem Schlichtungsausschuss der Kammer beziehen, nicht hingegen auf die „Verbraucherschlichtungsstelle“ im Sinne des VSBG. Denn bei ihr würde es sich dann um eine so genannte „Auffangschlichtungsstelle“ ohne entsprechende fachliche Kompetenz handeln. Unabhängig davon sollten Architekten eine etwaige Schlichtungsbereitschaft immer unter den Vorbehalt stellen, dass ihre Berufshaftpflichtversicherung dem nicht widerspricht, und sich wegen weiterer Einzelheiten mit ihrer Kammer in Verbindung setzen. Volker Schnepel

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