E-Mail mit Mehrwertsteuer

Von Markus Prause

Seit Juli 2011 können Rechnungen, die den Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen, ihm technisch einfacher elektronisch übermittelt werden – per E-Mail, De-Mail, Computer-Fax, Faxserver, Web-Download oder EDI. Mehr als ein Jahr später hat das Bundesfinanzministerium jetzt Details erläutert. Elektronisch übermittelte Rechnungen werden nunmehr umsatzsteuerlich auch dann anerkannt, wenn sie weder eine qualifizierte elektronische Signatur tragen noch ein sogenanntes EDI-Verfahren verwendet wird. Papier- und elektronische Rechnungen sind jetzt im Wesentlichen gleichgestellt. Beide müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleisten und bestimmte Angaben enthalten – Name und Anschrift von Absender und Empfänger, Steuernummeroder Umsatzsteueridentifikationsnummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt und mehr.

Der Empfänger der Rechnung muss ein sogenanntes innerbetriebliches Kontrollverfahren etablieren, um die Vorsteuer-Abzugsfähigkeit der Rechnung zu sichern. Mit ihm müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnungen geprüft und dokumentiert werden. In der Wahl des Verfahrens ist der Unternehmer frei. Die Sicherstellung kann nach wie vor durch eine Übermittlung per elektronischer Signatur erfolgen. Es genügt aber beispielsweise auch ein manueller Abgleich der Rechnung mit sonstigen geschäftlichen Unterlagen (zum Beispiel Kopie der Bestellung, Lieferschein). Das innerbetriebliche Kontrollverfahren unterliegt keiner gesonderten Dokumentationspflicht.

Elektronische Rechnungen sind genau wie Papierrechnungen zehn Jahre aufzubewahren; in dieser Zeit müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes sowie die Lesbarkeit gewährleistet sein. Eine elektronisch übermittelte Rechnung ist nur gültig, wenn der Empfänger diesem Übermittlungsweg zustimmt. Dafür genügt eine Vereinbarung in den allgemeinen Geschäftsbedingungen oder das tatsächliche Praktizieren und stillschweigende Billigen dieser Handhabung – vor allem dadurch, dass der Empfänger die elektronisch übermittelte Rechnung bezahlt.

Markus Prause ist Rechtsanwalt in Hannover.