Kann das weg?

Text: Marcel Baumgart

In einem Architekturbüro fallen Papier und zunehmend auch elektronische Daten an. Was davon wie lange und zu welchem Zweck aufbewahrt werden muss, sollten Architekten wissen, um steuerrechtlichen Vorgaben gerecht zu werden und Herausgabeansprüchen nachkommen zu können. Seit Anfang 2017 gelten zudem einige Neuerungen.

Außersteuerliche Aufzeichnungspflichten

Die bedeutendsten außersteuerlichen Aufzeichnungspfl„ichten entstammen dem Handelsrecht (§§ ‡ˆ238 ff‰. HGB). Danach sind Kau„fleute verp„ichtet, Bücher zu führen und die Lage ihres Vermögens ersichtlich zu machen. Als Kau„fleute sind grundsätzlich nur Gewerbetreibende anzusehen. Hierunter fallen aber auch Architekten, wenn sie sich (bau-)gewerblich oder als sogenannte Formkaufl„eute in einer bestimmten Gesellschaftsform (zum Beispiel GmbH, UG, nicht jedoch Partnerschaftsgesellschaft oder GbR) betätigen. Weiter haben Kau„fleute ihre Handelsbriefe in unveränderter Form aufzubewahren. Das sind alle Schriftstücke, die die Durchführung, die Vorbereitung und den Abschluss von Geschäften betreffen. Die Eintragungen in Büchern und die sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Jede Veränderung der Aufzeichnungen muss so erfolgen, dass der ursprüngliche Inhalt weiter feststellbar ist. Weitere außersteuerliche Aufzeichnungsp„ichten ergeben sich für bestimmte Arten von Gesellschaften aus dem Gesellschaftsrecht, für die GmbH beispielsweise aus den §§ 41 ffš‰. GmbHG. Für Architekten sind zusätzlich branchenspezi›sche Aufbewahrungsp„ichten gegenüber dem Auftraggeber zu erfüllen. Der Auftraggeber hat gemäß § 985 BGB gegenüber dem Architekten einen Eigentumsherausgabeanspruch bezüglich diverser Bauunterlagen (zum Beispiel Baugenehmigung, Bauverträge, Rechnungen der Unternehmer). Weiterhin können sich Herausgabeansprüche aus Architektenverträgen ergeben (zum Beispiel Ausfertigungen der Pläne, Kopie des Bautagebuches).

Steuerliche Aufzeichnungspflichten

Die steuerlichen Aufzeichnungsp„ichten ergeben sich aus der Abgabenordnung (AO) und steuerlichen Einzelgesetzen. Von wesentlicher Bedeutung sind dabei die §§ ­ 141 bis ­šš144 AO. Gewerbliche Unternehmer und baugewerblich tätige Architekten sind danach unter anderem beim Überschreiten einer Umsatzgrenze von 600.000 Euro oder einem Gewinn von mehr als 60.000 Euro verpfl„ichtet, Bücher zu führen und Aufzeichnungen zu machen. Hiervon nicht erfasst sind Freiberu„er, wie zum Beispiel Architekten, sofern diese keine gewerblichen Einkünfte erzielen. Klassische Architektenleistungen sind als freiberufl„iche und gerade nicht als gewerbliche Einkünfte anzusehen. Von der Buchführungspfl„icht ist die Pfl„icht zur Aufbewahrung von Unterlagen zu unterscheiden. Während Freiberu„fler nicht buchführungspfl„ichtig sind, können diese dennoch ihren Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich gemäß § š4 Abs.1 EStG und die Aufstellung einer Bilanz ermitteln. Dann sind auch durch Freiberufler die allgemeinen Regeln der kaufmännischen Buchführung zu beachten, wozu die Aufbewahrung von Unterlagen gehört. Dies gilt auch bei der Gewinnermittlung durch Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben (Überschussrechnung) im Sinne des § „4  Abs. 3 …EStG.

Die Aufbewahrung hat für folgende Unterlagen über einen Zeitraum von zehn Jahren zu erfolgen (§ ˆ„‰ 147 Abs.1 ˆ Nr. 1ˆ, „4 und Abs. …3 AO): Bücher und Aufzeichnungen, Inventar, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege, Lageberichte, Eröff’nungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
Die weiteren in § ˆ„‰147 Abs.1 AO aufgeführten Unterlagen sind über einen Zeitraum von sechs Jahren aufzubewahren. Hierzu gehören: empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben von abgesandten Handels- und Geschäftsbriefen, sonstige Unterlagen, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt gemäß § ˆ„‰147 Abs. 4 „ AO mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Erö’ffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. ­

Elektronische Aufbewahrung

Die zunehmende elektronische Kommunikation und das „papierlose Büro“ machen es erforderlich, vor dem Hintergrund der steuerrechtlichen Aufbewahrungspichten deren Zugänglichkeit zu regeln. Das Bundesfiœnanzministerium (BMF) hat hierzu mit einer Verfügung vom 14ˆ„. November 2014 Stellung genommen und Grundsätze
zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugri’ff (GoBD) aufgestellt. Das BMF-Schreiben kann auf der Website des Ministeriums heruntergeladen werden. Die darin festgelegten Grundsätze sind nach einer Übergangsphase seit dem 1ˆ. Januar Ÿ¡ˆ2017 zu beachten.

Demnach gilt seit Jahresbeginn Folgendes: Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach durch Einscannen elektronisch erfasst, muss das elektronische Dokument mit dem Brief in Papierform übereinstimmen. Die Briefe dürfen also durch die elektronische Aufbewahrungsform nicht verändert werden oder veränderbar sein. Auch das Scanverfahren selbst muss dokumentiert werden. Insbesondere ist festzuhalten, wer gescannt hat sowie wann und was gescannt wurde. Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (zum Beispiel Rechnungen oder Kontoauszüge im PDFoder Bildformat). Eine Umwandlung in ein anderes Format (zum Beispiel MSG in PDF) ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden. Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ist es nicht ausreichend, wenn Mails ausgedruckt und in Papierform abgelegt werden. Mails, die aufbewahrungspflichtige Unterlagen darstellen, sind vielmehr vollständig und mit ihren Anhängen, manipulationsgeschützt und maschinell auswertbar elektronisch zu archivieren und über die oben beschriebene gesetzliche Aufbewahrungsfrist lesbar zu machen. Hierfür sind gegebenenfalls entsprechende Softwarelösungen notwendig.

Marcel Baumgart ist Steuerberater und Diplom-Wirtschaftsjurist (FH) bei bbt Rechtsanwälte und Steuerberater in Hannover.

---

MEHR INFORMATIONEN

Entlastet, verkürzt, erhöht
Mit dem zweiten Bürokratieentlastungsgesetz vom 15. Juli 2017 wurden folgende steuerliche Entlastungen beschlossen, die allgemein alle Steuerpflichtigen betre­ffen:

• Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine (§ˆ147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO), seit 1. Januar 2017. Diese können nun vernichtet werden, wenn eine inhaltsgleiche Rechnung vorliegt. Bisher mussten Lieferscheine sechs beziehungsweise zehn Jahre (Buchungsbeleg) aufbewahrt werden.
• Anhebung der oberen Grenze zur vierteljährlichen Abgabe von Lohnsteuer-Voranmeldungen von 4.000 Euro auf 5.000 Euro (§ˆ41ˆa Abs. 2 Satz 2 EStG), seit 1. Januar 2017. Dies ist für alle Architekten relevant, die Arbeitnehmer beschäftigen.
• Erhöhung des Schwellenwerts für Kleinbetragsrechnungen von 150 Euro auf 250 Euro (§ˆ33 Satz 1 UStDV), seit 1. Januar 2017. Hierdurch werden die Erleichterungen hinsichtlich der für den Vorsteuerabzug notwendigen Rechnungsangaben ausgedehnt.
• Anhebung der Wertuntergrenze für geringwertige Wirtschaftsgüter und die Poolabschreibung auf 250 Euro (§ˆ6 Abs. 2 Satz 4 EStG und §ˆ6 Abs. 2ˆa Satz 1 EStG), ab 1. Januar 2018. Damit können Wirtschaftsgüter sofort als Aufwand steuermindernd berücksichtigt werden. Darüber hinaus ist nur eine steuermindernde Berücksichtigung im Wege der Abschreibung der Wirtschaftsgüter, teilweise über mehrere Jahre, möglich.
• Neuer Höchstwert des durchschnittlichen Tageslohns zur Lohnsteuerpauschalierung: 72 Euro statt 68 Euro, seit 1. Januar 2017. Dies ist relevant für Architekten, die kurzfristig Mitarbeiter beschäftigen. Die Erhöhung folgt aus der Anhebung des Mindestlohns.

Mehr Informationen zum Thema Recht erhalten Sie hier