Zahlungsausfall: Abschlagszahlung, Mahnung, Klage

Dieser Artikel ist unter dem Titel „Money, Money, Money…“ im Deutschen Architektenblatt 12.2020 erschienen.

Von Markus Prause

Architekten gehen regelmäßig in Vorleistung und können ihr Honorar erst nach Erbringung ihrer Leistung abschließend verlangen. Das kann Monate oder auch Jahre nach dem Vertragsschluss der Fall sein. Es gibt aber viele Möglichkeiten, einem Zahlungsausfall vorzubeugen und den Honoraranspruch zu sichern und nötigenfalls durchzusetzen.

Die Abschlagszahlung

Das effektivste Mittel zur Vermeidung hoher Honorarverluste ist die Abschlagsrechnung. Nach § 15 HOAI beziehungsweise nach den entsprechenden Vorschriften in § 650 g Abs. 4 sowie § 632 a BGB ist der Architekt berechtigt, in angemessenen zeitlichen Abständen Abschlagszahlungen zu verlangen. Hiervon sollte der Architekt regelmäßig Gebrauch machen. Mit der Abschlagsrechnung kann der Architekt zudem die Zahlungsmoral seines Vertragspartners testen.

Zahlt der Bauherr auf berechtigte Abschlagsforderungen nicht, kann dieses für den Architekten ein Recht zur Kündigung des Vertrages aus wichtigem Grund begründen. Darüber hinaus stellt sich die Frage, ob der Architekt berechtigt ist, seine Arbeiten bis zur Zahlung einzustellen. Ein Leistungsverweigerungsrecht steht dem Architekten auf jeden Fall zu, wenn erkennbar wird, dass der Bauherr nicht leistungsfähig und deshalb der Honoraranspruch gefährdet ist (§ 321 BGB). § 320 BGB sieht zudem ein Recht zur Leistungsverweigerung vor, wenn eine Vertragspartei ihren Leistungspflichten nicht nachkommt – was der Fall ist, wenn der Bauherr auf eine berechtigte Abschlagsrechnung hin nicht zahlt. Allerdings ist das Leistungsverweigerungsrecht nach § 320 BGB bei einer Vorleistungspflicht – und eine solche besteht im Architektenvertrag – ausgeschlossen. Zwar wird die Auffassung vertreten, dass die Vorleistungspflicht für den mit dem Abschlag abgerechneten Leistungsteil ja schon erfüllt sei und damit das Leistungsverweigerungsrecht bestehe, rechtlich eindeutig ist diese Frage aber nicht geklärt.

Bei einer Kündigung oder Leistungsverweigerung ist auf jeden Fall Vorsicht geboten, wenn der Abschlagsforderung möglicherweise Gegenrechte – insbesondere aus Mängeln – entgegenstehen. Stellt sich heraus, dass der Bauherr den Abschlag berechtigterweise nicht bezahlt hat, und hat der Architekt somit zu Unrecht seine Arbeiten eingestellt, kann dieses Schadensersatzansprüche gegen den Architekten auslösen.

Sicherheiten gegen Zahlungsausfall

Architekten können von der Bauunternehmersicherungshypothek (§ 650 e BGB) sowie der Bauhandwerkersicherung (§ 650 f BGB) Gebrauch machen. Beide Ansprüche stehen dem Architekten per Gesetz zu, müssen also nicht vertraglich vereinbart werden.

Die Möglichkeit, auf dem Grundstück des Bauherrn eine Sicherungshypothek eintragen zu lassen, besteht allerdings nur in Höhe des Wertes bereits erbrachter Leistungen. Sie kann also nur nachträglich genutzt werden und ergibt nur dann Sinn, wenn das Grundstück nicht bereits übersichert ist.

Die Bauhandwerkersicherung kann demgegenüber schon direkt nach Abschluss des Vertrags bis zur Beendigung des Verhältnisses für das vereinbarte Honorar gefordert werden. Die Kosten der Sicherheit, allerdings gedeckelt auf zwei Prozent der Sicherungssumme pro Jahr, hat der Architekt zu tragen. Als Sicherungsmittel kommen beispielsweise eine Hinterlegung, eine Garantie oder eine Bürgschaft in Betracht. Stellt der Auftraggeber die Sicherheit nicht fristgerecht, darf der Architekt die Erbringung seiner eigenen Leistung verweigern. Zudem darf er den Vertrag kündigen und die vereinbarte Vergütung unter Abzug ersparter Aufwendungen und anderweitigen Erwerbs verlangen. Von Verbrauchern und öffentlich-rechtlichen Auftraggebern darf diese Sicherheit nicht gefordert werden.

Der fällige Honoraranspruch

Will der Architekt seinen Vergütungsanspruch durchsetzen, gegebenenfalls im Klageweg, muss er nachweisen, dass er einen solchen Anspruch überhaupt besitzt und dass der Anspruch fällig ist. Voraussetzung für einen Honoraranspruch ist in der Regel ein Architektenvertrag, daher beginnt ein effektives Forderungsmanagement bei Vertragsschluss. Architektenverträge bedürfen zwar nicht der Schriftform (Vorsicht: Ausnahmen bestehen bei öffentlichen Auftraggebern), sollten aber schon aus Beweisgründen stets schriftlich geschlossen werden – mit klaren Vereinbarungen insbesondere zur geschuldeten Leistung sowie zum Honorar. Weitere Voraussetzung für den Honoraranspruch ist eine im Wesentlichen vertragsgerechte Leistungserbringung. Der Architekt sollte daher seine Leistungen stets dokumentieren, um sie im Streitfall auch nachweisen zu können.

Damit der Anspruch fällig ist, muss die Architektenleistung vom Auftraggeber abgenommen worden sein (§§ 640, 641 BGB). Unter einer Abnahme versteht man die Billigung der Leistung des Architekten durch den Auftraggeber als im Wesentlichen vertragsgemäß. Der Architekt hat einen Anspruch auf die Schluss-Abnahme und seit 2018 gemäß § 650 s BGB bezüglich der von ihm bis dahin erbrachten Leistungen auch auf eine Teilabnahme ab der Abnahme der letzten Leistung der bauausführenden Unternehmer. Auch die Abnahme sollte aus Beweisgründen schriftlich erfolgen. Die Architektenkammern stellen bei Bedarf Abnahmeformulare zur Verfügung.

Für einen fälligen Vergütungsanspruch muss der Architekt dem Auftraggeber zudem eine prüffähige Honorarschlussrechnung überreicht haben (§ 650 g Abs. 4 i. V. m. § 650 q Abs. 1 BGB beziehungsweise § 15 HOAI). Im Streitfall hat der Architekt zu beweisen, dass der Bauherr die Rechnung erhalten hat. Gerade bei „schwierigen“ Bauherren empfiehlt sich daher die Sendung per Einwurfeinschreiben oder persönlicher Übergabe vor Zeugen.

Zahlungsfristen

Grundsätzlich kann der Planer das Honorar sofort nach Leistungserbringung plus Abnahme und Zugang der prüffähigen Rechnung verlangen; der Anspruch wird sofort fällig. In Planungsverträgen können abweichende Zahlungsziele vereinbart werden.

Zur Vermeidung von Unsicherheiten bei der Fristberechnung etwa aufgrund einer verzögerten Briefzustellung sollte nicht eine Frist nach Tagen oder Wochen „nach Erhalt der Rechnung“ gesetzt werden, sondern eine Frist mit einem konkreten Datum. Zahlungsfristen, die über zehn Tage hinausgehen, führen zu einer starken Belastung des Architekten und sollten nicht vereinbart werden.

Verzug und Mahnung

Von der Fälligkeit ist der Verzug zu unterscheiden. Unter Verzug versteht man die Nichtbegleichung einer fälligen Forderung trotz Mahnung, wobei der Schuldner die Verzögerung zu vertreten haben muss. Wichtigste Rechtsfolgen des Verzuges sind die Pflicht zur Zahlung von Verzugszinsen sowie die Pflicht zum Ersatz von Verzögerungsschäden – insbesondere der Kosten einer Rechtsverfolgung.

Unter einer Mahnung versteht man die an den Auftraggeber gerichtete Aufforderung des Architekten, das geschuldete Honorar zu zahlen. Die Aufforderung muss eindeutig sein. Die Verwendung des Begriffs „Mahnung“ ist nicht zwingend erforderlich, sollte jedoch aus Klarstellungsgründen erfolgen. Schreiben, in denen lediglich zum Ausdruck gebracht wird, dass man „der Leistung gerne entgegensehe“ oder „man dankbar wäre, wenn man die Leistung nunmehr erwarten dürfe“ genügen für die Eindeutigkeit der Zahlungsaufforderung nicht. In der Praxis ist es allerdings durchaus üblich – aber nicht zwingend – zunächst eine „höfliche Zahlungserinnerung“ zu schicken. Nach deren Erfolglosigkeit sollte der Architekt aber direkt zur Mahnung übergehen. Wird auf diese auch nicht gezahlt, sollte der Architekt die rechtliche Verfolgung seines Anspruches unverzüglich einleiten.

Grundsätzlich gerät der Auftraggeber mit Zugang der Mahnung in Verzug, sofern er nicht ausnahmsweise das Ausbleiben der Zahlung nicht zu vertreten hat (zum Beispiel Fehler bei der Überweisung durch das Kreditinstitut). Wie die Rechnung muss auch die Mahnung dem Auftraggeber zugegangen sein, um die Verzugsfolgen auszulösen. Daher sollte auch bei der Mahnung der Zugang belegbar sichergestellt werden (siehe oben). Zumeist wird die Mahnung nochmals mit einer Zahlungsfrist verbunden, obwohl hierzu keine gesetzliche Pflicht besteht. Wird eine weitere Zahlungsfrist eingeräumt, so sollte auch in diesem Fall die Fristsetzung durch ein konkretes Datum erfolgen. Aus Gründen der Zahlungsbeschleunigung sollte die Frist 10 Tage nicht überschreiten.

Der Schuldner einer Geldforderung gerät auch ohne Mahnung spätestens dann „automatisch“ in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung zahlt (§ 286 Abs. 3 BGB). Handelt es sich bei dem Schuldner um einen Verbraucher, so tritt diese rechtliche Folge nur dann ein, wenn er hierauf in der Rechnung hingewiesen wurde.

Handlungsalternativen nach Verzugseintritt

Zahlt der Auftraggeber auch auf eine Mahnung hin nicht, steht der Architekt vor der Frage, ob er das Honorar im Rechtsweg erstreitet. Hierfür stehen insbesondere zwei Verfahrenswege zur Verfügung: das gerichtliche Mahnverfahren und die Zahlungsklage. Alternativ besteht die Möglichkeit, eine außergerichtliche gütliche Einigung herbeizuführen. Dazu können beispielsweise die bei den meisten Architektenkammern angesiedelten Schlichtungsausschüsse angerufen werden.

Mahnbescheidsverfahren

Bekanntlich ist die Durchführung eines Klageverfahrens zeit- und kostenaufwendig. Daher sollte man vorab überlegen, ob die Forderung nicht zunächst im gerichtlichen Mahnverfahren (§§ 688 ff. Zivilprozessordnung) verfolgt werden soll. Dieses Verfahren bietet die Chance, in einem zeitlich überschaubaren Rahmen einen vollstreckbaren Zahlungstitel – ähnlich einem Gerichtsurteil – gegen den Schuldner zu erlangen. Aufwand und Kosten hierfür sind relativ gering. Durch die Einleitung des Verfahrens wird dem Schuldner verdeutlicht, dass der Architekt es ernst meint. Nicht selten wird daher auf den Mahnbescheid hin gezahlt.

Ist allerdings mit Einwendungen gegen den Honoraranspruch zu rechnen, beispielsweise bei der ernsthaften Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen gegen den Architekten, empfiehlt sich das gerichtliche Mahnverfahren nicht. In solchen Fällen führt das Verfahren lediglich zu einer Verzögerung. Hier sollte gleich über die Einleitung eines Klageverfahrens nachgedacht werden.

Der Ablauf des Mahnverfahrens gestaltet sich wie folgt:

• Zunächst einmal muss sich der Architekt Vordrucke für dieses Verfahren besorgen. Alternativ kann das Verfahren online unter www.mahngerichte.de beantragt werden. In den Mahnantrag trägt sich der Architekt als Gläubiger ein. Weiterhin hat er Name und Anschrift des Schuldners einzusetzen. Anschließend benennt er die Art und Höhe seiner Forderung (z. B. Planungshonorar aus dem Architektenvertrag vom …….. i.V.m. der Honorarrechnung vom ……. in Höhe von ……..€, fällig seit dem …….) zuzüglich Nebenforderungen. Den Vordruck hat er zusammen mit einem Kostenvorschuss beim zuständigen Amtsgericht einzureichen. Die Zuständigkeit liegt grundsätzlich bei dem Amtsgericht, das am Sitz des Architekten zuständig ist. In einigen Bundesländern wurden jedoch zentrale Mahngerichte eingeführt, die alle Verfahren in dem Bundesland abwickeln (z.B.  Amtsgericht Uelzen in Niedersachsen). Die Gebühr ist abhängig vom Streitwert, im Verhältnis zu einem Klageverfahren aber sehr gering. Der Architekt muss allerdings einen Vorschuss zahlen, den er im Falle eines Sieges vom Schuldner wiederbekommt.
• Den Mahnbescheidsvordruck stellt das Amtsgericht dem Schuldner zu, verbunden mit der Aufforderung zur Zahlung innerhalb von zwei Wochen. Gleichzeitig wird darauf hingewiesen, dass das Amtsgericht die Berechtigung des Anspruches nicht geprüft hat und die Möglichkeit der Widerspruchserhebung gegen den Mahnbescheid besteht. Macht der Schuldner hiervon Gebrauch, so ist das Verfahren unterbrochen und muss – wenn der Gläubiger dieses beantragt – in ein normales Klageverfahren übergeleitet werden.
• Erfolgt keine Widerspruchseinlegung, wird praktisch der gleiche Vordruck – nun jedoch mit der Überschrift Vollstreckungsbescheid – dem Schuldner nochmals mit einer erneuten Zahlungsaufforderung unter Fristsetzung von zwei Wochen zugestellt. Hiergegen kann dieser innerhalb von zwei Wochen Einspruch einlegen. Tut er dieses, ist wiederum eine Überleitung ins Klageverfahren notwendig, wenn der Architekt seinen Anspruch weiterverfolgen will.
• Macht der Zahlungsverpflichtete von seinem Widerspruchs- bzw. Einspruchsrecht keinen Gebrauch, wird der Vollstreckungsbescheid rechtskräftig und stellt damit einen vollstreckbaren Titel – vergleichbar einem Urteil – dar. Mit diesem Titel kann der Architekt nunmehr eine Vollstreckung in das Vermögen des Schuldners unternehmen, z. B. durch Beauftragung eines Gerichtsvollziehers. Das Mahnbescheidsverfahren kann sich selbstverständlich auch bereits im Vorwege erledigen, wenn der Schuldner freiwillig zahlt.

Klageverfahren bei Zahlungsausfall

Statt eines Mahnbescheidsverfahrens kann der Architekt seinen Honoraranspruch im Klageverfahren verfolgen. Spätestens zu diesem Zeitpunkt sollte der Architekt (ab einer Forderung über 5.000 Euro muss er es) jedoch einen Rechtsanwalt, vorzugsweise einen Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht, zurate ziehen. Daher sollen Einzelheiten zum Klageverfahren hier nicht erörtert werden.

Allerdings empfiehlt es sich, vor der Durchführung eines solchen Verfahrens bereits einige Aspekte der Rechtsverfolgung gedanklich zu hinterfragen. Hierzu gehört beispielsweise, ob in Anbetracht des Verhältnisses zwischen dem Aufwand des Klageverfahrens und der Höhe der Forderung überhaupt ein Rechtsstreit eingeleitet werden soll. Die zweite Überlegung betrifft die Durchsetzbarkeit des Zahlungsanspruches. Steht der Auftraggeber kurz vor der Insolvenz, so wird sich selbst ein zugunsten des Architekten erstrittenes Urteil kaum durchsetzen lassen. Auch im Falle von Gegenansprüchen (etwa Schadensersatzforderungen) oder anderweitigen Gegenrechten (etwa Verjährung) sollte zunächst eine Risikoabwägung erfolgen. Hierfür können – neben einem Rechtsanwalt – gegebenenfalls auch die Rechtsberater bei den Architektenkammern behilflich sein.

Schlichtung bei Zahlungsausfall

Ein Klageverfahren ist im Regelfall zeit- und kostenintensiv. Vor der Durchführung sollte daher gegebenenfalls eine gütliche Einigung im Vergleichswege angestrebt werden. Diese hat zudem den Vorteil, dass die geschäftliche Beziehung zum Auftraggeber gegenüber einem Klageverfahren weniger Schaden erleidet. Zur Durchführung von Vergleichs- und Schlichtungsverfahren können beispielsweise die Schlichtungs- und Schiedsstellen der Architektenkammern in Anspruch genommen werden.

Honorarrechtsschutz

Viele Versicherer bieten gegen eine zusätzliche Prämie eine Honorarrechtsschutzversicherung als Zusatz zur Berufshaftpflichtversicherung an. Diese übernimmt die Kosten der gerichtlichen Verfolgung, schützt aber nicht vor einem Honorarausfall (etwa durch Insolvenz des Auftraggebers). Wird dem Honoraranspruch vom Auftraggeber ein (angeblicher) Anspruch auf Schadensersatz entgegengehalten, ist dafür allerdings keine Rechtsschutzversicherung erforderlich. Hier kann der Vergütungsanspruch bereits über die Berufshaftpflichtversicherung im Zuge der sogenannten aktiven Honorarklage verfolgt werden.

Inkassodienste

Für die Verfolgung des Honoraranspruches können Architekten auch einen Inkassodienst einschalten. Dieser übernimmt in der Regel das Mahnwesen, führt Bonitätsprüfungen durch und betreut ggf. ein gerichtlichen Mahnverfahrens – in der Regel allerdings kein Klageverfahren. Der Nutzen von Inkassodiensten ist durchaus umstritten.

Factoring

Beim Factoring verkauft der Architekt mit Abschlag seine Honorarforderung an einen Dienstleister, der dann die Forderung mit eigenem Risiko gerichtlich verfolgt. Factoring ist sehr gängig bei unkomplizierten Forderungen (z.B. Schadensersatz aufgrund von Flugreiseverspätungen). Da die Rechtsverfolgung von Architektenhonoraren ungleich komplexer ist, ist Factoring in diesem Bereich eher selten.

Markus Prause ist Rechtsanwalt und Justiziar der ­Architektenkammer Niedersachsen